Quais são os benefícios que o BYOD pode trazer para sua empresa?
Aumentar a produtividade, economizar os recursos e tornar seus colaboradores mais engajados com os propósitos da organização são fatores fundamentais...
Aumentar a produtividade, economizar os recursos e tornar seus colaboradores mais engajados com os propósitos da organização são fatores fundamentais para otimizar os processos internos, e são metas que podem ser alcançadas com o auxílio do BYOD. Em 2009, a Intel adotou o conceito de Bring Your Own Device. Embora esta prática tenha ficado popular nessa época, o seu uso já era comum em outras ocasiões.
Você já fez parte de alguma empresa em que teve que usar o seu computador pessoal para acessar o sistema e fazer suas tarefas? Se não aconteceu com você, pode ter ocorrido com alguma pessoa próxima.
Em empresas de menor porte ou que estão começando, é comum o compartilhamento do uso pessoal e profissional de um dispositivo do funcionário.
A criação recente do termo BYOD chamou a atenção pelo fato de uma empresa global, como a Intel, ter aplicado em seus processos. A diferença é que os colaboradores puderam escolher o aparelho com o qual tivessem mais facilidade para trabalhar.
Mas o que é o BYOD?
BYOD, é uma abreviação do termo em inglês Bring Your Own Device, que, traduzido para o português, significa “traga o seu próprio dispositivo”. Na prática, é permitir que seus funcionários possam escolher um dispositivo que mais lhe convêm, podendo ser de uso pessoal, para acessar as informações da empresa.
Os exemplos mais comuns de uso são por smartphones, notebooks e, até mesmo, os desktops, caso o colaborador complemente o trabalho do escritório em casa.
O objetivo é propiciar um ambiente de trabalho com maior liberdade e conveniência para os funcionários. Contudo, você também deve estar se perguntando a respeito da segurança das informações da empresa, correto? Para que você se aprofunde sobre o tema neste artigo nós abordaremos os prós e os contras desta iniciativa!
Benefícios
Os principais benefícios relacionados ao BYOD estão relacionados ao ganho de produtividade do colaborador e melhora do custo-benefício devido à redução de gastos. A seguir elencamos alguns destes benefícios.
Aumento da motivação dos funcionários
A chave para o aumento do engajamento dos colaboradores é tornar o trabalho deles mais flexível. A liberdade proporcionada é o que pode torná-los mais satisfeitos.
Por exemplo, pense no funcionário que está acostumado a usar um PC com sistema operacional Windows em casa e no trabalho é obrigado a usar Mac OS ou Linux. Pense no quanto se adaptar aos gostos pessoais do seu público interno pode ser vantajoso para a empresa, em termos de ganho de desempenho proporcionado pela familiaridade com os dispositivos.
Elevação da produtividade
Um fator está ligado ao outro. Se os funcionários se sentem mais engajados, é natural que eles passem a produzir mais em prol da empresa. Não só pela questão da comodidade, mas muito pela agilidade que o colaborador tem em manusear o seu próprio equipamento.
Por exemplo, quem está acostumado a usar o notebook pessoal com configurações avançadas certamente se incomodaria em ter que trabalhar com um computador mais lento no trabalho.
Perceba que é uma situação até normal. Logo, pense em dar a escolha para o funcionário implementando a opção pelo BYOD e ganhe em desempenho de produção.
Redução de custos
Este parece ser o benefício mais notório. A economia é, de fato, real. Afinal, caso o dispositivo a ser usado for do funcionário, você reduz gastos com equipamentos, licenças de softwares e manutenção.
Para as micro e pequenas empresas, é uma vantagem a ser considerada, visto que se torna uma despesa desnecessária.
Gestão mais eficiente
As vantagens não se prendem somente aos funcionários, a alta cúpula de uma empresa também se beneficia dessa tendência. O BYOD aplicado ao trabalho dos tomadores de decisão permite que administradores possam ter mais liberdade e mobilidade para levar seu trabalho para onde for.
Assim, os gestores se sentem mais à vontade para executar suas tarefas usando seus dispositivos pessoais, levando para compromissos externos, viagens ou para casa.
Riscos
A maior parte dos riscos relacionados ao BYOD está ligada ao gerenciamento das informações e dados, principalmente os riscos de segurança são pontos de atenção a serem mensurados na fase de planejamento de implementação.
Segurança da informação
Esse é o grande problema que envolve a implementação do BYOD em uma empresa. Afinal, quando um funcionário tem a liberdade para acessar e transportar informações internas, muitas delas de caráter sigiloso, para outros lugares, a empresa assume o risco de perdê-las por alguma eventualidade.
O smartphone de um colaborador pode não ter um antivírus, um notebook pode ser furtado ou roubado, uma outra pessoa próxima do funcionário pode acessar as informações. Enfim, são tipos de problemas que põem em risco as informações de uma organização.
Falta de capacitação
Não é só porque o trabalho se torna mais simples para o colaborador que ele não precisa ser treinado para tal. O funcionário deve saber controlar os dados corporativos e usar em seu dispositivo. Mesmo sendo de uso pessoal, a responsabilidade com os cuidados do aparelho é maior.
Isso pode refletir em um certo custo para a empresa para desenvolver ou encontrar sistemas de gestão que se adaptem aos diversos tamanhos de tela e de sistemas operacionais.
Como implementar o BYOD em sua empresa?
Existem alguns passos importantes de serem seguidos no momento de se implantar um modelo BYOD na sua empresa, além de alguns pontos de atenção que devem sempre serem considerados nestes casos.
Planejamento contínuo
Mais do que uma tendência, aplicar o BYOD é mexer na cultura da empresa. Portanto, requer um plano muito bem detalhado para dimensionar se será uma mudança relevante para a organização.
Não basta só modernizar a produção, é necessário identificar se há problemas que precisam de alterações nesse porte. Os indicadores podem vir de uma queda na produtividade, nas vendas ou por reclamações/sugestões dos funcionários.
Elaboração de uma política de segurança
É fundamental estabelecer diretrizes que protejam a empresa, suas informações e os próprios funcionários. Um acordo que precisa ser claro, documentado e assinado por gestores e colaboradores.
Entre as cláusulas, podem existir restrições ao uso de determinados aplicativos, o direito ao controle e bloqueio do aparelho por parte da empresa, um termo de confidencialidade, detalhes sobre a transferência do dispositivo (em caso da compra de outro por parte da organização), entre outros.
Adaptação dos sistemas
Este tópico está relacionado à definição de configurações de segurança dos softwares da empresa a serem acessados pelos dispositivos dos funcionários.
Estamos falando de definição de senhas, criptografia de informações, limitação de acesso da organização e do próprio funcionário, testes do software, configurações de backup e proteção contra perda de dados.
Apesar de ter uma participação mais incisiva da área de TI, a aplicação do BYOD em uma empresa requer o envolvimento de outros setores, como recursos humanos, departamento jurídico e a direção geral.
É preciso entender as necessidades dos funcionários em trabalhar melhor e as questões legais que envolvem esse tipo de mudança.
Sendo implementado com cautela, é uma cultura que todos na organização se beneficiam, o que refletirá, direta ou indiretamente, na entrega de uma melhor experiência para o consumidor.
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Redator Sankhya
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