No fechamento de caixa, o valor nem sempre confere com o que estava registrado? De fato, fechar o caixa envolve um trabalho minucioso de conferência e requer a checagem detalhada dos valores em relação aos registros de entradas e saídas. Mas, com algumas dicas que elaboramos, é possível tornar esse processo infalível. Confira abaixo:
1. Atente-se ao perfil do operador de caixa
Para operar o caixa, é importante escolher um profissional que seja atencioso e siga rigorosamente os procedimentos da empresa. Essa é uma atividade muito importante e, por isso, não deve ser atribuída a alguém que não tenha o perfil adequado. O operador de caixa precisa estar preparado para evitar erros nas transações de valores e desvios no decorrer do dia. Além disso, deve cuidar para que os saldos e as movimentações do caixa gerem uma relação exata.
2. Tenha um fundo de caixa
Para que o processo de fechamento de caixa comece da maneira correta, é preciso dar entrada com um valor inicial como reserva. Esse valor é chamado de fundo de troco, fundo de caixa, valor de encaixe ou de abertura. Ele é importante para servir como troco ou mesmo para arcar com despesas menores. Deve ser disponibilizado com notas e moedas de pequeno valor.
3. Registre entradas e saídas
Além desse valor inicial, é preciso registrar também as demais entradas e saídas financeiras que ocorrerem ao longo do dia. O operador de caixa deve descrever as operações, conferir e anexar os documentos que as comprovam.
Como medida de segurança, é importante fazer a sangria do caixa, que também é conhecida como recolhimento ou alívio. Esse processo consiste em remover dinheiro do caixa, transferindo valores que estão em excesso no caixa para um local mais seguro.
Quando o caixa está apenas com notas de valor maior, também é necessário fazer o suprimento ou reforço de caixa, que é trocar essas notas por outras de menor valor para facilitar o troco.
Para tornar mais fácil a operação de fechamento de caixa, também é interessante separar os cheques e os comprovantes referentes às entradas via cartão, agrupando-os conforme uma classificação. Por exemplo:
- cheques pré-datados;
- cheques à vista;
- comprovantes de venda com cartão de crédito (separados por bandeira);
- comprovantes de venda com cartão de débito (separados por bandeira).
4. Confira rigorosamente os valores
Ao final do expediente, o operador de caixa deve fazer a contagem de todos os valores e movimentações realizadas:
- dinheiro (notas e moedas);
- cheques;
- tickets;
- cartões de crédito/débito;
- vale funcionário;
- pagamentos diversos.
É preciso ficar atento porque podem aparecer algumas divergências por variados motivos, como troco incorreto, troca de mercadoria em que não houve baixa, sangrias não registradas e ausências de outros registros. Por isso, é importante que o fechamento de caixa seja realizado diariamente e que todas as transações sejam registradas instantaneamente.
5. Finalize bem o fechamento de caixa
Para finalizar a operação de fechamento de caixa, é preciso somar as entradas e diminuir do total as saídas. O saldo das operações realizadas deve ser igual aos valores presentes (dinheiro, cheque, ticket, comprovantes de cartão etc.) no caixa. Não se esqueça do fundo de troco, que também é uma entrada.
Seguindo essas dicas, o fechamento de caixa da sua empresa fica mais organizado e fácil, evitando a temível falta de dinheiro constatada no final do dia.
No entanto, esse processo pode ficar ainda mais simples com a utilização de uma solução automatizada de gestão.
