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Controle de estoque consignado: descubra a melhor maneira de fazer

O controle de estoque consignado é necessário quando a empresa realiza venda sob consignação ou contrato estimatório. Nesse tipo de...

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O controle de estoque consignado é necessário quando a empresa realiza venda sob consignação ou contrato estimatório. Nesse tipo de transação, o fornecedor (consignante) estoca e disponibiliza determinada quantidade de seu produto na empresa de seu cliente (consignatário), mantendo a propriedade deste estoque.

Portanto, apesar de ter sido feita a transferência de local, os produtos continuam sendo de propriedade do fornecedor, até que termine o prazo estipulado em contrato, quando a empresa deve fazer o pagamento ou restituir as mercadorias consignadas.

Terminado o prazo, mesmo que não seja feito o pagamento, a propriedade é transferida automaticamente ao consignatário, que fica obrigado a pagar o valor do produto ou, do contrário, ficará inadimplente.

O modelo de estoque consignado é uma estratégia bastante utilizada por fornecedores para agilizar a distribuição e expandir seus canais de vendas. Também contribui para reduzir os custos com estocagem. Mas, para que funcione, é preciso entender como fazer o devido controle dessas mercadorias.

Neste artigo, traremos tudo o que você precisa saber sobre o funcionamento do estoque consignado e o que é preciso observar para registrá-lo de maneira adequada na empresa, evitando prejuízos. Acompanhe e fique por dentro!

Estoque consignado: entenda qual é a perspectiva em que a sua empresa se encontra

Quando falamos em estoque consignado, a empresa tem duas perspectivas diferentes como possibilidades para gestão:

Estoques de terceiros em poder próprio 

Essa situação ocorre quando o fornecedor deixa produtos sob o domínio da sua empresa, transferindo posse e uso, mas mantendo a propriedade desses itens.

O controle desses produtos deve ser feito de forma criteriosa, já que eles não devem se confundir com os que são da sua empresa. Apesar de estarem presentes no seu estoque e permanecerem à sua disposição, eles ainda não pertencem à sua empresa.

Estoque próprio em poder de terceiros

Já essa outra situação é o oposto da anterior: a sua empresa deixa produtos sob o domínio de outra, o que exige procedimentos que controlem quais itens não se encontram na estrutura física da sua empresa. Apesar de estarem sob o domínio de um terceiro, esses produtos são de sua propriedade e, portanto, devem ser considerados em seu controle de estoque.

Para que a sua empresa tenha a informação exata das quantidades e dos locais onde os estoques estão armazenados, esse tipo de estoque deve ser administrado separadamente do restante do seu estoque. Ou seja, deve ser considerado como um estoque especial concedido a clientes específicos.

Em ambas as perspectivas, é preciso um cuidado especial no controle de estoque, uma vez que é fácil confundir produtos que estão apenas alocados na empresa e produtos que são realmente da empresa. Na outra situação, é possível dar falta de produtos no estoque físico da empresa, enquanto eles estão estocados em outro local, mas continuam pertencendo a ela.

Como fica o estoque consignado do ponto de vista contábil?

Nesse formato de consignação, quem emite nota fiscal para quem? Quando analisada sob o ponto de vista contábil, a consignação mercantil acontece da seguinte forma:

Quando o fornecedor envia a mercadoria ao intermediário

  • Fornecedor: emite uma nota fiscal de “remessa em consignação” ao intermediário.
  • Intermediário: emite uma nota fiscal de “devolução simbólica – mercadorias recebidas em consignação” ao fornecedor.

Quando o intermediário vende a mercadoria que estava em consignação

  • Fornecedor: emite uma nota fiscal de “venda” ao intermediário.
  • Intermediário: emite uma nota fiscal de “venda de mercadoria recebida em consignação” ao cliente.

Quando o intermediário devolve a mercadoria consignada

  • Intermediário: emite nota fiscal de “devolução de mercadoria recebida em consignação” ao fornecedor.

Aqui, estamos chamando de intermediário a empresa que tem a posse temporária da mercadoria.

Como é feito o controle de estoque consignado?

Conheça as diferentes formas possíveis de realizar o controle de estoque consignado e em quais situações elas são recomendadas:

De forma manual

Manualmente, o controle de estoque consignado pode ser realizado por meio de anotações em papel ou até mesmo contando com a lembrança de quais produtos foram consignados ou estão em consignação no poder da sua empresa.

No entanto, esse método é inseguro, devido à grande exposição a erros e esquecimentos.

Só deve ser realizado por empresas que raramente recebem ou disponibilizam estoque consignado, tornando dispensável manter controles efetivos desses itens.

De forma eletrônica-manual

O controle de estoque consignado também pode ser realizado utilizando programas simples ou planilhas eletrônicas de apoio para fazer o lançamento de todas as informações relativas aos produtos estocados em outras empresas e daqueles que são de propriedade de outra empresa e estão no seu estoque.

Esse método conta com a digitação manual de informações e, portanto, está sujeito a erros, já que é feito de forma eletrônica, mas não integrada.

É recomendado para empresas que recebem ou disponibilizam quantidades de estoque consignado que justifiquem manter procedimentos básicos de controle desses produtos.

Por meio de sistema integrado de gestão

A maneira mais eficiente de fazer o controle de estoque consignado é utilizando um sistema integrado de gestão (ERP) que possibilite a administração desses produtos, dando-lhes tratamento especial, atualizando e identificando quais são os clientes parceiros, locais de armazenagem, quantidade etc.

Esse método é recomendado para empresas que desejam ter eficiência no controle de estoque consignado, já que automatiza os processos e garante precisão nas informações registradas no sistema.

Saiba como é realizado o controle de estoque consignado com um sistema de gestão

Quando a empresa conta com um sistema integrado de gestão, o controle de estoque consignado se torna muito mais eficiente.

Assim que um produto é recebido, é possível identificar pela nota fiscal se a natureza da operação é uma “remessa em consignação” e informar ao ERP da empresa que se trata de estoque de terceiro que estará sob o poder da empresa, conforme tempo determinado em contrato firmado com o fornecedor.

Quando há qualquer movimentação relativa a esse tipo de produto, automaticamente o sistema dá o devido tratamento especial ao item, seja uma venda, em que a área comercial fatura os itens e o registro de saída é feito em tempo real, ou a devolução de artigos em consignação, quando é feita a restituição desses produtos ao fornecedor.

Além disso, o sistema permite também a impressão de relatórios para acompanhamento dos estoques de terceiros que estão em poder da empresa, facilitando a verificação dos produtos fisicamente e permitindo a conferência direto na área de estoque, conforme imagem:

Quer saber como implementar um sistema integrado de gestão para um perfeito controle de estoques? Então, confira este conteúdo:

5 dicas para implantação de um software de gestão de estoques

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Redator Sankhya

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