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Funcionalidades do ERP que você usa menos do que deveria

Hoje nós vamos falar sobre três funcionalidades que são subestimadas do ERP, ou seja, são menos utilizadas do que deveriam....

Hoje nós vamos falar sobre três funcionalidades que são subestimadas do ERP, ou seja, são menos utilizadas do que deveriam. E tem também uma que é utilizada demais e você deveria parar de utilizar. Quer saber que funcionalidades são essas? Então, continue comigo neste artigo!

3 funcionalidades que podem ser mais utilizadas no seu ERP

Quando falamos em ERP, normalmente abordamos aquelas funcionalidades que são mais comuns, que todo mundo usa e adora, como emissões automáticas de boletos e pagamentos, controles de estoque, módulos fiscais, integrações etc.

Mas existem algumas funcionalidades que são bastante úteis, porém quase ninguém usa. Venha conhecer três recursos que são pouco valorizados do ERP, mas que são de grande valia:  

1. Help do sistema

O primeiro recurso que quero trazer aqui como um dos mais subestimados do ERP é o help do sistema.

Geralmente, ele é utilizado apenas quando o usuário está diante de uma operação que ele não saiba desempenhar ou quando o sistema apresenta uma mensagem de erro, por exemplo, então o usuário acessa o help do sistema em busca de resolução para esse problema.

Essa é a utilização padrão e é natural que seja assim, mas o help é uma fonte muito rica de informações. À medida que as versões vão mudando, há uma série de funcionalidades que são incorporadas à operação do sistema e que os usuários deixam de usar simplesmente porque não sabem ou porque aprenderam de determinado jeito e nunca vasculharam outras possibilidades.

Quando o usuário lê o help do começo ao fim, sem ter nenhuma necessidade imediata ou um problema a ser resolvido instantaneamente, ele extrai muitas informações dali. Existem ERPs no mercado que trazem bons conteúdos de ajuda, que instruem o usuário em uma orientação muito qualificada e podem servir para você aprender uma série de recursos que o sistema é capaz de fazer, trazer novas descobertas e abrir novas fronteiras.

2. Aprovações

A segunda funcionalidade que eu considero importante ressaltar são as alçadas de aprovação. Elas estão geralmente associadas a questões de concessão de desconto comercial ou aprovações de crédito, financeiras, de inadimplência etc.

Essa natureza de operação é muito usada e faz todo sentido que seja assim no ERP, mas existe toda uma riqueza de processos que podem ser rastreados por meio de autorizações que dizem respeito a outros âmbitos do ERP: nas compras, na qualidade, na inspeção de produtos, no recebimento, na gestão de custos, na precificação, entre outros.

Ou seja, existem muitos processos que podem estar sujeitos a aprovações e que podem eliminar inúmeros documentos físicos que as pessoas precisam assinar, consultar, enviar por WhatsApp, e-mail etc.

Esses processos podem ser substituídos por uma operação mais rastreável no ERP, com aprovações de alçadas até mesmo de forma mobile, otimizando tempo e trazendo mais praticidade. Tire um momento com a sua equipe para avaliar essas possibilidades.

3. Agendas

A terceira funcionalidade do ERP que eu considero pouco utilizada pelas empresas são as agendas.

O ERP é ideal para integrar agendas, porque organiza, centraliza, formaliza e torna mais fácil a visualização dos contatos.

Se você ainda tem problemas em gerenciar tarefas e compromissos, dê uma chance a essa funcionalidade do seu sistema de gestão.

Bônus: funcionalidade que precisa ser usada muito menos

Aproveitando o assunto, quero trazer também uma funcionalidade que acredito que as pessoas ainda usam demais: as impressões.

Impressões

Essa questão depende da cultura empresarial: há empresas que estão avançadas nesse projeto e outras empresas que ainda estão pensando em como fazer a redução da impressão.

Mas é preciso entender que a impressão de relatórios e planilhas é algo ultrapassado. Cada vez menos é necessário que se imprima documentos.

É claro que existem casos em que a lei exige, em que há uma formalidade a ser assinada, gravada, resguardada. Isso é imprescindível e tem que ser feito. Mas, para além daquilo que a lei exige ou para além daquilo que é o compliance da empresa, impressões não devem ser mais utilizadas.

O ideal é manter tudo na nuvem. O acesso fica mais fácil e, claro, economiza recursos da empresa e recursos ambientais.

Você também pode ver o vídeo em que falei sobre o assunto:

Você concorda? Tem alguma funcionalidade aí no seu ERP que você usa muito bem e acha que as pessoas deveriam usar mais? Conta aqui pra nós.

Sobre o autor
Mestre do ERP

Com mais de 30 anos de experiência em ERP, Marco Antônio Salvo possui experiência na área de serviços, desenvolvimento e software. Atualmente atua na área de desenvolvimento de novos negócios e soluções na Sankhya Gestão de Negócios, e tem o maior canal sobre ERP do Brasil, o Mestre do ERP.

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