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Aprenda a reduzir custos da sua empresa com um software ERP

Você já parou para pensar que a automação de processos prioritários na sua organização pode levar à redução de custos? Estamos falando da adoção de um software Enterprise Resource Planning (ERP), ferramenta que não só melhora o fluxo interno de informações, mas garante maior confiabilidade dos dados e traz benefícios que acarretam na diminuição das despesas operacionais do negócio. Quer saber como isso é possível? Continue lendo este post!

O que é um software ERP

Quando você começa a experimentar as brechas provocadas por controles manuais, feitos em planilhas e sistemas desconexos, percebe que é preciso passar por uma mudança completa na empresa. Para isso, o ideal é investir em uma ferramenta que conecte todos os setores e torne sua organização mais eficiente. Aí é que entra o ERP.

Nada de falta de informação, dados equivocados e impossibilidade de confrontação de dados. O ERP é um software preparado com todos os recursos e funcionalidades de que você precisa para dinamizar e profissionalizar a gestão da empresa. Com ele, você concentra em um único lugar toda a inteligência de negócios do seu empreendimento, aumentando a capacidade de análise sobre seu desempenho.

Veja bem: de acordo com um levantamento da Panorama Consulting Solutions, 56% das empresas estão experimentando redução de gastos com essa solução. E tem mais! A seguir você vai saber que outras transformações o software ERP traz.

Profissionalização da gestão

Imagine o seguinte cenário: você está em uma reunião com um possível parceiro de negócios para um novo investimento e ele pede o DRE da empresa. Você rapidamente abre uma planilha em Excel e fica esperando pela abertura do documento. Como ele já está no limite de sua capacidade, trava. A planilha é corrompida e sua reunião acaba ali mesmo, já que você não tem a informação necessária na mão.

Já em um contexto em que você conta com um ERP, aconteceria o seguinte: você acessaria o sistema, filtraria o relatório DRE por período e apresentaria não só o DRE do mês passado como do ano todo, sem complicação. Final da reunião? Contrato fechado, investimento feito e retorno financeiro garantido. Isso sem contar que o custo da falta de profissionalismo e agilidade para atender ao time to market está eliminado da vida da sua empresa.

Agilidade nos canais de vendas

Gerir vendas é uma tarefa complexa, que envolve não só a linha frente (os vendedores) como o marketing e o pós-venda. Nesse sentido, quanto mais ágil for todo o processo de atração, conversão e fidelização de clientes, menor será seu ciclo de vendas e o custo das estratégias de marketing.

Alcançar um nível de excelência que permita à empresa gerar mais vendas com o mesmo orçamento é possível por meio de um software ERP, que concentra todos os dados e históricos de vendas, as informações de produtos disponíveis em estoque e os prazos de entrega.

Quanto mais fácil essa informação chega até os canais de vendas, menor é o tempo de atendimento ao cliente, maior é sua satisfação e, consequentemente, maior também se torna o ticket médio.

Controle de pagamentos

Quando você tem 10 clientes, é até fácil gerenciar todos os pagamentos por meio de controles manuais. Mas o custo dessa atividade vai subindo gradativamente, conforme sua carteira cresce. Aí são necessários mais profissionais envolvidos, os processos se tornam mais morosos e levam mais tempo, as aberturas para falhas começam a aumentar e os riscos também.

No entanto, quando todos os seus processos de pagamento passam por uma ferramenta confiável, como um software ERP, essa dinâmica muda. Nesse contexto, você extrai facilmente relatórios de clientes e seus pagamentos, sabe quem está atrasado e quem pagou em dia, quando enviar a cobrança para uma empresa terceirizada ou tomar outras providências.

A redução de custos é percebida na diminuição da inadimplência e das falhas de controle financeiro, que muitas vezes geram perdas irreparáveis para a organização.

Mobilidade corporativa

Na mesma pesquisa da Panorama Consulting Solutions que citamos acima, é possível ver que 33% das empresas que usam um software ERP lançam mão de recursos hospedados na nuvem — os chamados Softwares as a Service (SaaS).

Nesse modelo de ERP, você não compra os direitos de uso sobre a ferramenta, apenas “aluga” um espaço para que sua empresa use o sistema mensalmente. O investimento inicial não é tão alto quanto a compra de um ERP in house, o que ajuda a equilibrar as finanças.

Outra vantagem desse modelo é que você pode gerir sua empresa de onde quer que esteja, evitando deslocamentos desnecessários. Imagine, por exemplo, que você está em uma viagem a negócios e precisa de um relatório de última hora. Nesse caso, não terá que se deslocar a lugar algum para obter o documento, bastando que acesse o sistema a partir de qualquer ponto conectado à internet.

Controle de estoque

O estoque é sempre uma área crítica para qualquer empreendimento. Muitos controles se perdem, a falta de organização leva à perda de produtos e insumos e a empresa acaba no prejuízo.

O que talvez você não saiba é que, ao automatizar seu controle de estoque com a ajuda de um ERP, você pode não só eliminar esse tipo de gargalo prático, mas também planejar melhor suas demandas, reduzindo a quantidade de produtos em estoque e fazendo-o girar mais rapidamente.

Isso implica em dedicar uma infraestrutura física menor para o estoque, com pagamentos aos fornecedores igualmente menores, só que mais frequentes, tudo por meio de um controle de fluxo de caixa mais eficiente, baseado nas necessidades que a empresa realmente tem.

Decisões em dia

Para finalizar nossa lista de dicas para reduzir os gastos com o uso de um ERP, queremos falar sobre o custo das decisões. Como você deve saber, a dinâmica do mercado não perdoa. Assim, quem sai na frente tem mais oportunidades de crescimento e faturamento. Se você não quer ficar sempre no final da fila, copiando o que os demais concorrentes fazem, tem que conseguir prever tendências e usar esse conhecimento para inovar.

Obviamente, o ERP pode ajudar com isso também. Afinal, você tem acesso a dezenas de relatórios estratégicos que o ajudam a tomar decisões na hora certa. Nesse caso, não é preciso esperar que alguém digite o relatório, faça a análise e então repasse a informação. Melhor ter todos os dados de que necessita em tempo real, podendo se antecipar em suas decisões mais difíceis, certo?

Quer saber o que mais um software ERP pode fazer pela sua empresa? Dê uma olhada aqui!

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