Diagrama de Ishikawa: você já aplicou na sua empresa?
No mundo corporativo, existem inúmeras metodologias que podem ser aplicadas aos desafios empresariais. Das teorias clássicas às mais modernas ferramentas...
No mundo corporativo, existem inúmeras metodologias que podem ser aplicadas aos desafios empresariais. Das teorias clássicas às mais modernas ferramentas tecnológicas, o acervo de métodos no campo da administração é vasto. Um deles é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Espinha de Peixe. Trata-se de uma forma de identificar as causas fundamentais de determinado problema organizacional, independente da área de origem.
Por que usar o Ishikawa?
O Diagrama é uma das ferramentas de análise de problemas que faz parte do sistema de Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD), em que o planejamento estratégico é desdobrado para todos os níveis da organização. Costuma ser utilizado dentro do Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), que é outra ferramenta de gestão bastante conhecida das empresas. Entende-se como problema as situações em que os resultados corporativos ficam abaixo das metas anteriormente combinadas entre as áreas. O PDCA é usado para garantir o desdobramento, acompanhamento e controle dos objetivos estratégicos em cada área da organização.
Veja abaixo como é simples de entender.
| Ação | Detalhamento | Exemplo |
| Planejamento (Plan) | Estabelecimento das diretrizes para todos os níveis gerenciais | Aumento de 10% das vendas no primeiro semestre e de 15% no segundo |
| Fazer (Do) | Execução das medidas prioritárias | Implantar política de preços mais competitiva Executar estratégia de marketing digital assertiva |
| Checar (Check) | Verificação dos resultados obtidos | As vendas cresceram apenas 6% |
| Ação (Act) | Após analisar a diferença entre as metas e os resultados alcançados, explorar as causas desse desvio e recomendar medidas corretivas. | Se a meta era crescer 10% e ficou abaixo disso, quais são as possíveis causas? Por que? |
Na etapa da ação, o uso do Diagrama de Ishikawa vai ajudar a identificar as causas principais dos problemas. Só depois é possível buscar soluções. O método contribui para a criação de uma espécie de mapa da mina para a identificação das causas reais de determinado problema, com o grau de aprofundamento e assertividade necessários. Contribui também para a elaboração de planos de ação objetivos, factíveis e que permitam o alinhamento entre os objetivos traçados e alcançados.
Por onde começar?
A identificação do problema, feita a partir do ciclo PDCA, já constitui um primeiro passo. Posteriormente, é necessário reunir as pessoas envolvidas com o problema para a realização de um brainstorming, onde o objetivo principal é encontrar a causa raiz.
Nessa reunião, o diagrama é apresentado sem qualquer preenchimento. Basicamente, desenha-se uma seta apontando para a direita. Em seguida, são criadas seis linhas diagonais, a partir da linha anterior. Em cada uma, os participantes vão indicar possíveis causas para o problema identificado.
Elas são organizadas em seis categorias:
| Categoria | O problema está… | Exemplo |
| Meio Ambiente | No ambiente externo ou interno à empresa. | Poluição, falta de espaço dentro da empresa, etc. |
| Material | No material que está sendo utilizado para realizar o trabalho. | Matéria prima, produtos para revenda, etc. |
| Mão de Obra | Pode estar num comportamento errado do trabalhador. | Falta de entendimento dos processos, alto turnover, etc. |
| Método | Pode estar na metodologia do trabalho | Falhas em processos, descumprimento de etapas, etc. |
| Máquina | Está numa máquina utilizada para a realização de um processo. | Equipamentos antigos, sem manutenção adequada. |
| Medida | Está numa medida que foi utilizada. | Unidades de produção, produtividade, etc. |
Na medida em que as causas visíveis são colocadas no diagrama, o facilitador fará perguntas para que os participantes possam ir além das respostas óbvias. Nessa etapa, é utilizada a técnica dos cinco porquês. Quando aparece a primeira causa, deve-se perguntar: Por que isso acontece? Em cima da resposta, nova interrogação. O processo segue até que as respostas se esgotam, normalmente após cinco rodadas.
Fatos e dados
Um fator determinante para um bom diagrama é que todas as informações necessárias para a construção do Ishikawa devem ser baseadas em fatos e dados. Nesse processo, os achismos não tem vez. Todos os participantes do brainstorming tem que levantar informações em suas áreas e todas as causas apontadas precisam estar baseadas na realidade.
Não existe bom Ishikawa construído sobre achismos ou informações falsas. Consequentemente, quando o processo é automatizado, integrado ao sistema de gestão da empresa, esse levantamento fica mais assertivo, uma vez que os dados já estão disponíveis e as plataformas podem interagir entre si, para um preenchimento mais ágil da ferramenta.
Última etapa: plano de ação
Uma vez que a causa fundamental de um problema é identificada, será possível saber exatamente por que determinada meta não está sendo atendida. Pode ser por diferentes motivos, ligados a qualquer uma das categorias. O passo seguinte é a elaboração de um plano de ação, proposto para resolver o problema anterior e atingir a meta traçada anteriormente. A maior parte das empresas estrutura esse plano a partir do método 5W2H:
| 5W2H | Português | Detalhamento |
| What | O que | Estabelecer exatamente o que vai ser feito para resolver o problema, com os detalhes necessários |
| Who | Quem | Indicar quem são os responsáveis por executar cada ação que vai levar à melhoria do indicador |
| When | Quando | Elaborar um cronograma de ações, com indicação de início e conclusão |
| Where | Onde | Indicar onde as ações corretivas serão realizadas |
| Why | Por que | Esclarecer os motivos pelos quais essa ação é necessária e qual a importância da ação corretiva |
| How | Como | Esclarecer de que maneira as ações corretivas vão ser implementadas e funcionar |
| How Much | Quanto | Indicar o valor do investimento das ações corretivas e também em quanto será possível melhorar o problema identificado. |
Automação para elaborar Ishikawa
Todo esse processo é complexo e demanda dedicação de tempo e recursos. Quando a empresa possui um sistema ERP integrado, isso pode ser mais ágil. Algumas soluções do mercado já vem como o módulo de GPD integrado, que permite a elaboração do Diagrama de Ishikawa diretamente na tela do computados, com a extração de fatos e dados armazenados no próprio sistema.
No ERP da Sankhya, existe um módulo de Planejamento e Apoio à Decisão, que fornece dados estratégicos para a análise dos gestores, ao disponibilizar informações gerenciais em tempo real, seja no computador, tablet ou smartphone. O módulo de Business Inteligence facilita a criação de dashboards que indicam a evolução do planejamento. Ele também conta com uma ferramenta que possibilita a construção do Diagrama, cujos dados são alimentados diretamente pelo próprio sistema.
O processo é simples e permite uma visão completa dos dados existentes na empresa. Em poucos cliques, o gestor consegue responder às perguntas feitas durante a construção do Ishikawa, com dados reais, extraídos dos relatórios operacionais da organização.
O ERP ajuda a criar uma visão gerencial e operacional, em que será possível avaliar os principais fatores que impactam nos indicadores. Com isso, tomar decisões fica bem mais fácil e mais sujeita a acertos.
