Atualizações fiscais no ERP: como funciona
As atualizações fiscais no ERP são uma parte essencial da gestão de empresas. Com a constante evolução das leis e...
As atualizações fiscais no ERP são uma parte essencial da gestão de empresas. Com a constante evolução das leis e dos regulamentos fiscais, é necessário que os sistemas sejam atualizados para se adequarem às mudanças.
Hoje, quero conversar com você sobre maneiras de simplificar e agilizar os processos fiscais da sua empresa e como implementar as atualizações no sistema, garantindo conformidade com as leis fiscais vigentes.
Destaco também alguns benefícios de uma parametrização fiscal eficiente no ERP e como essa prática pode reduzir erros, minimizar riscos e aumentar a eficiência operacional do seu negócio. Confira!
Configurações fiscais no ERP
Com a nova reforma tributária e o debate sobre o novo arcabouço fiscal, as empresas devem estar preparadas para as mudanças. Por isso, o ERP precisa ser simples, fácil e, principalmente, flexível, para fazer a configuração fiscal. Além disso, ele precisa oferecer todos os recursos essenciais, como:
- Regimes tributários: deve suportar diferentes regimes tributários, como Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real e ser capaz de calcular os impostos corretamente com base no regime selecionado;
- Impostos e obrigações fiscais: deve incluir os principais impostos e obrigações fiscais aplicáveis ao negócio, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS, IRPJ, CSLL, entre outros. Ele precisa calcular os valores desses impostos de acordo com as regras fiscais vigentes;
- NFe (Nota Fiscal eletrônica): deve ter a capacidade de gerar e emitir notas fiscais eletrônicas de venda de produtos ou prestação de serviços, seguindo o layout padrão definido pela legislação brasileira;
- SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): deve suportar os arquivos digitais exigidos pelo SPED, como EFD, ECD e ECF, permitindo o envio correto das informações contábeis e fiscais para a Receita Federal;
- Apuração de impostos: deve ser capaz de calcular e apurar os impostos devidos com base nas operações realizadas, considerando alíquotas, deduções e benefícios fiscais aplicáveis;
- Cálculo de substituição tributária: se a empresa estiver sujeita à substituição tributária, o sistema deve ser capaz de calcular corretamente o valor devido e gerar as guias de recolhimento correspondentes;
- Controle de obrigações acessórias: deve permitir o controle e o acompanhamento das obrigações acessórias fiscais, como GIA, DCTF, DIRF, entre outras, facilitando o cumprimento das exigências legais;
- Integração com os órgãos fiscais: possuir integração com os órgãos fiscais, como a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda estaduais, para facilitar o envio de informações e o cumprimento das obrigações fiscais.
Uma configuração adequada e atualizada no ERP é essencial para uma gestão fiscal eficiente e em conformidade com a legislação vigente, além de garantir a correta apuração dos impostos, o cumprimento das exigências fiscais e a geração de relatórios precisos.
É importante que o ERP tenha a flexibilidade necessária para que as configurações fiscais sejam feitas de uma maneira simplificada e, sobretudo, para serem automatizadas de modo que o sistema reconheça o que está certo e o que está errado no momento em que algo ocorre.
Auditoria fiscal no ERP
É problemático quando um sistema ERP só identifica erros nas notas e nos lançamentos ao gerar declarações fiscais, como EFD, Bloco K, ECD e outras obrigações acessórias. A empresa precisa lidar com essas correções e ajustes de última hora. É ineficiente que o sistema só avise sobre os erros quando a declaração fiscal está prestes a ser gerada.
Essa auditoria precisa ser online e no momento em que a nota fiscal é recepcionada na importação do XML. Nesse momento, o ERP precisa identificar a incongruência fiscal para a organização corrigir na origem.
É possível que, durante a geração do arquivo EFD e do Bloco K, a empresa não consiga mais corrigir os problemas identificados. Pode ser que o prazo tenha expirado, os custos apropriados ou todo o processo esteja concluído, o que impede qualquer possibilidade de reverter a situação.
Notificações automáticas no ERP
Além de facilitar a parametrização, o sistema ERP deve fornecer à empresa um recurso inteligente e automatizado para alertar sobre o que está certo e o que não está.
Dessa forma, a empresa terá tempo para negociar, corrigir e ajustar antes de descobrir, durante o processo de declaração fiscal, a existência de algum problema. É importante solucionar a falha logo em sua origem.
Considerando a vasta experiência em governo eletrônico ao longo dos anos, a empresa não pode enfrentar problemas e prejuízos causados por um sistema ERP durante o processo de declaração, pois isso só dificulta as operações fiscais.
Atendendo a novas regras fiscais
Outro aspecto que a empresa não pode aceitar é a demora do sistema ERP em incorporar as novas regras fiscais em suas atualizações. Com a iminente discussão sobre a reforma tributária e suas mudanças significativas, é essencial melhorar e simplificar a desordem fiscal existente.
No entanto, é provável que haja um período de transição em que a desordem possa piorar antes de melhorar completamente. Portanto, é essencial que o ERP seja confiável o bastante para fornecer uma versão que atenda às especificidades fiscais de todas essas mudanças iminentes.
Assim, a empresa tem tempo de se adaptar, de fazer as configurações, de testar e fazer a coisa certa. Existem empresas fornecedoras de ERP, inclusive algumas muito grandes e poderosas, que têm a reputação no mercado de só entregar a versão com as novas aplicações fiscais no último dia da lei.
Já alguns fornecedores não têm questões fiscais e contábeis e dependem de um terceiro. Isso requer uma integração e um teste aprofundado. Por isso, é fundamental que as empresas estejam atentas para fugir dessas situações.
O correto é procurar um ERP que atenda às questões fiscais de maneira límpida, transparente e que não gere uma confusão na hora de fazer a parametrização fiscal. Assim, a organização vai estar preparada para todas essas novas questões tributárias, munidas de um sistema de excelência e que faz os processos de forma automática.
Aproveite e veja o vídeo que gravei sobre este assunto.
Gostou deste conteúdo? Conte para nós como são as questões do seu negócio com relação à parametrização fiscal. Inscreva-se no canal do Mestre do ERP e compartilhe sua experiência nos comentários.
Sobre o autor
Mestre do ERP
Com mais de 30 anos de experiência em ERP, Marco Antônio Salvo possui experiência na área de serviços, desenvolvimento e software. Atualmente atua na área de desenvolvimento de novos negócios e soluções na Sankhya Gestão de Negócios, e tem o maior canal sobre ERP do Brasil, o Mestre do ERP.
