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Como fazer a otimização de processos da sua empresa

Desenvolver processos claros e bem estruturados é essencial para garantir a sobrevivência e o crescimento de uma empresa no mercado. Afinal, são os processos internos que orientarão as equipes e que farão a empresa funcionar e entregar valor para seus clientes.

Por isso, é muito importante criar regras e definir muito bem os caminhos a serem seguidos. Caso contrário, a empresa se perderá em seu próprio emaranhado de informação. Continue lendo o nosso post e entenda o que é e como fazer a otimização de processos da sua empresa para obter vantagem competitiva.

O que é otimização de processos?

A otimização de processos consiste em um conjunto de ações que visam eliminar ou reduzir o desperdício de recursos e de tempo envolvidos em um processo, seja ele de compras, de logística, detomada de decisão, entre outros.

Qual a importância de otimizar processos?

Independentemente do tamanho da sua empresa, é preciso reduzir custos constantemente e melhorar a produtividade, certo? E é justamente esse o maior benefício da otimização de processos.

Quando uma empresa não conhece a fundo o seu funcionamento, as pessoas responsáveis por cada tomada de decisão e os caminhos para executar as tarefas de maneira eficiente e ágil, ela está perdendo dinheiro e deixando de ser competitiva. Sem contar que, quando a gestão não é automatizada e integrada, as chances de erros são muito maiores. E uma falha no meio do processo, por menor que seja, pode impactar diretamente no seu faturamento.

Como otimizar meus processos?

Existem algumas formas que vão te ajudar a fazer a otimização de processos da sua empresa e a ter mais controle sobre eles. Veja a seguir:

1. Mapeamento

O primeiro passo para otimizar os processos da sua empresa é mapeá-los. A princípio, essa pode parecer uma etapa muito óbvia, mas nem sempre temos consciência de todos os processos internos que acontecem em nossa empresa.

Converse com os seus funcionários e peça a ajuda deles para levantar todos os processos que envolvem seus trabalhos diários e ocasionais. Registre tudo em um documento e organize os processos em fluxogramas. Assim, fica mais fácil de analisá-los depois.

2. Análise

Agora que você já identificou todos os processos de sua empresa, chegou a hora de analisar e pensar se eles realmente são necessários e eficientes. Analise um por um e tente responder a perguntas como: qual o objetivo desse processo? Existe uma maneira melhor de executá-lo? Quanto tempo esse processo demora para ser realizado? Existe algum momento em que esse processo fica estagnado? Por quê?

Essa análise permitirá que você tenha uma visão mais crítica sobre os processos atuais e consiga identificar falhas e pontos que devem ser melhorados.

3. Otimização

Com a visão mais detalhada que a análise te deu dos processos, é muito mais fácil de identificar as necessidades de melhoria e as etapas que devem ser eliminadas ou alteradas. Ou seja, chegou o momento de fazer mudanças.

Uma boa dica para ajudar na otimização é consultar novamente os seus funcionários. As pessoas que estão no dia a dia da operação tem uma visão diferente do que pode ser feito para facilitar e agilizar o trabalho.

Outro ponto importante é automatizar e integrar o máximo possível todos os processos. Por quê? A automatização de processos agiliza o funcionamento da empresa e diminui as margens de erros, reduzindo custos.

Já a integração faz com que a empresa como um todo funcione melhor, não deixando arestas sem acompanhamento. Todos esses benefícios são muito importantes para que a sua empresa seja mais produtiva e obtenha maior vantagem competitiva no mercado.

4. Acompanhamento

O trabalho não acabou por aí. Durante todo esse processo de implementação de otimização de processos, é muito importante acompanhar e monitorar os resultados e avaliar como os novos processos estão funcionando. Isso permite que você detecte novas falhas e faça constantes melhorias.

Tenha em mente que a otimização de processos é um trabalho permanente e que deve fazer parte da rotina da empresa para que possa melhorar a produtividade, reduzir custos e aumentar a competitividade.

Agora que você já sabe como otimizar os processos da sua empresa, aprenda aqui como otimizar também a gestão de compras e reduzir ainda mais os custos!

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