Rotina Administrativa: dicas para otimizar a sua
Resolver o grande desafio que é a rotina administrativa saudável, pode ficar mais fácil com o uso de algumas técnicas,...
Resolver o grande desafio que é a rotina administrativa saudável, pode ficar mais fácil com o uso de algumas técnicas, disciplina, organização e automação, como por exemplo o uso de um ERP. Levantamos aqui algumas dicas para facilitar e otimizar este processo da rotina administrativa da sua empresa.
8 dicas para otimizar as rotinas administrativas
1. Identifique as áreas que precisam ser automatizadas
Primeiro, comece identificando quais áreas precisam ser automatizadas. Faça um registro de todos os processos que são executados rotineiramente e identifique aqueles que podem ser alterados e melhorados para dinamizar as rotinas administrativas.
2. Levante os principais problemas
Levante os principais problemas enfrentados e identifique, com o apoio de profissionais qualificados, como o processo de automatização te ajudará a solucioná-los.
3. Escolha um responsável para acompanhar o processo de automatização
Escolha um responsável para acompanhar todo esse processo. Identifique dentro da organização alguém que compreenda bem todas as características do negócio e que, de preferência, tenha conhecimentos sobre informática, novas tecnologias e soluções de gestão.
Delegue a essa pessoa a responsabilidade de fazer o acompanhamento desses mapeamentos internos e da implantação de melhorias, do início ao fim.
4. Acelere os processos com tecnologia
Adquira tecnologias necessárias para acelerar os processos repetitivos e automatizar certas atividades que exijam pouca ou nenhuma criatividade.
5. Veja se precisará de novos equipamentos
Defina o novo ERP e depois adquira os equipamentos necessários. Nada de comprar os equipamentos antes de escolher o software que será utilizado no processo de automatização. A empresa contratada para implantar o sistema poderá te auxiliar nessa etapa.
6. Prefira novas tecnologias
Dê preferência a novas tecnologias de gestão, com possibilidade de “nuvem”, isto é, que podem ser usadas de qualquer lugar em que você esteja.
7. Observe se as novidades estão surtindo bons efeitos para o negócio
Não basta implementar uma nova política de processos internos ou softwares inovadores. É preciso monitorar os resultados e os indicadores de performance com frequência.
8. Associe a implantação das novas ferramentas às projeções futuras da empresa
Se você está buscando novas estratégias para sua instituição prosperar e crescer, embase as ações atuais no que espera para depois.
Como um ERP otimiza cada uma das principais rotinas administrativas?
Compras
Um ERP pode te ajudar a encontrar a hora certa de comprar, o que comprar e analisar o desempenho de cada produto.
A melhor maneira de comprar bem é com base em dados. Portanto, você vai precisar de um histórico que permita identificar os melhores momentos para fazer as compras, as quantidades certas, os preços que já foram pagos, enfim, todas as informações que possibilitam um processo de compras eficiente.
Precificação
A precificação também é um processo que pode ser otimizado com o uso de um ERP. O sistema possibilita dados pertinentes para a apuração de custos, a partir de análises, relatórios facilitados e, principalmente, acompanhamento próximo do seu negócio.
Fazer a precificação de maneira adequada é importante não apenas para atrair clientes, mas também para se ajustar ao seu público-alvo, melhorar os resultados, pagar salários e impostos, enfrentar a concorrência e até mesmo definir o quanto conceder de descontos.
Estocagem
O registro de estoque da sua empresa vive bagunçado, dificultando o conhecimento do que realmente há disponível? Um ERP facilita a organização do estoque, com balanço e com inventário.
As entradas e saídas são todas registradas adequadamente, gerando relatórios sem possibilidades de fraudes e erros. Dessa forma, você tem um controle melhor sobre o seu estoque, possibilitando processos de compras e vendas mais eficazes.
Vendas
Você percebe a necessidade de melhorar as vendas, mas não sabe como? A utilização de um ERP também pode te ajudar nisso.
Com ele, você consegue analisar a lucratividade dos pedidos que forem realizados antes mesmo de efetivar a venda. Acompanhe o que foi realizado em comparação ao que foi previsto, defina metas de vendas, faça análises. Todos esses processos ficam mais fáceis com um bom sistema integrado de gestão (ERP).
Comissionamento
Torne mais prática a definição de comissões por meio de fórmulas, utilizando um ERP.
Ele é capaz de reconhecer e realizar o cálculo automático dos percentuais e dos valores das comissões ligadas às vendas de produtos ou prestação de serviços, vinculando-as com as informações de origem (nota de venda), gerando o relatório de comissionamento e já incluindo as despesas com comissionamento no financeiro (contas a pagar) e na folha de pagamento do colaborador.
Financeiro
Pagamentos, recebimentos, análise do fluxo de caixa, integração bancária, conciliação automática de extrato bancário, entre muitas outras atividades financeiras que tomam tempo são organizadas e realizadas de maneira automatizada nos sistemas de ERP.
Além dos processos se tornarem mais rápidos, as chances de erros são reduzidas praticamente a zero. O fechamento mensal, por exemplo, é feito automaticamente, levando em conta as informações que são constantemente atualizadas dentro do sistema.
Procedimentos fiscais e contábeis
Para realizar a gestão fiscal e contábil da sua empresa, mantenha o negócio em sinergia com as legislações vigentes não é uma tarefa fácil.
Por isso, contar com um ERP é a forma mais simples de estar em conformidade e realizar procedimentos fiscais, além de gerar análises e fazer o controle patrimonial.
Faça ainda conferência dos impostos descritos nas notas fiscais emitidas por fornecedores, calcule os tributos que incidem sobre os produtos e serviços vendidos e confira as guias de recolhimento dos tributos feitas pelo contador (PIS/Cofins/ICMS/ISS/IR/CSSL).
Pessoal
Um ERP permite a reunião de dados importantes para o departamento de RH, como ponto eletrônico, cálculo de horas extras, folha de pagamento, controle de banco de horas, reajustes salariais, benefícios, cargos e salários, cadastro completo dos empregados e ficha de registro.
Além disso, promove a interação com elementos relacionados ao planejamento de treinamento, armazenamento de currículos, processos de recrutamento e seleção, segurança e medicina do trabalho.
Conclusão
Se você gostou de como o ERP pode ajudar a mudar os processos da sua empresas, então você pode se aprofundar ainda mais no tema baixando o nosso mapa mental sobre como a tecnologia pode ajudar não só na rotina administrativa, mas em vários cenários diferentes, como por exemplo, em momentos de crise.
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Redator Sankhya
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