Você sabe o que são Incoterms? Em um cenário de crescente globalização, em que mais de 90% do comércio mundial é realizado por via marítima, conforme dados da UNCTAD, compreender as regras que regem essas transações e a logística internacional é vital.
Imagine a seguinte situação: uma empresa brasileira adquire um lote de equipamentos da Alemanha. No momento do desembarque no porto de Santos, descobre que os custos de seguro e desembaraço aduaneiro não estavam incluídos no contrato. Resultado? Um rombo inesperado no orçamento e atraso na produção.
Esse tipo de erro, infelizmente comum, pode ser evitado com o uso correto dos Incoterms, os termos internacionais de comércio criados para definir claramente as responsabilidades entre compradores e vendedores nas operações de comércio exterior.
Para analistas de importação/exportação, gerentes de logística internacional, compradores internacionais e diretores de supply chain, compreender os Incoterms é mais do que uma obrigação técnica: é uma estratégia para minimizar riscos, otimizar custos e garantir fluidez na logística internacional.
Neste artigo, você vai descobrir o que são os Incoterms, de que forma eles operam nas negociações internacionais e como o ERP logístico Sankhya pode contribuir de forma estratégica para a gestão eficiente da sua empresa.
O que são Incoterms?
Os Incoterms (International Commercial Terms) são um conjunto de regras padronizadas, desenvolvidas e publicadas pela Câmara de Comércio Internacional (CCI), que têm como objetivo facilitar o entendimento global sobre as responsabilidades logísticas e contratuais entre comprador e vendedor em uma transação internacional.
Eles estabelecem de forma clara as obrigações de cada parte envolvida em uma operação internacional, indicando quem arca com os custos, quem gerencia o transporte, em que momento ocorre a transferência de riscos e quem deve providenciar a documentação necessária.
A versão mais recente, chamada Incoterms 2020, passou a valer a partir de 1º de janeiro de 2020, incorporando mudanças relevantes para atender às novas demandas do comércio global.
Para que servem os Incoterms?
Conforme mencionado anteriormente, no comércio internacional, a comunicação clara é essencial. Os Incoterms eliminam interpretações ambíguas ao padronizar conceitos como entrega, frete, seguro, despacho aduaneiro e transferência de risco.
Eles servem para:
- Estabelecer a divisão de responsabilidades logísticas entre as partes;
- Definir quem arca com quais custos (frete, seguro, desembaraço etc.);
- Especificar o ponto de entrega da mercadoria;
- Prevenir litígios e falhas contratuais, que costumam gerar prejuízos e atrasos operacionais;
- Padronizar procedimentos entre países com legislações e práticas comerciais distintas.
O uso dos Incoterms permite que gerentes de logística internacional organizem de forma precisa os modais de transporte e definam com mais segurança o cronograma de entrega das mercadorias.
Já os compradores internacionais evitam surpresas ao saber exatamente o que está ou não incluído no valor negociado.
Quais são os Incoterms e como funcionam?
Os Incoterms 2020 são agrupados em duas categorias principais, conforme o tipo de transporte utilizado na negociação internacional.
Cada um desses termos define com clareza o que cabe a cada parte (vendedor e comprador) em relação a custos logísticos, gestão de riscos, ponto de entrega e responsabilidades documentais.
Incoterms utilizados em todos os tipos de transporte
- EXW (Ex Works / Na Origem): A mercadoria é disponibilizada pelo vendedor em seu estabelecimento (como fábrica ou armazém). A partir desse momento, todas as despesas e riscos passam a ser responsabilidade do comprador.
- FCA (Free Carrier / Livre no Transportador): Neste termo, o vendedor se encarrega de entregar a mercadoria ao transportador nomeado pelo comprador, em um ponto acordado previamente. A responsabilidade e os riscos sobre a carga passam para o comprador no momento em que a entrega ao transportador é concluída.
- CPT (Carriage Paid To / Transporte Pago até o Destino): Nesse modelo, o vendedor assume os custos de transporte até o local de destino, mas a responsabilidade sobre a carga é repassada ao comprador no momento da entrega ao primeiro transportador.
- CIP (Carriage and Insurance Paid To / Transporte e Seguro Pago até o Destino): Similar ao CPT, com o acréscimo de que o vendedor também é responsável pela contratação do seguro da carga até o destino final.
- DAP (Delivered at Place / Entregue no Local): A entrega da mercadoria ocorre no endereço acordado com o comprador. No entanto, os encargos relativos à importação, como impostos e desembaraço, ficam sob responsabilidade do comprador.
- DPU (Delivered at Place Unloaded / Entregue Descarregado no Local): O vendedor realiza tanto a entrega quanto o descarregamento da carga no ponto de destino. Após essa etapa, o comprador assume os compromissos restantes.
- DDP (Delivered Duty Paid / Entregue com Tributos Pagos): Neste Incoterm, o vendedor arca com todas as despesas envolvidas, inclusive tributos e encargos de importação, até a entrega final no destino indicado.
Incoterms específicos para transporte marítimo e por vias navegáveis
- FAS (Free Alongside Ship / Livre ao Lado do Navio): O produto é considerado entregue quando posicionado ao lado da embarcação no porto de embarque. A partir desse momento, todas as despesas e responsabilidades passam a ser do comprador.
- FOB (Free On Board / Livre a Bordo): A responsabilidade do vendedor termina no momento em que a mercadoria é embarcada no navio. Daquele ponto em diante, os custos e os riscos ficam sob responsabilidade do comprador.
- CFR (Cost and Freight / Custo e Frete): O fornecedor cobre o frete até o porto de chegada, porém o risco da operação é transferido no embarque da mercadoria.
- CIF (Cost, Insurance and Freight / Custo, Seguro e Frete): Assim como no termo CFR, o vendedor cobre os custos do transporte até o porto de chegada. No entanto, no CIF, ele também é responsável por contratar o seguro da mercadoria até o destino final.
Pontos-chave a considerar em cada Incoterm
- Local da entrega: Determina o ponto em que a responsabilidade pela mercadoria passa do vendedor ao comprador.
- Custos envolvidos: Cada termo define quem assume as diferentes despesas logísticas, como transporte, seguro, taxas de exportação/importação e tributos.
- Riscos da operação: Estabelece o momento exato em que os riscos de perda ou avaria da carga deixam de ser do vendedor e passam ao comprador.
- Documentação: Em determinados Incoterms, cabe ao vendedor providenciar os documentos essenciais para viabilizar o transporte internacional e garantir a liberação da carga na alfândega.
Compreender esses termos evita erros contratuais, permite maior controle sobre os custos da operação e contribui para uma logística mais segura, eficiente e alinhada à realidade tributária e aduaneira de cada país.
Impactos dos incoterms nas importações e exportações
O uso correto dos Incoterms influencia diretamente na eficiência da operação logística, gestão de riscos, previsibilidade de custos e compliance fiscal.
Para um analista de comércio exterior, por exemplo, escolher entre FOB e CIF pode impactar no valor aduaneiro e, consequentemente, nos tributos pagos.
Já para um comprador internacional, negociar com base em DDP pode parecer vantajoso, mas exige atenção dobrada com as legislações locais e o cumprimento de obrigações fiscais por parte do fornecedor estrangeiro.
Erros comuns no uso dos Incoterms incluem:
- Utilizar um Incoterm inadequado para o tipo de transporte, como aplicar FOB em embarques aéreos, é um erro comum que pode comprometer toda a operação.
- Outro equívoco frequente é não especificar corretamente o local de entrega, usando termos genéricos como “FOB China” em vez de detalhar, por exemplo, “FOB Porto de Xangai”, o que pode gerar confusões contratuais.
- Também é arriscado desconsiderar o impacto da divisão de responsabilidades sobre o seguro da carga, uma falha que pode resultar em despesas imprevistas ou prejuízos não cobertos.
Além desses pontos, os Incoterms influenciam diretamente o fluxo financeiro da empresa, pois determinam quando os custos e as obrigações passam de uma parte para outra. Por isso, é fundamental que a escolha do termo seja feita com critério, levando em conta a estrutura logística da empresa e a estratégia comercial adotada.
Como o ERP Sankhya facilita a gestão de Incoterms
Embora diversos sistemas de ERP logística não contem com um campo específico dedicado aos Incoterms, o ERP Sankhya disponibiliza recursos que possibilitam o controle detalhado dessas condições comerciais nas atividades de comércio exterior.
Veja como o sistema pode ser configurado para refletir as condições dos Incoterms:
1. Cadastro personalizado de condições comerciais
O ERP Sankhya oferece a possibilidade de inserir as condições comerciais estabelecidas conforme o Incoterm escolhido. Mesmo sem um campo específico para isso, o sistema permite identificar detalhadamente quem assume a responsabilidade pelo frete, seguro, armazenagem e pelo desembaraço aduaneiro.
2. Automatização de custos
É possível configurar o sistema para calcular automaticamente o valor FOB ou CIF, conforme os custos logísticos registrados. Isso reduz erros no valor aduaneiro e facilita a correta apuração de tributos na importação.
3. Pré-notas completas
O sistema permite a alimentação da pré-nota fiscal com dados completos da operação, incluindo frete internacional, seguro, taxas portuárias, entre outros. Tudo vinculado ao Incoterm usado. Isso garante assertividade fiscal e facilita auditorias.
4. Rastreabilidade e compliance
Com a rastreabilidade oferecida pelo ERP Sankhya, é possível acompanhar todas as etapas da operação, garantindo aderência à legislação brasileira e evitando retrabalho ou penalidades.
Benefícios na prática:
- Clareza sobre os custos reais de cada operação;
- Redução de erros fiscais e tributários;
- Maior previsibilidade para o setor de compras e logística;
- Estabelecimento de processos padronizados para o diretor de supply chain;
- Maior rapidez na tomada de decisões estratégicas fundamentadas em informações precisas.
Conclusão
Os Incoterms são ferramentas indispensáveis para quem atua com comércio exterior e logística internacional.
Mais do que regras formais, eles são um instrumento de gestão de risco e de eficiência operacional, que afeta desde o momento da negociação com fornecedores até o desembaraço e entrega final da mercadoria.
Para analistas, compradores, gestores e diretores, dominar os Incoterms é essencial para garantir segurança jurídica, evitar custos inesperados e manter a fluidez das operações internacionais.
E mais: com o apoio do ERP logístico Sankhya, sua empresa pode automatizar processos, manter a rastreabilidade das operações, refletir corretamente as condições comerciais e garantir compliance total com a legislação brasileira.
