Tão bom como analisar o sucesso é identificar e aprender com as falhas.
O software de BI – Business Intelligence sofreu grandes transformações. Antes, a gestão de indicadores era um punhado de relatórios resultantes de planilhas de cálculo, hoje são ferramentas analíticas completas. Fazer consultas, desenhar relatórios e processar informações, inclusive online, faz parte de um bom sistema de Business Intelligence.
Entre erros e acertos durante a implantação e acompanhamento de indicadores, notou-se quatro motivos principais para o fracasso da iniciativa:
As empresas erram na forma de escolha e avaliação das soluções de BI
Na prática, este é o maior motivo de fracasso na implantação do BI. A equipe que toma decisões não conhece e nem leva em conta as necessidades dos verdadeiros usuários do sistema. Deixar de incluir estas pessoas na escolha permite o gasto em uma solução para um problema que não existe. Principalmente se levarmos em conta que a maioria dos executivos não é técnico (apenas 10% dos usuários têm conhecimentos suficientes para trabalhar com uma ferramenta de Business Intelligence).
Para minimizar este erro, as empresas precisam de soluções de BI que sejam de fácil utilização, principalmente para os não técnicos.
Permitir que o Excel se converta em uma plataforma de gestão de indicadores
O Excel é a ferramenta de BI mais utilizada em todo o mundo e a sua preciosidade reside no fato de oferecer uma interface simples de executar algumas funções de uso comum, como cálculos e planilhas. A quantidade de usuários de nível intermediário dá acesso a um razoável número de profissionais de todas as áreas.
Entretanto, os pontos fracos do Excel estão na qualidade e coerência da informação gerada. O Excel não foi concebido como ferramenta de BI e seus processos manuais são passíveis de falha.
Para resolver este problema é fundamental minimizar o trabalho manual realizado no Excel e impedir o acúmulo de dados em planilhas pessoais. Uma maneira de conseguir isso é converter o Excel em um visualizador de dados de BI. Se eles forem precisos, bem formatados e pré-calculados, o usuário não terá que fazer quase nada para obter bons resultados.
Imaginar que um banco de dados resolve todas as necessidades de BI
Os bancos de dados são uma parte importante da tecnologia de informação e constituem uma peça-chave de muitos sistemas analíticos. O problema não é o banco de dados, mas sim quando ele é encarado como a solução para todos os problemas de informação. Os bancos de dados não devem ser implantados sem antes se conhecer com clareza a real necessidade da organização.
Para evitar este erro é preciso identificar o melhor método de integração e conhecer bem o acesso às informações. Não se deve tomar como certo que um banco de dados é a solução adequada antes de avaliar todas as opções disponíveis.
E, por fim, é comum a aquisição de software de BI para análises gerais
A falta de objetivos específicos para o negócio acarreta a aceitação de ferramentas genéricas e com pouca rentabilidade. O custo benefício é alto e termina por desvalorizar a importância de um software específico para Business Intelligence.
Para resumir, vale lembrar que tomar precauções para evitar estes erros comuns são passos que permitirão à empresa atingir um resultado final com uma rentabilidade e eficiência bem definida. Desta forma será possível identificar desde muito cedo as reais necessidades da empresa, além de preparar a plataforma para que tenha o maior número de usuários conhecedores das suas soluções e recursos.
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