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Quais os benefícios de implantar um Sistema de Gestão Integrada?

Você sempre está em busca das melhores práticas para a organização das informações na sua empresa — ainda mais quando é da sua responsabilidade encontrar soluções para a comunicação e produtividade para todos os setores de um negócio. Por isto, é provável que você também já tenha ouvido sobre os Sistemas de Gestão Integrada (SGI). Mas você realmente sabe como eles podem ajudar a aumentar vendas, facilitar processos internos e alavancar o crescimento de uma empresa?

Antes de tudo: o que é um Sistema de Gestão Integrada?

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Resumidamente, trata-se de um software que organiza todas as operações de um negócio, promovendo a comunicação e garantindo que as políticas e demandas internas sejam postas em prática,sejam elas pelo administrativo, compras e vendas, RH, departamentos de licitações, patrimônio e estoque, controle de qualidade, etc. Um Sistema de Gestão Integrada é similar a um Enterprise Resource Planning (ERP) ou, no português, Planejamento de Recursos Empresariais. No entanto, um SGI completo e um ERP integrado ultrapassam a função de servir como simples mecanismo digital de automação.

É mais do que isto: um Sistema de Gestão Integrada busca, primeiramente, um diagnóstico para as principais necessidades que o seu negócio possui. Depois, começa a implantar uma metodologia específica para promover mudanças — quais cortes precisam ser feitos, que métricas e indicadores precisam mudar, como o trabalho precisa ser reorganizado etc., para que, por fim, este Sistema possa acompanhar o crescimento desejado da empresa.

Veja agora quais os benefícios de implantar um Sistema de Gestão Integrada:

Mais qualidade de informação

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Se todos os departamentos e áreas da sua empresa estão inserindo e atualizando informações sobre a rotina dentro do software — ou seja, trata-se de um sistema de gestão integrada — consequentemente, qualquer pessoa autorizada da sua empresa terá um melhor conhecimento geral sobre o que é feito internamente.

Portanto, um colaborador do RH poderá ter uma melhor noção sobre a situação no setor contábil, ao mesmo tempo em que um funcionário de vendas terá muita facilidade em saber como está o estoque de determinado produto. Com todas as informações necessárias sobre o que acontece dentro da empresa, as pessoas poderão trabalhar com mais segurança e atingir objetivos com maior facilidade.

Padronização dos processos e procedimentos

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Ainda assim, para que o SGI possa ser implantado de maneira eficaz, todos precisam fazer a sua parte. Portanto, cada funcionário deve ter clareza sobre seus processos. Atualizar o status de alguma tarefa, processo ou projeto da empresa no software, realizar avaliações periódicas do setor, acompanhar e analisar índices relevantes ao trabalho: tudo isto faz com que os colaboradores sigam à risca os protocolos e procedimentos padrões exigidos tanto pelas políticas da empresa, quanto pelas necessidades do Sistema de Gestão Integrada. Isto significa maior controle e produtividade do negócio.

Redução do estoque

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É fundamental para uma empresa que precisa lidar com estoques de produtos diversos, que precisam ser movidos logo. Como dissemos, um bom SGI aponta metas e futuras evoluções e a melhor forma de garantir que haverá retorno de investimento é pela redução do estoque. Com um sistema que privilegia informações, todos os seus setores estarão envolvidos em construir um banco de informações que pode ajudar qualquer gestor a controlar as compras, vendas e as movimentações dentro do estoque.

Um funcionário administrativo, portanto, poderá prever quando será necessário fazer um novo investimento no estoque, ou como regular o preço para atrair consumidores sem que haja nenhum prejuízo financeiro — ou seja, em meio de uma dificuldade financeira emergente, ele pode decidir práticas que reduzam o estoque, garantindo menos despesas, perdas e protegendo o capital da empresa.

Otimização do processo de decisão

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Se há mais informação, se os protocolos são padronizados para toda a empresa e se um setor trabalha em prol do outro, há, portanto, um melhor processo de decisões dentro da empresa. Afinal, há uma implantação de um SGI que não só monitora, mas apresenta as informações essenciais para uma tomada de decisão mais rápida e assertiva, alavancando os resultados finais. Isto significa um maior controle da qualidade do trabalho, mais tempo para os funcionários desenvolverem outras atividades e uma maior agilidade para que a empresa possa crescer e se tornar resistente em um mercado tão competitivo.

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