Tudo o que você precisa saber sobre gestão de estoque

Uma boa gestão de estoque pode ser o grande diferencial de um negócio. Por meio da gestão de estoque, os...

Mulher com o computador fazendo gestão de estoque

Uma boa gestão de estoque pode ser o grande diferencial de um negócio. Por meio da gestão de estoque, os CEOs e gestores conseguem ter mais clareza de como utilizar e alocar recursos disponíveis. 

O controle de estoque ainda possibilita o aumento da produtividade e dos resultados da empresa, já que auxilia na redução de custos e no aperfeiçoamento da gestão de custos.  

E não para por aí. Uma boa  gestão de estoque repercute em agilidade, segurança, dinamismo e flexibilidade nos processos internos e externos da companhia. Continue a leitura e entenda tudo sobre gestão de estoque.

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é uma das principais atividades de uma empresa, independentemente se a companhia  atua fortemente com matérias-primas, insumos e/ou produtos acabados. 

É aconselhável que o controle de estoque seja implantada em todos os tipos de empresa, desde pequenas até as de grande porte, já que agiliza e aperfeiçoa processos

Você deve estar se perguntando: “Mas como?”. A gestão de estoque organiza e controla a quantidade e a qualidade dos insumos disponíveis, fazendo com que não faltem recursos para produção, distribuição e entrega de produtos e serviços finais. 

Além disso, elenca pontos de melhoria de acordo com as demandas e as necessidades reais da empresa, evitando desperdício e faltas de matéria-prima. 

É por meio da gestão de estoque que os CEOs entendem o valor do estoque para a empresa e podem fazer planejamentos e montar estratégias mais eficientes e condizentes com a realidade do negócio. 

Conforme dito anteriormente, uma boa gestão de estoque permite maximizar o nível de produção, reduzir custos totais do estoque e otimizar processos. Esses objetivos podem ser contraditórios, já que um pode se sobrepor ao outro.

Entenda agora a importância de fazer uma boa gestão de estoque.

Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante para a empresa? 

A gestão de estoque é importante porque demonstra qual é o nível de organização, preparo, assertividade, integração e produtividade do negócio. A maneira como o estoque é gerenciado informa como está a gestão da empresa. 

Por meio do controle de estoque, é possível checar quantos itens faltam para acabar a reserva de determinado produto, assim como nortear campanhas de desconto e evitar investimentos em produtos que não estão gerando receita.

É importante lembrar que a gestão de estoque auxilia na armazenagem e no controle das mercadorias, consequentemente, ajuda a dar continuidade nas vendas. Por isso, é fundamental que os gestores incluam nas rotinas de trabalho o chamado inventário de estoque ou contagem (falaremos mais sobre isso a seguir). 

Outro fator de extrema importância da gestão de estoque é que ela garante a quantidade exata de produtos necessários para os processos. Isso evita quantidades de estoque erradas, seja para mais ou para menos. 

A gestão de estoque faz com que a entrada e a saída de estoque ocorram de forma fluida, sem faltar ou manter recursos estáticos, e ainda construindo estoque de segurança, quando necessário.

Também por meio da gestão de estoque, é possível garantir excelentes negociações com fornecedores.

4 erros que você deve evitar na hora de fazer a gestão de estoque

É muito importante que CEOs e gestores evitem cometer os 4 principais erros na gestão de compras e estoque, de forma a identificar falhas e eliminá-las. São eles:

1. Descuidar do controle de movimentação de mercadorias

Em um bomcontrole de estoque, toda e qualquer movimentação de mercadoria que houver — seja ela de entrada, saída, realocação, troca ou devolução — deve ser registrada. A falta desse acompanhamento pode originar extravios e perdas, que podem elevar os custos da operação.

2. Comprar itens em quantidades inadequadas

Quando as mercadorias são compradas em quantidades inadequadas, pode haver: aumento dos custos operacionais, comprometimento do capital de giro, risco de perdas por obsolescência e/ou perecibilidade, queda de pedidos, insatisfação dos clientes e perdas em faturamento.

O ideal é acompanhar o giro dos materiais, estabelecer o nível adequado de reposição e efetuar as compras de acordo com esses dados, evitando tanto a falta quanto os excessos. E é justamente uma boa gestão de estoque que garante a fluidez no controle de quantidades adequadas.

3. Negligenciar a comunicação entre departamentos 

Um dos erros mais comuns na gestão de estoque é a falta de comunicação entre as diversas áreas e departamentos da empresa. O ideal é promover e estimular a troca de dados e de informações que influenciam na rotina e nos resultados da outra área.

Para que a gestão de estoque seja ainda mais eficaz, é necessário ter em mãos e em tempo real informações de vários setores. O setor de vendas, por exemplo, tem dados sobre a quantidade de produtos comercializados.

Por outro lado, a área comercial pode oferecer informações mais assertivas sobre o perfil de compra dos clientes, enquanto o setor de compras informa a respeito de envio de mercadorias por parte dos fornecedores. 

A comunicação entre os setores ajuda a programar as atividades de recebimento e armazenagem. Portanto, não deve ser negligenciada.

4. Desprezar a realização de inventários

Já mencionamos a importância do inventário na gestão de estoque. Desprezar a realização de inventários pode ser um grande erro na gestão de uma empresa.

Também chamado de contagem, inventário de materiais e balanço de estoque, o inventário de estoque consiste na contagem dos itens em estoque, para fins de análise, ajuste e contabilização das quantidades. 

Dessa forma, é possível comparar se há discrepâncias entre o estoque físico e as informações constantes no sistema, o que permite identificar possíveis falhas e suas causas.

O inventário faz parte de uma boa gestão de estoque e é um procedimento básico para se ter uma visão mais completa dos negócios, podendo ser feito de duas maneiras: o geral e o rotativo.

  • Inventário geral: contagem física das mercadorias, ou seja, uma por uma. É realizado sempre no final de cada exercício contábil. Possui efeito fiscal e deve ser feito contando todos os itens do estoque.
  • Inventário rotativo: levantamento periódico dos itens guardados. Seleciona-se periodicamente um número reduzido de itens para que sejam contados com uma frequência predeterminada (diária, semanal ou mensal). Finalizada a contagem desses itens, selecionam-se outros e, assim, sucessivamente.

Fazer o inventário de estoque é fundamental para a boa gestão de estoque das empresas, principalmente dos segmentos de atacado e varejo. Além de uma obrigação legal, esse procedimento ajuda a otimizar vendas e reduzir custos.

Agora que ficou claro quais são os quatro principais erros na hora de fazer uma boa gestão de estoque, saiba quais são as boas práticas de gestão de estoque e como melhorar a gestão da sua empresa.

Como melhorar a gestão de estoque?

A gestão de estoque é uma área repleta de oportunidades de melhorias, que, se bem implementadas, podem contribuir para aprimorar os resultados tanto do setor, quanto da organização como um todo. A seguir, confira 8 formas de melhorar a sua gestão de estoque:

1. Faça planejamentos de médio e longo prazo

Não limite o planejamento da gestão de estoque às rotinas de recebimento, armazenagem, picking e expedição. Compreenda as dinâmicas do mercado e da concorrência e a demanda dos clientes e leve em consideração questões como: sazonalidade de itens, grau de perecibilidade e índice de obsolescência. 

Esses dados ajudam a compreender melhor o fluxo do estoque, planejar melhor as compras dos materiais e fazer melhores negociações.

2. Organize a disposição de mercadorias

Até parece pequeno detalhe, mas são os detalhes que fazem a diferença em uma boa gestão de estoques. O layout e a disposição das mercadorias em estoque podem interferir na produtividade da equipe.

Uma organização ideal baseia-se na rotatividade dos itens e sua relevância. Por exemplo: é aconselhável que os itens que têm maior volume de saída estejam mais acessíveis e mais próximos das áreas de embalagem e expedição. Isso facilita a separação dos materiais e o aumento da eficiência da equipe de estoque.

3. Faça a padronização de produtos e descrições

Para facilitar ainda mais a gestão de estoque, é importante que os produtos e as descrições sejam padronizados conforme cada categoria. Também é recomendado criar códigos que identificam o tipo de mercadoria, o que facilita o registro dos estoques e as entregas de produtos. 

4. Realize análise do fluxo de vendas

A análise do fluxo de vendas pode trazer informações importantes para uma boa gestão de estoque. Isso acontece porque a análise de fluxo de vendas mostra quais produtos vendem mais, se alguma mercadoria sofre sazonalidade, entre outras situações possíveis.

Com essas informações, pode-se traçar uma estratégia adequada, evitando manter muitos materiais em estoque e comprando conforme os históricos de demanda. Também é possível tomar outros tipos de decisões com relação aos produtos que estão “encalhados”. Por exemplo, a empresa pode optar por fazer uma queima de estoque, a fim de vender o que está parado.

5. Programe as compras

Ainda no sentido de analisar o fluxo de caixa e as vendas, deve-se fazer uma programação de compras, ou seja, um calendário de compras dos produtos de acordo com a demanda identificada pelo histórico. Dessa forma, é possível manter um número mínimo de produtos em estoque e reduzir custos, melhorando a gestão de estoque. 

6. Conheça os fornecedores

Antes de contratar um fornecedor, é importante verificar não apenas o preço, mas também a credibilidade que ele tem no mercado, a disponibilidade de produtos que ele possui e a flexibilidade para entregas.

Uma boa gestão de estoque faz parcerias com bons fornecedores para garantir que o estoque esteja sempre abastecido com produtos de qualidade e com o melhor custo-benefício. 

7. Faça o registro de entradas e saídas de produtos

Para saber o que deve ser comprado, é preciso ter noção do que está em estoque. Por isso, ter um controle rígido das entradas e das saídas de produtos e matérias-primas é fundamental para a gestão de estoque e de compras.

O ideal é usar a tecnologia como aliada no registro de entradas e saídas de produtos. Existem diversos softwares específicos para isso, que facilitam o monitoramento dos processos. Um exemplo é o sistema integrado de gestão (ERP).

8. Utilize um sistema integrado de gestão

A utilização de um sistema integrado de gestão (ERP) no controle de estoque permite que seja feita a integração entre áreas, como vendas e compras, automaticamente. Com isso, o compartilhamento de informações fica mais ágil, garantindo que os dados serão repassados sem alterações ou extravios. 

Além do mais, a utilização de uma ferramenta de gestão proporciona benefícios para toda a empresa, em seus diversos níveis.

Quais são as vantagens e como implantar um ERP para gestão de estoque?

Utilizar soluções tecnológicas como um sistema integrado de gestão – ERP para o controle e gestão de estoque é uma forma eficaz de gerir os ativos de um negócio.

Verificar se está faltando algum lançamento nos registros de estoques e conferir se os lançamentos estão corretos são algumas das vantagens do ERP. Separamos as principais vantagens e como implementá-las na gestão de estoque:

VantagensComo implementar
Verificar se está faltando algum lançamento nos registros de estoque para ser efetuado (entradas e saídas)Sistemas, apesar de muito precisos, necessitam da orientação correta quanto às informações neles registradas, para que tudo aconteça conforme o previsto e prometido. 
Erros na contagem de estoque na fase de implantação podem ocorrer com facilidade. Itens de estoque similares podem ser lançados como únicos, causando diferenças no estoque.
Dessa maneira, para uma implantação correta de uma solução de software de gestão de estoque, garanta que o inventário inicial esteja impecável com tudo registrado de forma correta.
Conferir se os lançamentos estão corretos (entradas e saídas)Mesmo com um inventário de estoque bem realizado, é preciso que uma conferência extra, pós-registro em sistema, seja realizada. Ter a certeza de que o que está na prateleira confere corretamente com o que está registrado no sistema é a tarefa a ser cumprida.
Estoques que não “batem” são com certeza problemas que se tornam verdadeiras bolas de neve, podendo causar grandes perdas financeiras.
Verificar se existe algum processo incorreto ou novo que impacta no controle de estoque (entradas e saídas)É preciso determinar antecipadamente quais informações são relevantes e imprescindíveis para controlar e manter seu estoque atualizado, como: quantidade de estoque mínimo por item, dados do fornecedor, tipo de unidade de contagem, datas de entrada e saída, quantidades, valores por item, descrições precisas etc.
Processos e regras para controle e informações necessárias devem ser planejados antecipadamente para o melhor desempenho de um sistema de informações de estoque.
Cruzar informações de entradas e saídas de estoque com o caixa/financeiro da empresa (a diferença do estoque pode estar relacionada a valores registrados no financeiro)Ao implementar um sistema ERP, é preciso cruzar as informações de vendas e saídas com as informações de estoque. Dessa maneira, cria-se uma perspectiva correta sobre o que foi vendido e o que é remanescente em estoque. 
Agindo dessa forma, torna-se muito mais eficiente determinar quando devem ser realizadas reposições, ou se o seu último pedido foi realizado em demasia, fazendo com que as informações financeiras correspondam com a realidade da empresa e que medidas corretivas possam ser tomadas com muito mais agilidade pela gestão de estoque. 
Conferir se o comportamento do sistema está adequadoSistemas de informação, mesmo aqueles mais modernos, necessitam da interferência humana para garantir que estão processando corretamente os dados e entregando os resultados esperados.
Um bom e estreito relacionamento com os fornecedores de seu sistema deve ser mantido, para que, em eventuais problemas, consigam-se o suporte, o treinamento e a manutenção adequados para a obtenção dos resultados esperados. Tenha certeza de que você poderá contar com a ajuda de especialistas sempre que precisar. 
Durante a implantação da solução, ou mesmo quando a solução já tiver sido aplicada, atente-se sempre a um bom controle de todo o processo e dos responsáveis pelo sistema dentro da empresa.
A alimentação correta do sistema, determinada por um processo de controle bem estruturado e difundido entre todos os responsáveis envolvidos, é o que garantirá a agilidade e a precisão esperadas pelo controle automatizado das entradas e das saídas de itens do estoque da sua empresa.

Utilizar um ERP na gestão de estoque é a maneira mais eficaz de gerir todos os recursos de uma empresa, já que o sistema oferece todo o apoio necessário para construção e estabelecimento de processos adequados de controle.  

Descubra como o ERP Sankhya pode ajudar na gestão de estoque. 

ERP Sankhya para gestão de estoque

Para uma gestão de estoque eficiente, a Sankhya oferece:

  • Extrato de todas as operações de entrada e saída de estoque;
  • Endereçamento dos produtos para agilizar o processo de entradas e de saídas;
  • Registro das transferências de produtos entre diferentes locais e/ou empresas;
  • Controle do estoque considerando critérios como tamanho, cor, lote, data de validade, número de série, etc.;
  • Controle do estoque de terceiros em consignação na empresa, ou estoque da empresa em consignado a terceiros;
  • Controle das saídas de estoque para consumo interno da empresa;
  • Controle dos produtos avariados;
  • Contagem física dos estoques;
  • Apontamento da contagem e análise das causas de diferenças de estoque;
  • Realização do ajuste de estoque;
  • Análise do Inventário em termos de quantidades, custos e valor total do estoque, para tomar decisões;
  • Ferramenta para controle de estoque de equipamentos de proteção individual que são fornecidas para os empregados executarem suas atividades na empresa em que trabalham;
  • Controle da data de validade dos equipamentos; 
  • Emissão, através de formatadores de relatórios, termo de responsabilidade, termo de devolução, relatório com a expiração da vida útil das ferramentas e EPI’s que estão com os funcionários.

O ERP Sankhya proporciona inteligência na gestão do estoque e facilidade para consultas e processos do dia a dia.

Com todas essas informações e rotinas estabelecidas, o usuário pode criar dashboards para acompanhar indicadores inteligentes sobre produtos e movimentação de estoque, inclusive com informações como o prazo médio de estocagem de cada item, garantindo melhor controle do estoque.

Veja como funciona o ERP Sankhya e conheça as principais rotinas de estoque na prática!

Quer saber mais informações sobre como o ERP Sankhya pode auxiliar na gestão de estoque da sua empresa? 
Entre em contato com o nosso time de especialistas e solicite um orçamento!

Sobre o autor
Redatora Sankhya

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