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eSocial Empresas: julho é o limite para envio das informações

A partir de 16 de julho, todas as empresas brasileiras, independente do porte, terão que enviar ao governo informações completas...

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A partir de 16 de julho, todas as empresas brasileiras, independente do porte, terão que enviar ao governo informações completas sobre suas relações trabalhistas: vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.  Isso será feito por meio do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), já em funcionamento.

A primeira etapa foi implementada em janeiro de 2018, quando empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões passaram a transmitir eletronicamente seus dados, de maneira gradativa. Em junho, elas começaram a enviar a folha de pagamento completa. No mês de julho, terá inicio a segunda etapa do projeto, que abrange todo o universo de empresas privadas brasileiras, incluindo as micro e pequenas.

Originalmente, o eSocial deveria ser implementado simultaneamente para todas as empresas, mas a complexidade do processo levou à proposta de faseamento, no qual as grandes empresas entraram primeiro. Isso aconteceu porque normalmente grandes organizações possuem sistemas informatizados de gestão de folha de pagamento, em que foram criadas rotinas para estabelecer uma comunicação direta com o eSocial. Nesse caso, na medida em que o sistema executa suas rotinas relacionadas às suas obrigações fiscais, tributárias e previdenciárias, ele já envia os dados eletronicamente para o ambiente do eSocial.

O eSocial é uma ação conjunta da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho (MTb). Para testar o sistema, foi realizado um piloto com empresas privadas e desenvolvedoras de sistemas de gestão. Tudo foi testado, corrigido e adequado, a fim de identificar possíveis gaps e corrigi-los antes da entrada definitiva em produção.

 

Vantagens do eSocial

Embora no início as organizações tenham uma dose extra de trabalho, a implantação do eSocial vai trazer ganhos para todos os envolvidos: governo, empresas e trabalhadores.

Empresas: a transmissão eletrônica de dados vai simplificar alguns processos relacionados à folha de pagamento. O eSocial vai substituir a forma como esses dados são informados hoje, por meio do preenchimento de diferentes formulários, enviados para vários órgãos fiscalizadores.

Governo Federal: a principal vantagem é o combate à sonegação, uma vez que as empresas terão a obrigatoriedade de inserir corretamente as informações no sistema. Como o processo acontecerá sempre em ambiente digital, as inconsistências serão identificadas rapidamente e será emitido aviso para que as empresas se adequem.

Trabalhadores: terão assegurados seus direitos trabalhistas e previdenciários, uma vez que as empresas serão obrigadas a enviar informações corretas, de acordo com as leis vigentes.

 

Obrigações que fazem parte do eSocial

O eSocial vai unificar a prestação de contas referentes às seguintes obrigações trabalhistas:

CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT

CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho

CD: Comunicação de Dispensa

CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social

DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

GPS: Guia da Previdência Social

GRF: Guia de Recolhimento do FGTS

LRE: Livro de Registro de Empregados

MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais

PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário

QHT: Quadro de Horário de Trabalho

RAIS: Relação Anual de Informações Sociais

Folha de pagamento

A periodicidade do envio dos dados é variável, de acordo com a natureza dos processos trabalhistas. Informações sobre Folha de Pagamento, por exemplo, devem ser enviadas mensalmente. Já admissões e contratações são informações pontuais, que só precisam ser enviadas na medida em que ocorrem.

 

Novo olhar para o RH

A implantação do eSocial já está mexendo com as empresas brasileiras. Muitas estão investindo em programas de formação, a fim de que as equipes de Recursos Humanos e Contabilidade estejam preparadas.

A expectativa é que, com o eSocial, haja uma simplificação de processos no RH. Em vez de preencher e entregar formulários e declarações para diferentes órgãos do Governo Federal, as empresas vão fazer isso em um único ambiente digital, seja por meio de um comando em seus próprios sistemas de gestão de folha de pagamento, seja com a digitação em um portal específico, desenvolvido para micro e pequenos empreendimentos.

Nas empresas que possuem software de gestão de folha de pagamento, existe a facilidade dos sistemas “conversarem” entre si e os dados serem enviados eletronicamente, a partir de rotinas específicas. Para empresas de menor porte, que não possuem um sistema de gestão, haverá um portal web desenvolvido pela equipe gestora do eSocial, onde será possível inserir os dados manualmente.

 

Principais dúvidas sobre o eSocial

Listamos neste post, as principais dúvidas relacionadas ao eSocial para te apoiar na adequação da sua empresa a essa nova obrigação. Esperamos que seja útil para você. Clique aqui para ler.

 

Importância de um ERP para eSocial

A implantação do eSocial será mais tranquila para as empresas que já utilizam sistemas de gestão de pessoas e possuem todas as informações estruturadas em banco de dados. Nesse caso, será necessário adequar algumas regras e programar o envio das informações tão logo elas sejam geradas.

Na Sankhya, o ERP já foi totalmente adaptado para a transmissão eletrônica dos dados. Contempla também a adequação às novas leis trabalhistas. A empresa possui uma equipe especialista no assunto e todas as regras já foram automaticamente incorporadas ao eSocial, faltando apenas a ação da empresa para que a transmissão dos dados seja feita.

 

Sobre o autor
Leandro Souza

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