Feito é melhor que perfeito. Já ouviu essa frase em algum lugar? Ela reflete, em parte, o conceito das metodologias ágeis, adotadas por diferentes empresas para dar respostas mais rápidas e efetivas às necessidades dos clientes.
É como se as equipes de projetos fizessem o desenho de todas as etapas para resolver determinado problema, depois, dividissem isso em atividades menores, entregues de acordo com um plano de trabalho pré-estabelecido. As entregas são parciais e seguem uma ordem lógica, até que o pacote completo seja concluído.
As metodologias ágeis, ao invés do que muita gente acredita, não tem a ver exclusivamente com velocidade, mas com entregas de valor frequentes, percebidas pelo cliente.
O conceito nasceu na indústria de tecnologia, mas hoje é aplicado a qualquer organização que tenha um problema para resolver. Para isso, combinam-se conhecimento específico, equipe adequada, velocidade, qualidade e geração de valor.
Métodos ágeis podem ser usados para diferentes tipos de processos corporativos, para diferentes áreas, mas há limitações em sua aplicação. Idealmente, funcionam bem para projetos que têm começo, meio e fim.
Especialistas orientam também a começar por uma área específica da empresa, com apoio de gente que conhece e já trabalhou com métodos ágeis. Para esse artigo, conversamos com dois profissionais que fazem parte do time da Sankhya, de Uberlândia: Ellen Diana Guissoni, UX Designer e Thiago Cardoso Silva, Product Owner do time de Inovação.
Para ficar claro, que tal um exemplo de aplicação da metodologia ágil?
Quando uma empresa precisa construir um aplicativo para agendamento de consultas médicas, por exemplo, cada tela com a qual o cliente vai interagir é vista como uma atividade a ser desenvolvida.
Cadastro, lista dos médicos, agenda, cancelamento, confirmação: cada funcionalidade é criada de acordo com o escopo pré-definido, dentro de uma ordem estabelecida.
Ao final, é entregue para a aprovação do cliente. Ele vai testar, avaliar e autorizar a próxima etapa, até que tudo esteja pronto para que o aplicativo chegue ao mercado.
Para fazer um paralelo, antes da adoção dos métodos ágeis, o cliente só receberia o aplicativo ao final de meses de trabalho. Ou até um ano. Caso não gostasse de algo, ele teria que pedir alterações apenas depois que já estivesse pronto. E isso poderia atrasar o cronograma e gerar retrabalho.
Com essa nova mentalidade, o cliente recebe o que foi desenvolvido naquele estágio, aprova e autoriza o andamento das próximas etapas. Se reprovar, dá tempo de refazer a seguir o novo planejamento, sem atraso, perda de tempo ou refação. Aqui, prevalece a mentalidade de errar rápido e corrigir rápido. Vale também a experimentação de novas alternativas.
Metodologia ágil x método cascata
Antigamente, no segmento de software, os projetos costumavam demorar um longo tempo até serem implementados. Os fornecedores faziam as especificações, criavam o design, desenvolviam cada parte do sistema, testavam e só depois iam até o cliente.
Esse processo, conhecido como método cascata, poderia durar até um ano. Quando finalmente chegava a hora de entregar para o cliente, nem sempre o problema permanecia o mesmo. Para quem acompanhou a Microsoft, era assim que as novidades do Windows chegavam aos consumidores, uma ou duas vezes por ano, anunciadas como grandes inovações.
Com os métodos ágeis, as soluções são entregues em etapas, resolvendo aos poucos os problemas dos clientes. Voltando ao exemplo do aplicativo para agendamento de consultas, se o módulo de cadastro de pacientes e médicos estiver pronto, já é possível algum tipo de interação, que vai sendo completado aos poucos com a agenda, a confirmação e/ou cancelamento.
Se sua empresa usa aplicativos para trabalho remoto, como Google Meeting, Teams ou Zoom, você deve ter percebido as melhorias implementadas aos poucos, com os sistemas já em uso.
Uma das analogias mais utilizadas para explicar esse processo de entrega de valor é o desenho de um carro. A necessidade do cliente é se locomover do ponto A até o ponto B, sem precisar caminhar.
Inicialmente, um skate ou um patinete podem resolver esse problema. Depois, aprimora-se para uma bicicleta, uma moto, um carro mais simples, até que se chega ao carro completo, com ar-condicionado, direção hidráulica, airbag e kit multimídia.
Metodologia ágil e o Mínimo Produto Viável
Os métodos ágeis normalmente começam pela construção de um protótipo, ou Produto Mínimo Viável (MVP, da sigla em inglês). Essa primeira versão é entregue rapidamente, testada, validada e depois aprimorada, a partir do feedback do cliente ou usuários. Esse primeiro produto nasce de processos criativos, com a aplicação de metodologias como o design thinking, por exemplo.
A divisão das tarefas maiores em pequenas atividades sequenciais e que agregam valor é a base da metodologia Scrum, em que são formados times multidisciplinares que se dedicam ao desenvolvimento de cada funcionalidade.
Esses times são chamados de Squads e recebem tarefas com começo, meio e fim. Há responsabilidades claras, prazos e pontos de controle, acompanhados por reuniões diárias de projetos. Todos sabem exatamente o que precisam fazer, os prazos e os detalhes.
Para acompanhar o trabalho no dia a dia, uma outra metodologia utilizada é o Kanban, baseado na utilização de quadros que permitem ver o estágio de cada tarefa, com identificação do que já foi feito, do que está sendo feito e do que falta fazer.
Esses quadros normalmente ficam à vista de todas as pessoas que participam da equipe e contribuem para que a equipe possa acompanhar diariamente o andamento do projeto. É a chamada “gestão à vista”, adotada para que as pessoas tenham informações de forma clara e rápida.
O controle das entregas é uma das chaves de sucesso das metodologias ágeis. Todos sabem o que precisa fazer e prestam contas diariamente. Empresas que já adotavam essa metodologia tiveram sua produtividade mantida com a adoção do home office, uma vez que a cultura de acompanhamento já fazia parte do dia a dia.
Na metodologia ágil é preciso entender a necessidade do cliente
Uma das diferenças das metodologias ágeis é a proximidade com o cliente. Normalmente, a equipe estabelece várias interações para entender qual o problema a ser resolvido e de que maneira isso pode ser feito com entregas parciais que agregam valor.
A partir desse entendimento, parte-se para o desenho da solução, com o apoio do Design Thinking, que utiliza algumas etapas específicas: empatizar (entender a dor do cliente); definição (quais as prioridades para a resolução do problema); ideação (pesquisa para ver o que já existe); desenho da jornada ou protótipo; teste e implementação.
A metodologia Scrum deixa claro em que ponto o projeto precisa chegar para resolver a dor do cliente. O Kanban, que traz a gestão à vista, ajuda a quantificar o trabalho na medida em que ele é desenvolvido.
As etapas recebem o nome de Sprints, um conjunto de atividades que precisam ser desenvolvidas dentro de prazos específicos. Normalmente, o prazo varia de uma semana a um mês. Todo atraso precisa ser justificado e reprogramado.
Com a metodologia ágil é preciso ter clareza de onde se quer chegar
Para entender o que o cliente quer, são definidas pequenas histórias que vão nortear o trabalho a ser desenvolvido. No caso do aplicativo que estamos usando como exemplo, o cliente quer agendar uma consulta médica por meio de uma interação digital. A partir daí, todo o processo é desenhado.
As metodologias ágeis implicam no desenvolvimento de respostas enxutas, resumidas e rápidas. Por isso, normalmente o desenvolvimento parte daquilo que já existe e do que será mais rápido e eficiente para ser implementado. Valoriza-se, ao mesmo tempo, a velocidade e a qualidade do que precisa ser feito.
As equipes formadas para os projetos são chamadas de Squads, que são lideradas por um Product Owner (PO), que faz o elo entre o cliente e a equipe. Esse profissional vai escrever os requisitos e critérios do projeto, alinhar com o cliente e organizar a equipe para fazer as entregas.
Principais vantagens da metodologia ágil
- Proximidade com o cliente, que participa do projeto de maneira constante;
- Teste a cada etapa desenvolvida, minimizando erros;
- Trabalho desenvolvido por profissionais com diferentes expertises, o que permite respostas mais criativas para problemas;
- Maturidade das equipes envolvidas, com possibilidade de avanço em menos tempo.
- Responsabilidade compartilhada;
- Simplicidade nas soluções, entregando o que o cliente precisa e que seja fácil de implementar/usar;
- Autonomia para as equipes, que se envolvem com a resolução dos problemas;
- Otimização da solução: mais simples, mais barato, mais efetivo.
O que pode dar errado com a metodologia ágil
- Empresa que não tem a cultura da melhoria contínua e se apega à maneira como as coisas sempre foram feitas;
- Seguir a metodologia literalmente, acreditando que ela é igual para todas as situações;
- Não contratar um especialista que já tenha aplicado a metodologia na prática;
- Manter mentalidade tradicional da gestão de projetos, com resistência à novas maneiras de pensar;
- Querer colocar os métodos ágeis em todas as áreas da empresa, independente do quanto as tarefas sejam específicas.
Por onde começar a entender sobre metodologia ágil
A primeira dica é estudar. Participar de eventos, ler sobre o assunto e acompanhar perfis de profissionais da área pode ser um caminho positivo. Você pode conferir algumas dicas de conteúdos abaixo:
Cursos online sobre metodologia ágil: https://agileschool.com.br/
Perfil no Instagram para quem quer aprofundar os estudos em metodologia ágil: @diariodeumpo
Livros sobre metodologia ágil:
- Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, de Jeff Sutterland
- Design Thinking: uma metodologia poderosa para decretar o fim de velhas ideias, de Tim Brown
- Sprint: o método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias, de Jake Knap
Contrate profissionais experientes antes de começar. Mesmo com conhecimento adquirido em cursos e leituras, trazer para a equipe quem já colocou em prática as metodologias ágeis agrega bastante valor no processo de transformação.
Aqui na Sankhya a metodologia ágil é aplicada em diversas áreas, você pode acompanhar nossos conteúdos próprios sobre o assunto:
• Como aplicar a metodologia ágil
• Como criar um MVP
• Entender a metodologia Lean
• Vantagens de metodologias híbridas para a gestão de projetos
