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Controle de Locação de Equipamentos: O que exigir de um sistema?

O mercado de locação de equipamentos passou por uma fase de grande crescimento nos últimos anos. Empreendedores desse segmento investem...

O mercado de locação de equipamentos passou por uma fase de grande crescimento nos últimos anos. Empreendedores desse segmento investem em ativos que são alugados para os mais diferentes tipos de clientes, pelo tempo desejável, mediante contrato de locação. É uma boa alternativa para quem quer trabalhar para atender à demanda pontual por determinados itens ou para quem tem estratégias patrimoniais baseadas em locação.

Alguns exemplos de empresas que demandam de locação de equipamentos:

  • Controle de locação para Canteiro de obras: uma construtora pode optar por alugar máquinas para fazer as fundações de um prédio, ao invés de fazer a aquisição de algo que será usado por um único período;
  • Controle de locação de equipamentos para eventos: para realizar eventos, os promotores optam por alugar palco, luzes, projetores, computadores e impressoras de fornecedores locais, para reduzir custos com transporte;
  • Controle de locação de equipamentos para condomínios: para fazer a manutenção de todos os itens de um condomínio, como jardins, caixas d’agua, passeios, elétrica etc., os administradores alugam equipamentos que serão utilizados por alguns dias;
  • Controle de locação de equipamentos audiovisual: produtoras de vídeo oferecem equipamentos sofisticados como drones, câmeras de alta qualidade ou até mesmo espaço em estúdio.

Por trás dessas necessidades de mercado, existem empresas especializadas em locação. Para elas, fazer a gestão de seus ativos e de seus contratos é de fundamental importância. Isso vai garantir o atendimento rápido e efetivo às demandas, com os itens certos, no tempo certo e em condições de funcionamento adequadas à necessidade em questão.

O que um sistema de gestão para locação de equipamentos precisa ter?

Para ter sucesso, empresas de locação de equipamentos precisam ficar atentas a alguns aspectos:

APROPRIAÇÃO DE CUSTOS DE LOCAÇÃO

Há vários elementos a serem considerados na apropriação de custos de locação. Exemplos: créditos de imposto, transporte, manutenção no retorno do cliente, custos de manutenção corretiva, limpeza, comissão de vendedores, horas homem de manutenção, deslocamentos para atendimento ao cliente, equipamentos de backup, peças e insumos de reposição, serviços de revisão, entre outros.

É importante controlar todos os custos envolvidos no processo de locação ao longo da vida útil do equipamento, de modo a saber qual foi a rentabilidade de cada item locado.

AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

Muitos dos processos de controle de locação são cheios de detalhes contratuais negociados com os clientes e obedecem a critérios distintos de execução, prestação de serviços e principalmente faturamento. É preciso um sistema de gestão para locação de equipamentos que automatize tudo que for necessário, para liberar os usuários para a execução das tarefas. Isso inclui, por exemplo, rotinas automatizadas de faturamento das locações, com emissão automática de boletos, extratos, avisos etc.

INVENTÁRIO DE PRODUTOS EM DIA

O gestor precisa construir um bom sistema de inventário, com relatórios completos de cada item em estoque (nome, data da aquisição, funcionalidades, limitações, manutenções, formas de utilização, etc.). Essa relação deve ser permanentemente atualizada e deve estar integrada a outros processos da empresa, como o de orçamentos e movimentação, por exemplo.

MANUTENÇÃO PREVENTIVA E EM DIA

Equipamentos, em geral, precisam passar por manutenções preventivas e corretivas. Essas informações devem fazer parte do sistema de controle, para que a vida útil seja maior. De pequenos equipamentos, como computadores, até os maiores, como guindastes, todos devem ter um registro que acompanhe os serviços de manutenção. Em alguns casos, como veículos e aeronaves, esses relatórios podem ser juridicamente solicitados, em casos de acidentes. Essas informações também precisam estar integradas a outras bases de dados da empresa, para que seja possível avaliar a disponibilidade ou não dos equipamentos, na hora de se elaborar um orçamento, por exemplo.

ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES

Os equipamentos devem ficar guardados em uma área adequada, devidamente identificados e com controle de entradas e saídas. Quando um pedido chega, é importante que o responsável pelo orçamento saiba que pode contar com determinado bem, com base nas informações cadastradas em outras etapas do processo. A área de estoque deve ser organizada, com endereços específicos para cada item, a fim de facilitar sua identificação e expedição. Tudo o que sai deve ser registrado, com datas previstas para devolução, a fim de que seja possível programar novas locações. O controle ajuda na tomada de decisões da própria empresa em sublocar equipamentos que estejam em falta, por exemplo.

CONTROLE DE LOCAÇÕES

Toda a movimentação de equipamentos deve ser acompanhada, com informações completas que permitam identificar o destino de cada item do estoque, o tempo de locação, forma de pagamento, data de saída e retorno, etc. Um sistema de gestão para locação de equipamentos vai permitir que os dados fiquem armazenados em um único lugar, podendo ser cruzados entre si. A gestão das informações vai contribuir para a tomada de decisões, como novas aquisições, sublocações, ajustes de preços, aumento do estoque, entre outras.

RELACIONAMENTO COM CLIENTES

Também é preciso que todos os clientes sejam cadastrados, com dados completos sobre as transações realizadas. Tipos de equipamentos locados, período da locação, valores, etc.  Normalmente, em cada empresa o equipamento será usado de uma maneira diferente. Quanto mais informações sobre o cliente a empresa tiver, mais ela poderá fazer um bom controle e boas ações de relacionamento.


SISTEMA DE GESTÃO PARA LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

Nas empresas de locação, controle é uma das palavras chave. Do momento em que um cliente entra em contato para fazer um orçamento até a emissão de documentos fiscais para faturamento, quanto mais o processo estiver bem estruturado, melhor será a experiência do cliente. Por isso, os sistemas de gestão para locação de equipamentos têm sido cada vez mais adotados nesse segmento.

Eles permitem acompanhar o processo de ponta a ponta, com informações em tempo real, organização de estoques, emissão de pedidos, elaboração e acompanhamento de contratos, entregas, emissão de notas fiscais, manutenções, etc. Permitem também identificar a necessidade de sublocação em caso de ruptura, ajustes em caso de atrasos e muitas outras funcionalidades que vão garantir eficiência para o negócio e satisfação para o cliente.

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Redator Sankhya

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