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Metodologia 5W2H e Gestão por Diretriz: a importância de agir no presente
16/November | 2022

A Gestão por Diretriz ou GPD é um método de gerenciamento, desenvolvido no Japão, que se adaptou às necessidades das empresas brasileiras e, atualmente, já é utilizado por muitas companhias que entendem a importância da disciplina para alcançar bons resultados. A abordagem é baseada em uma evolução contínua, que envolve um exercício de liderança pautado por indicadores estratégicos para a empresa.

Por exemplo: quando uma empresa estipula que, no ano que vem, terá um crescimento de 20% em vendas e uma redução de gastos superior a 10%, certamente ela conta com um plano de ação que vai ajudá-la a colocar esse objetivo em prática, certo? É exatamente esse o papel da gestão por diretrizes: ajudar empresas a trilharem o caminho para o sucesso.

Esse modelo é colocado em prática de uma forma hierárquica: a tomada de decisão parte do CEO, mas precisa ser difundida pelos demais setores da companhia para que cada componente da empresa tenha a própria participação no plano estratégico, de uma maneira transparente e engajada, que faça com que todos os colaboradores entendam quais são as diretrizes e, principalmente, a importância do seu papel na busca por esse resultado.

Isso só é possível com uma estruturação de ações orientada por indicadores objetivos. Desse modo, quando você possui uma métrica, que estabelece como chegar a um determinado resultado, é importante compartilhá-la formalmente em um dashboard com toda a equipe, para que todos possam compreender o método que será utilizado, já que as pessoas vão trabalhar orientadas por essas informações.

Quando uma empresa pretende obter um decréscimo de 5% em seus custos, através da melhora da produtividade das equipes, por exemplo, é preciso estabelecer uma métrica para isso. Quando uma empresa estipula que precisa reduzir a perda de produtos, todos precisam compreender o que é possível fazer para alcançar esse objetivo: trocar de fornecedor? Treinar a equipe? Investir em um processo de reaproveitamento de matéria-prima? Qual é a ação que fará com que essa diretriz seja alcançada.

Estabelecer um plano sobre quem vai fazer qual tarefa, como vai executá-la, onde, quando, por qual razão, de que modo e quanto vai custar, através de um passo a passo, com começo, meio e fim é fundamental para colocar o plano gestão por diretriz em prática.

Desse modo, dizemos que a metodologia 5W2H é composta por:

  • What: o que deve ser feito?
  • Why: por que precisa ser realizado
  • Who: quem deve fazer?
  • Where: onde será implementado?
  • When: quando deverá ser feito?
  • How: como será conduzido?
  • How much: quanto custará esse projeto?

A importância de uma análise que deixe claro o motivo pelo qual você está elaborando alguma coisa é estipulada com base no diagrama de Ishikawa, também conhecido como “Método Espinha de Peixe” ou “Diagrama Causa e Efeito”. Em resumo, esse diagrama é usado para determinar os fatores que levaram a um problema – que pode ser qualquer cenário que impacte negativamente os resultados da empresa como a falta de vendas em um determinado setor, o mau funcionamento de um produto, um gargalo na produtividade e até mesmo uma crise de imagem.

Cada uma das ações propostas para os colaboradores devem estar atreladas a um indicador de desempenho, atualizado online à medida em que as tarefas são executadas. Ao oferecer a possibilidade de gestão à vista, os colaboradores sabem o quão perto ou longe estão das metas propostas. Desta forma, cada ação compõe uma estratégia maior, deixando claro a importância e o papel de cada um no sucesso da empresa.

Ainda sobre os indicadores, o sistema que oferece o desempenho em tempo real fornece feedbacks para que o colaborador saiba como estão suas metas e, se necessário, corrigir rotas ou aplicar planos de ações, aumentando o engajamento e as chances do sucesso da estratégia geral.

A gestão por diretriz não pode ser um processo meramente ilustrativo, muito menos ser abordada no fim do mês através de um mapa de indicadores de desempenho que fique nas mãos de um único time que apresente seus resultados em planilhas para a diretoria. Para que essa gestão realmente funcione, a empresa necessita de um sistema online para que as pessoas acompanhem, em tempo real, suas métricas, seu desempenho, o que evoluiu e o que precisa melhorar.

É importante compreender que a gestão de diretrizes é eficiente, mas precisa ser realizada no tempo certo! Pois não adianta nada dizer para alguém no dia 05 do mês subsequente que no mês anterior ela não cumpriu a meta. É preciso entender que não temos como gerir acontecimentos que estão no passado. A gestão de diretrizes necessita, portanto, de um ERP capaz de integrar todos os setores, para que todos os assuntos, as métricas e os resultados estejam intercalados com começo, meio e fim.

Foto: Marco Antônio Salvo, consultor na Sankhya

Acesse em: Metodologia 5W2H e Gestão por Diretriz: a importância de agir no presente | Portal ERP

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