Convenhamos: encontrar fornecedores que se encaixam com a cultura organizacional da sua empresa nem sempre é uma tarefa simples, você concorda? Por isso, questionamos: você sabe o que é RFP e como ela pode ajudar nesse processo complexo?

Request for proposal (abreviação de RFP), ou livre solicitação de proposta, nada mais é do que uma ferramenta para a gestão de fornecedores. Por meio desta ferramenta são estabelecidos padrões de negociação, tendo assim, a garantia de encontrar o produto ou serviço que apresente o melhor custo-benefício.

Vamos aprender mais sobre o que é RFP e quais são os benefícios da ferramenta? Venha conosco, se preferir você pode ouvir esse artigo logo abaixo!

Entenda o que é RFP

Quando você sabe exatamente o que é RFP, de que maneira ela pode auxiliar e investe na ferramenta a sua empresa só tende a ganhar! 

Isso porque, com a RFP, você estabelece alguns padrões de negociação e também identifica quem são os melhores fornecedores para o seu negócio.

A RFP proporciona ótimas oportunidades e otimização na hora de solicitar respostas.

Apontando, de tal forma, tudo o que você precisa saber na hora de escolher um fornecedor, como: prazo, condição de pagamento, entrega, logística e muito mais.

Assim, o seu time não precisa ficar horas ligando para diversos fornecedores, aguardando a proposta formalizada por e-mail e tendo ainda que criar planilhas para comparar os benefícios de cada um.

Saiba qual é a importância do processo RFP para a sua empresa

Uma das maiores vantagens de utilizar a RFP é que você pode comparar, sem burocracia, uma oferta de um fornecedor para outro. 

A ferramenta RFP permite avaliar o investimento e detalhes da proposta, dando a possibilidade de conferir se é o que você está precisando naquele momento.

Ela é uma ótima alternativa para você comprar certo e melhor! Afinal, no projeto estão especificados tudo exatamente conforme você precisa. 

Essa exatidão que a RFP proporciona evita erros com o envio de mercadoria ou quantidade errada, não existindo abertura para falsas interpretações, por exemplo: o fornecedor compreender que você quer o produto X quando você precisa do Y.

A rfp também permite um melhor gerenciamento dos custos para ter mais produtividade.

Além disso, todos os fornecedores falam a mesma língua da sua empresa e, o melhor de tudo, é que é feito um contrato com cada fornecedor. Isso garante todas as condições acordadas e evita falhas nos processos.

Saiba como formatar e alimentar as informações da RFP

Agora que você aprendeu o que é rfp, precisamos saber como elaborá-lo. 

Antes tudo, para a criação de uma RFP é essencial que você saiba qual problema ou desafio você pretende solucionar com esse fornecedor e após a resolução, o que você espera do mesmo.

Para você saber como criar uma RFP de sucesso, é necessário utilizar o ERP da sua empresa para determinar e distinguir as informações necessárias para a RFP. 

Portanto, saiba que a RFP da sua empresa deve conter o planejamento para orientar os fornecedores sobre como será esse processo de contratação (e também confidencialidade, quando necessário). 

pessoas discutindo estratégias corporativas

Outras dicas essenciais são as seguintes:

  • Chame para o processo de elaboração da RFP as pessoas certas. Convide principalmente quem é de extrema importância em algum processo ou o responsável por algum setor específico. É importante que envolva sempre as pessoas que poderão ser afetadas na requisição.
  • Seja objetivo. Vá direto ao ponto que precisa solucionar e qual sua necessidade. Deixe claro os seus objetivos.
  • Exija compromisso com o seu fornecedor, tanto na resposta à RFP quanto no cumprimento do que foi nela citado.

Veja algumas ideias sobre como ele pode ser estruturado:

Dados gerais da empresa

Necessário conter todos os dados da sua empresa, tais como:

  • nome e nome fantasia;
  • razão social e CNPJ;
  • endereço;
  • número de filiais;
  • setores de mercado;
  • quantidade de funcionários;
  • composição tecnológica atual.

Informações sobre o processo seletivo

Os fornecedores precisam saber quais são os requisitos eliminatórios, o que é importante para a sua empresa, os meios de comunicação, a confiabilidade das informações (isso pode ser formalizado com um contrato em anexo).

Escopo do trabalho e produto

Especificar os produtos e serviços que são necessários no projeto, bem como elaborar um cronograma para a elaboração da solução técnica.

Responsabilidades

Descrever quais são as responsabilidades da sua empresa e da empresa a ser contratada. Aqui, também vale inserir quais são as premissas e restrições do projeto.

Modelo de orçamento

Enviar um modelo completo de orçamento para padronizar o processo e todas as empresas responderem exatamente o que você precisa saber. 

Também é importante definir as formas de pagamento, os termos e condições.

Contrato

Depois de analisar todos os orçamentos, você solicita o contrato formalizado com a empresa que você escolher. Aqui, é bem importante constar tudo o que foi descrito acima e também inserir cláusulas sobre confidencialidade, publicidade e outros aspectos que o jurídico da sua organização solicitar.

Saber o que é RFP é essencial para a melhor gestão da sua empresa

Ela é uma excelente alternativa para otimizar o tempo da sua equipe, evitar falhas no processo de contratação dos seus fornecedores e ter a garantia de encontrar o produto ou serviço que apresente o melhor custo-benefício

RFP aplicada para o processo de contratação de ERP

Na aquisição ou troca de um ERP é de extrema importância que na RFP contenha quais são os principais pontos que o fornecedor deve atender, de acordo com as suas necessidades.

É preciso conhecer quais são os principais desafios que existem hoje na empresa e que o fornecedor deve atender. Mas também, você deve ter em mente seu objetivo a longo prazo. Para isso responda a seguinte pergunta: E quando meus problemas forem solucionados, o que o fornecedor terá a me oferecer?

Agora que você aprendeu o que é RFP, quais são os seus principais benefícios e também como fazer a integração com o sistema ERP da sua empresa, que tal compartilhar este post nas suas mídias sociais?