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ERP para empresas de Segurança: Planeje, controle e analise resultados

O Brasil conta hoje com cerca de 2,5 mil empresas que atuam no mercado de segurança privada. As empresas de segurança empregam aproximadamente 650 mil pessoas em todo o país. Esses números são da Federação Nacional de Empresas de Segurança e Transporte de Valores (Fenavist). Com a recuperação da economia, registrada no último semestre de 2017, a expectativa é de crescimento para o setor.

Na mesma medida em que o mercado cresce, as empresas de segurança precisam se profissionalizar para gerar melhores resultados. Para isso, os gestores precisam ficar de olho em alguns elementos específicos desse mercado: recursos humanos, matérias e bens duráveis. O correto equacionamento de cada um deles é a chave para a obtenção das margens esperadas.

Alguns gestores de empresas de segurança ainda dimensionam seus contratos com pouca ou nenhuma ajuda da tecnologia. Isso pode resultar em equívocos e impactos na lucratividade. A implantação de processos automatizados, por meio de um sistema de gestão ERP para empresas de segurança, chega como um grande aliado nesse mercado, conforme será detalhado a seguir.

Elaboração de novas propostas comerciais

O primeiro passo para uma gestão mais eficiente começa na elaboração do orçamento. Esse mercado caracteriza-se pela alocação de profissionais especializados nos diferentes prédios e estruturas de seus clientes, para a prestação de serviços de segurança patrimonial e controle de acesso. Muitas oferecem também serviços de vídeo monitoramento, escolta e transporte de valores.

Ao elaborar uma proposta comercial, o gestor precisa estudar minuciosamente sua estrutura de custos relacionada a pessoal qualificado (seguranças, recepcionistas, guarda armada, motoristas, etc.); materiais (uniformes, calçados, equipamentos de proteção individual) e aquisição ou depreciação de equipamentos (armas, veículos, radiocomunicadores, câmeras, etc.). Qualquer erro no cálculo desses valores pode comprometer o resultado financeiro esperado, encarecendo ou barateando demais a prestação de serviços.

Com a ajuda de um sistema de gestão ERP flexível e completo, é possível mensurar de forma acurada cada um desses valores, dimensionar a necessidade do cliente e fazer os cálculos de forma automatizada. Por ser um setor que depende de pessoas, o histórico de transações anteriores ajuda a calcular os riscos de custos adicionais com afastamentos, ausências não programadas e necessidades adicionais de contratação, por exemplo.

Os curtos com materiais e equipamentos também podem já estar inseridos no sistema, por meio de processos que ajudam a avaliar o estoque existente, a necessidade de compras ou aluguel, entre outros fatores. O gestor que conta com a tecnologia a seu favor, consegue elaborar seu orçamento de forma automatizada, a partir de informações previamente inseridas no sistema. É possível fazer cálculos ligados a fatores com alta probabilidade de acontecerem, como afastamentos e quebra de equipamentos. Uma vez que estejam previstos no orçamento, aumenta  o nível de segurança.

Gestão de contratos em Empresas de Segurança

Quando o orçamento é aprovado, dentro de todas as suas particularidades, um bom sistema informatizado vai incorporá-lo em um módulo de gestão de contratos. É como se o status do orçamento mudasse para operação do serviço no dia a dia da organização. Nessa etapa, as empresas de segurança normalmente passam pelo período de mobilização (início das operações, que envolvem gastos maiores) e depois pelas atividades do dia a dia (principais custos fixos).

Um sistema de gestão ERP para empresas de segurança deve ser capaz de ajudar o gestor a fazer esse planejamento e os cálculos. Por exemplo, o custo com uniformes e calçados acontece duas vezes por ano. A compra de equipamentos também é pontual. Já o pagamento de salários e benefícios, esse acontece mensalmente, desde o início do contrato. A gestão de pessoas inclui inúmeras variáveis, a depender do regime de contratação e dos benefícios trabalhistas oferecidos.

Quanto começa a operação, é preciso que haja controle total sobre o número de profissionais alocados, em que unidade trabalham, que tipo de serviço prestam, em qual posição atuam, com que tipo de material, etc. Esse acompanhamento vai permitir que o gestor possa ter uma visão em tempo real sobre os compromissos de entrega para cada cliente, bem como programar-se para eventualidades.

Um sistema de gestão ERP para empresas de segurança oferece todas as informações sobre seus contratos de prestação de serviços. Isso é feito em tempo real, com dashboards que indicam o que foi contratado e o que efetivamente está sendo entregue, diariamente.

Mensalmente, o gestor pode gerar relatórios completos dos indicadores, analisar o que foi previsto e o que foi realizado. Pode também gerenciar imprevistos, solicitar adequações, fazer compras emergenciais e acompanhar cada item do contrato, de maneira a garantir sua rentabilidade, cumprindo o que foi acordado com o cliente.

Análise de indicadores

Uma característica comum em empresas de segurança são os custos invisíveis, que aparecem no decorrer do contrato e passam despercebidos em nome de atender às necessidades do cliente. Um exemplo é a troca de profissionais (afastamentos, faltas folgas), a quebra de equipamentos ou a falha em algum material necessário ao trabalho. Tudo isso pode gerar despesas que acabam por ser assumidas pelo prestador de serviços, caso não tenham sido previamente negociadas.

Esses gastos que ninguém vê podem ser acompanhados em tempo real pelas empresas que contam com sistemas de gestão mais completos. A tecnologia permite acompanhar e avaliar cada exceção, cada item que sai daquilo que foi contratado. Por exemplo, se for necessária a contratação de mais pessoas ou a troca de uniformes, isso só pode ser feito mediante autorizações eletrônicas, em que os custos são devidamente mensurados e informados ao cliente.

O acompanhamento diário de atividades previstas e realizadas ajuda a conhecer a real lucratividade de cada contrato. Com isso, é possível aos gestores tomarem decisões mais assertivas quanto a ajustes, renovação ou mesmo futuros clientes que operem de maneira similar.

Sistema de Gestão ERP para empresas de segurança

O mercado já oferece soluções em sistemas de gestão que se adequam aos negócios desse segmento. Da elaboração de propostas comerciais à aferição de resultados, tudo pode ser formalizado, medido, reavaliado e implementado para garantir a satisfação do cliente e também a lucratividade do contrato.

Empresas de segurança administram variáveis bastante complexas, principalmente na área de Recursos Humanos. A tecnologia ajuda a dimensionar, acompanhar e controlar a prestação de serviços, o que contribui para contratos cada vez melhores e negócios cada vez mais lucrativos.


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