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Gestão de fornecedores: 7 dicas de como fazer e como o ERP pode te ajudar

Como não errar na escolha dos seus canais de fornecimento? O que considerar no relacionamento da empresa com seus fornecedores?...

gestão de fornecedores

Como não errar na escolha dos seus canais de fornecimento? O que considerar no relacionamento da empresa com seus fornecedores? Qual é o impacto que a gestão de fornecedores tem nos negócios? 

Para respondermos a essas questões, é preciso compreender que a gestão de fornecedores vai além da negociação de preços e deve ser vista como um recurso estratégico da empresa, capaz de trazer vantagens competitivas ao negócio.

Entretanto, além de boas práticas de gestão, o uso da tecnologia vem para agregar mais eficiência, agilidade e segurança no gerenciamento dos processos e no fluxo de informações de um departamento de compras.

Neste artigo, vamos te ajudar a planejar a gestão de fornecedores, levantar os erros mais comuns no relacionamento entre comprador e fornecedor e mostrar como um ERP traz mais maturidade para esse processo. Boa leitura! 

Qual é a importância de fazer uma boa gestão de fornecedores?

Um ponto crítico em uma empresa é o seu relacionamento com os fornecedores. Saber escolher os parceiros certos e administrar essa relação é um desafio diário que impacta nos resultados dos negócios. 

Não tem como falar em gestão de compras sem falar em cadeia de suprimentos (supply chain). A cadeia de suprimentos é um sistema de organização que engloba todas as etapas envolvidas, direta ou indiretamente, no atendimento de um pedido dos clientes, que inclui:

  • Fabricantes;
  • Fornecedores;
  • Transportadoras;
  • Depósitos;
  • Varejistas;
  • Clientes.

Nesse sentido, a relação com os fornecedores – um dos atores da cadeia de suprimentos – impacta na produção, no atendimento das demandas dos clientes por preço e prazo adequados, na obtenção de produtos e serviços com melhor qualidade, na redução dos custos da empresa, entre outros aspectos.

Os fornecedores devem ser vistos como stakeholders capazes de agregar valor ao negócio. Mais do que oferecer o “melhor preço” (o que não significa menor preço) e contar com bons prazos de entrega e pagamento, o fornecedor deve ir além para fortalecer a organização. Como? Apoiando na redução de custos, no monitoramento das encomendas, oferecendo sugestões de logística ou mesmo auxiliando no gerenciamento de estoque.

Quais são os principais erros na hora de escolher fornecedores?

De um lado, estão seus clientes com demandas e expectativas de receberem um produto ou serviço de qualidade, ter a entrega dentro do prazo e contar com um bom atendimento. Do outro, os canais de fornecimento que sua empresa necessita para colocar os produtos na prateleira ou prestar o serviço prometido.

Ou seja, a parceria entre a empresa e o fornecedor pode resultar no sucesso ou no fracasso das suas vendas. Portanto, para a relação funcionar sem ruídos, alguns pontos devem ser evitados na hora de contratar os fornecedores. Confira a seguir:

Fazer ou comprar? 

Deixar de analisar essa questão quando se fala em gestão estratégica de fornecedores é um grande erro. Antes de decidir se vai produzir ou realizar uma determinada atividade, ou atribuí-la a outra empresa, é necessário ponderar alguns pontos:

  • A terceirização trará melhoria no desempenho da organização? 
  • A contratação de fornecedores irá possibilitar que os esforços da empresa sejam empregados em atividades estratégicas?
  • A parceria com canais de fornecimento será uma vantagem competitiva?

Não conhecer o seu mercado fornecedor 

Toda empresa precisa de matéria-prima e insumos, o que torna o fornecedor fundamental para qualquer negócio. Assim, tão importante quanto conhecer e acompanhar as tendências dos seus concorrentes e consumidores, é estar por dentro do mercado fornecedor para o seu setor

Para tanto, a empresa deve fazer um levantamento de todos os potenciais fornecedores para ampliar suas opções e, assim, escolher os mais adequados ao seu negócio.

Desconhecer os processos da cadeia de suprimentos 

A negociação com o fornecedor deve considerar todos os aspectos da cadeia de suprimentos para tornar a operação mais segura e adequada. O setor de compras deve planejar e acompanhar os custos da cadeia, o transporte e a qualidade das matérias-primas e insumos, bem como gerir o armazenamento e coordenar a distribuição. 

Selecionar apenas pelo critério de menor preço 

Como dito anteriormente, menor preço não significa melhor preço. Para selecionar um fornecedor, é preciso avaliar outros critérios, como:

  • Forma de pagamento;
  • Prazo e pontualidade na entrega;
  • Experiência do fornecedor na atividade realizada;
  • Localização do fornecedor;
  • Questões de segurança, meio ambiente e saúde. 

Desconsiderar os valores e o histórico do fornecedor 

Em uma época em que os consumidores prezam por ética e responsabilidade social, a empresa que não considerar esses pontos ao escolher seus fornecedores pode ter sua imagem e reputação prejudicadas.

Os parceiros de fornecimento devem estar alinhados com os valores da organização. Além disso, fique de olho se eles estão em dia com as obrigações trabalhistas, fiscais e tributárias, cumprindo as normas de segurança e saúde, se adotam medidas de compensação ambiental e possuem uma boa gestão financeira.

Buscar apenas vantagens para a empresa 

O fornecedor deve ser visto como um parceiro da empresa e, para o sucesso da parceria, é preciso haver uma relação de “ganha-ganha”, ou seja, em que ambos saem ganhando.

Por exemplo, o fornecedor comprometido com a evolução da organização pode obter em contrapartida um contrato de fornecimento por um período longo.

7 dicas de como fazer uma boa gestão de fornecedores

Uma boa gestão de fornecedores é aquela em que as decisões de suprimentos são planejadas de acordo com as demandas dos clientes e as estratégias da organização. Os canais de fornecimento se tornam parceiros que colaboram para racionalizar os recursos envolvidos e atender com qualidade os consumidores.

Conheça a seguir 7 dicas de como gerir a relação com os fornecedores: 

1. Seleção de fornecedores

A escolha dos canais de fornecimento é uma das primeiras etapas da gestão de compras. A partir da compreensão de que a área de suprimentos não é apenas um departamento de apoio, o processo deve ser conduzido com maturidade, seguindo alguns pontos fundamentais: 

  • Comece pelo estudo do mercado fornecedor; 
  • Estabeleça os critérios importantes para a contratação dos parceiros; 
  • Solicite propostas aos potenciais fornecedores por meio de um RFP (Request For Proposal)
  • Analise a possibilidade de visitar os fornecedores selecionados;
  • Pesquise a situação jurídica da empresa que atende os critérios. 

2. Gerenciamento de contrato

Para tornar a relação entre empresa-compradora e empresa-fornecedora segura e estável, a parceria deve ser formalizada através de contratos. O relacionamento jurídico auxilia a evitar os litígios e a estabelecer um consenso quando há divergências e conflitos entre as partes que terminam em litígios. 

3. Avaliação dos fornecedores

Para além da assinatura de contratos, é importante contar com indicadores para medir os objetivos propostos e avaliar se o plano de ação está em conformidade com o estabelecido em contrato

Para realizar a avaliação de desempenho do fornecedor, considere:

  • Alinhar as metas do fornecedor com os objetivos organizacionais da empresa;
  • Estabelecer os aspectos de desempenho que serão monitorados;
  • Definir o método de coleta de informações;
  • Dar feedback aos fornecedores sobre as avaliações;
  • Fazer os ajustes necessários para a melhoria da relação. 

4. Negociação

A capacidade de negociação contribui para a redução dos custos da empresa. É importante saber negociar com os fornecedores os valores pagos, as condições de pagamento, os serviços agregados, a assistência técnica e outros benefícios. 

A empresa deve avaliar em que momento negociar compras em volume pode refletir positivamente na margem, já que será possível reduzir o custo unitário do material, ou se é a hora de reduzir o estoque para itens que não têm giro.

5. Crescimento e parceria 

Investir no desenvolvimento do seu fornecedor pode ser uma saída para preencher lacunas do mercado, bem como estreitar as relações.

Diante de uma avaliação ruim, se a mudança de fornecedor acarretar em um maior custo, considere desenvolver programas de treinamentos para a melhoria dos produtos e processos do fornecedor.

6. Fornecedores alternativos

Contar apenas com um canal de fornecimento para cada serviço é um risco para a operação da empresa. Qualquer dificuldade enfrentada pelo parceiro pode ocasionar em preços altos e no risco de faltar produtos em estoque. 

Mantenha um relacionamento com outros fornecedores e tenha opções de insumos e matérias-primas que possam substituir as que a empresa utiliza. 

7. Tecnologia na gestão de fornecedores

Automatizar a gestão de fornecedores é contar com tecnologias que tornam o trabalho mais confiável e ágil. O mercado conta com inúmeras ferramentas de gestão, inclusive gratuitas. 

O uso de um ERP traz inúmeros benefícios, como:

  • Auxiliar e otimizar os processos da empresa;
  • Evitar erros e retrabalhos com informações duplicadas ou divergentes;
  • Ter um ambiente mais seguro para manter os dados obtidos internamente e externamente do que papéis e planilhas;
  • Fornecer informações estratégicas para a tomada de decisão. 

Como o ERP Sankhya auxilia a gestão de fornecedores

Uma ferramenta de gestão inteligente pode trazer maior vantagem competitiva para a sua empresa. Um sistema integrado como o ERP Sankhya interliga todos os dados e processos operacionais, fornece indicadores gerenciais em tempo real e traz mais maturidade para a gestão. 

A Sankhya oferece a solução Ficha de Parceiro para a gestão de fornecedores. O recurso contribui para criar indicadores e monitorar o relacionamento com os canais de fornecimento, auxiliando desde movimentação financeira, histórico de contatos, negociações, limite de crédito, atrasos, produtos negociados, até consulta junto ao SERASA e informações de contatos.

A tela Ficha de Parceiros apresenta um resumo do relacionamento com o parceiro, seja cliente ou fornecedor. Os painéis apresentados são personalizáveis, para que cada empresa tenha à vista o que mais importa no seu negócio.

Sobre o autor
Redatora Sankhya

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