Gestão de compras: o que é e como fazer de forma eficiente

Muito se fala da importância do setor de vendas em uma organização. Mas, para que essa área tenha sucesso, existe outra tão importante quanto: o setor de compras. Saber fazer um planejamento adequado e manter uma boa relação com fornecedores é a chave para dominar a gestão de compras com eficiência.

A gestão de compras é indispensável para empresas que desejam alcançar o sucesso, conquistar e fidelizar clientes. Por meio de estratégias consolidadas, é possível evitar o risco de haver falta ou excesso de itens comprados, o que prejudica as finanças dos negócios.

Neste artigo, explicamos o conceito de gestão de compras, a importância desse setor na organização, como fazer essa gestão de maneira efetiva e como utilizar um ERP de qualidade que ajude em todos os processos com praticidade e precisão. Confira!

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é todo o planejamento dos processos de compras que a empresa precisa fazer, utilizando fatores que são importantes e que permitem uma gestão mais eficiente, como: 

• Fazer programações de compras para períodos específicos;
• Identificar as reais necessidades de compra;
• Fazer negociações;
• Evitar falta ou excesso de produtos em estoque;
• Comprar apenas a quantidade necessária;
• Ter fornecedores de qualidade como parceiros.

A função primordial da gestão de compras é administrar todas as etapas da cadeia de suprimentos ligada ao coração dos negócios, ou seja, os produtos. A má gestão desse setor pode acarretar problemas financeiros, de relacionamento com o cliente e, consequentemente, de lucratividade.

Uma boa gestão de compras faz com que todos os outros setores da empresa que estão ligados às vendas consigam manter equilíbrio e sintonia, funcionando de forma alinhada, sem falhas e com um alto padrão de qualidade.

Qual é a importância de uma boa gestão de compras?

Muitas vezes, os setores específicos não fazem uma gestão de compras que atenda exatamente às necessidades da empresa. Gastam além do que é planejado ou investem em insumos ou produtos em excesso, que não têm boa saída, e isso acarreta desperdícios e problemas financeiros.

As compras influenciam diretamente nas vendas, na gestão do estoque e, principalmente, na relação com o cliente final. É através da fidelidade dos consumidores e do destaque no mercado pela qualidade e eficiência no serviço que a empresa consegue o crescimento desejado e os lucros.

Com uma gestão de compras alinhada com os objetivos, a empresa consegue otimizar processos, melhorar a produção e aprimorar a qualidade dos produtos, com tomadas de decisões baseadas na organização do planejamento e que atendam aos requisitos procurados pelos clientes, que estão cada vez mais exigentes.

Como fazer a gestão de compras de forma efetiva? Algumas dicas

O setor de compras é um dos principais dentro de uma empresa, tendo em vista que é o fator chave para a qualidade das produções (para empresas que compram insumos) ou dos itens adquiridos com os fornecedores direto aos pontos de venda.

Independente do segmento que a organização atua, a tríade compras, estoque e vendas precisa estar em total sintonia para que o planejamento estratégico dos negócios flua. A gestão de compras exige organização e planejamento preciso. Por isso, é importante estar em dia com vários fatores que estão envolvidos diretamente com as compras.

Integrar informações entre setores na hora de fazer uma gestão de compras facilita as tomadas de decisões e possibilita aos gestores fazerem todas as etapas, até a finalização da compra, de forma efetiva. Algumas dicas são essenciais para que as ações desse setor sejam precisas.

1. Planejamento

Ter informações não é o suficiente para um bom gerenciamento de compras. O planejamento é o fator principal para começar todo o processo. É preciso detalhar as prioridades para saber o que é essencial e integrar todos os dados em um único sistema, para que os setores envolvidos de alguma forma nas compras possam fazer análises e consultas a todo momento.

Ter os cálculos e registros precisos de toda a quantidade comprada e valores gastos nas compras também ajuda nos planejamentos futuros e em projeções mais precisas. Ter um planejamento estratégico é interessante inclusive para a negociação com fornecedores.

2. Estoque

Sem uma gestão de estoque alinhada, é impossível ter uma gerenciamento de compras eficiente. Isso porque, para saber fazer compras estratégicas, é preciso saber como funciona o estoque e os pontos principais dele:

• Produtos/insumos mais vendidos/utilizados;
• Itens com baixa saída em excesso no estoque;
• Informações geradas no inventário;
• Previsões de compras baseadas em dados;
• Análise de entrada e saída dos produtos em estoque.

Com todas essas informações em mãos, os gestores conseguem adiantar as compras para os períodos adequados e fazer previsões principalmente para épocas em que a demanda é maior, no segmento em que a empresa atua.

3. Fornecedores

Fornecedores são uma extensão da empresa e, por isso, precisam também estar alinhados com todo o planejamento estratégico dos negócios. Qualidade, preço e compromisso com as datas de entrega são fatores que podem fazer uma organização se destacar dos concorrentes ou ficar para trás. Por isso, é essencial escolher e avaliar os parceiros certos.

Mesmo que seja um processo demorado, a dica é fazer orçamentos com vários fornecedores, procurar feedbacks de outros clientes, avaliar a qualidade dos produtos e a forma de trabalho de cada um para fazer escolhas certeiras e ter grandes aliados para a gestão de compras.

4. Sistema de gestão

Ter um sistema de gestão que facilite toda a organização e a gestão de compras é uma importante decisão para que a empresa consiga ter eficiência em todos os processos e integração de informações com todos os setores envolvidos nas compras (vendas e estoque). 

Um sistema de qualidade permite aos os gestores:

• Otimizar tempo;
• Aumentar produtividade;
• Fazer monitoramentos em tempo real;
• Registrar o que foi comprado, quantidades, preços pagos e outros detalhes;
• Ter análises e relatórios precisos;
• Entender todo o funcionamento do estoque;
• Acessar dados das vendas e se basear neles para planejar.

Por que o ERP é primordial para o processo de compras?

Um dos fatores principais para o sucesso empresarial é uma gestão de compras bem planejada e, para que os processos sejam mais dinâmicos, com qualidade e menor risco de erros, o uso do sistema ERP é um facilitador para os gestores.

Em pesquisa realizada pela Deloitte, denominada “Agenda 22”, 95% dos entrevistados mencionaram a importância do Enterprise Resource Planning (ERP) para o sucesso dos negócios no ano de 2022.

As rotinas de compra no ERP Sankhya, por exemplo, permitem que os gestores acompanhem todo o processo em uma única tela, monitorando e analisando em tempo real os indicadores, que ajudam a reduzir as margens de erros durante as etapas.

Neste sistema de gestão de compras, é possível acompanhar todas as informações do estoque, que são essenciais para o planejamento estratégico das compras, monitorar o lead time da entrega e obter sugestões de compra com base no giro de estoque.

Depois dos pedidos de compras feitos, os gestores conseguem acompanhar o andamento das entregas, além de notas e arquivos, podendo monitorar todos os desempenhos dos produtos com ferramentas como:

• Ranking de faturamento;
• Giro dos produtos;
• Situação das mercadorias em relação às vendas;
• Comportamento de compras dos produtos;
• Análise da lucratividade dos pedidos realizados.

Conheça mais sobre o sistema de gestão de compras no ERP Sankhya.

Sendo assim, investir em um sistema ERP com todas essas funcionalidades, qualidade e dinamismo é a melhor opção para manter as finanças em dia, se destacar diante dos concorrentes, além de fidelizar e atrair novos clientes.

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