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Gestão de Compras: 5 dicas para otimizar seus processos

A forma como uma empresa administra as compras necessárias para seu funcionamento é determinante para o sucesso de qualquer negócio....

A forma como uma empresa administra as compras necessárias para seu funcionamento é determinante para o sucesso de qualquer negócio. A ideia é dispor sempre do produto na quantidade adequada, evitando a perda de venda e o alto custo de estoque.

A gestão de compras eficiente deve permitir à companhia ter os melhores fornecedores, pelos preços mais competitivos, no prazo adequado para a produção e para a venda ao consumidor final.

Entretanto, na prática, alcançar esses objetivos não é fácil. As compras envolvem a gestão de informações e de atividades muito dinâmicas, que estão no centro do funcionamento da empresa. E, quanto maior for a companhia, mais complexo é esse processo e maior é a área que cuida das tarefas envolvidas e do número de fornecedores a serem administrados.

Mesmo quando um sistema de gestão de compras já está estruturado, é preciso atualizá-lo com frequência para não perder espaço para a concorrência. Mas, como fazer para otimizar a gestão de compras da sua empresa?

A seguir, listamos cinco dicas básicas para começar a otimização.

Faça um diagnóstico da gestão de compras da sua empresa

Para saber como otimizar a sua gestão de compras, você precisa, antes, avaliar como está funcionando o atual processo. Para isso, é necessário contar com dashboards que apresentem os volumes de compras e de itens, atuais patamares de custos, prazos, qualidade de produtos e de serviços entregues.

Estabeleça metas e crie um plano de ação

A partir do diagnóstico, é possível avaliar o que pode ser melhorado, identificando tudo o que está funcionando de forma otimizada e estabelecendo metas para os que estão causando contratempos. Trace um plano de ações para alcançá-las, dividindo em etapas e acompanhando o resultado das iniciativas de perto. Quanto mais você compreender, mais assertivas serão suas ações.

Adote um software de gestão mais eficiente

Hoje, existem ERPs que ajudam uma empresa a estruturar os processos, automatizar os processos de compras e gerar dashboards em tempo real dos resultados, como cadastro dos fornecedores, requisições das áreas, cotação, pedidos, recebimentos e pagamentos.

Um software eficiente deve permitir total integração, flexibilidade, análise e gestão dos resultados dos processos operacionais, gerenciais e estratégicos da área comercial. O objetivo é poder fazer projeções para o futuro, que garantam um posicionamento diferenciado em relação à concorrência.

Conheça os seus fornecedores

No processo de avaliação da sua gestão de compras, não deixe de fazer uma análise detalhada da sua lista de fornecedores e garanta que sua empresa dispõe de ferramentas para atualizar e gerenciar esses dados de forma eficiente, incluindo o histórico de compras.

Faça um mapeamento dos fornecedores estratégicos e estabeleça uma estratégia de relacionamento com eles.

Treine os seus funcionários

Para que os processos rodem com eficiência, a equipe como um todo precisa entender a lógica, a estratégia e o funcionamento do sistema implementado. Isso inclui não apenas a área de compras, mas os clientes internos, que fazem as requisições.

Desta forma, cada um pode realizar a sua tarefa de forma consciente, se mantendo atento aos resultados desejados.

Para finalizar, lembramos que não adianta identificar as melhorias necessárias nos processos de compra, propor ações e implementá-las, se você não monitorar os resultados. Se você pensa em adquirir ou trocar o sistema de gestão ERP na sua empresa, escolha por uma ferramenta que apresente gráficos de apoio  à decisão em tempo real, assim é possível fazer ajustes rapidamente, em tempo hábil, garantindo a otimização constante da gestão de compras.

Você tem alguma dúvida ou dica para compartilhar conosco sobre o assunto ou sobre as ferramentas tecnológicas que podem ajudar nesse desafio? Compartilhe conosco nos comentários!

Sobre o autor
Redator Sankhya

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