Por que sua empresa precisa automatizar o processo de compras?
Se você ainda precisa digitar pedidos de compra, está na hora de rever seus processos. Você tem noção de como...
Se você ainda precisa digitar pedidos de compra, está na hora de rever seus processos. Você tem noção de como o seu processo de compras pode ser mais ágil e eficiente ao adotar práticas mais modernas? É sobre isso que eu quero conversar com você hoje.
Será que o seu processo de compras ainda está no século 20?
Sério! Não é possível que no século 21 você ainda digita pedidos de compra, né? Existe uma teoria clara de como uma boa compra deve ser feita e um ERP pode te ajudar muito nisso.
O fato é que um bom processo de compras deve ser automatizado. É claro que existem muitas considerações intelectuais, de experiência e de conhecimento de negócio que só seres humanos vão ter. Mas as rotinas, os processos e o passo a passo deve sim ser automatizado.
Por exemplo, como você sabe o que precisa ser comprado na empresa? Antigamente, existia aquela característica de ir lá no estoque dar uma olhada e ver se estava baixo. E, então, comprar mais daqueles produtos que você percebia que tinha em menor quantidade, certo? Bem no olho mesmo, sem medir nada.
É dessa mesma época aquela figura do estoque que as empresas apresentavam com orgulho: “essa pessoa tem o estoque todo da empresa na cabeça”. Como se isso fosse uma vantagem. Tenho uma notícia para você: isso é coisa do século passado. Colaborador nenhum deve ficar responsável por conhecer o estoque de cor, como era feito antigamente.
Até porque hoje os estoques são muito mais diversificados. É impossível que um ser humano normal detenha o conhecimento do giro, do fluxo e do estoque mínimo de tantos produtos, mesmo que seja uma empresa pequena.
Então, hoje em dia, esse colaborador que sabe tudo do estoque na cabeça não precisa existir mais. Basta que a sua empresa tenha um bom ERP que o próprio sistema vai dominar grande parte do conhecimento necessário sobre o estoque, liberando os colaboradores para terem funções mais estratégicas e não meramente operacionais como no passado.
E como o sistema ERP detecta qual é o ponto de ressuprimento do estoque?
É simples: você estabelece para o sistema uma métrica, aquela mesmo que você usa quando vai fazer a conta olhando para o estoque.
Vamos imaginar que, por exemplo, você tem um produto que vende 1.000 unidades por mês e o ERP sabe que o seu lead time de fornecimento (ou seja, o tempo que o seu fornecedor leva para satisfazer o seu pedido) é de 15 dias.
Sendo assim, se a sua empresa vende 1.000 produtos por mês e o fornecedor leva 15 dias para entregar, então o seu ponto de ressuprimento é 500 unidades.
Mas você não pode contar com apenas 500 produtos, porque o seu fornecedor pode atrasar ou ainda pode ser que a sua empresa tenha uma venda extemporânea e falte estoque. Então, você estabelece, por exemplo, uma margem de 10% ou 15%.
Dessa forma, o seu ponto de ressuprimento vai ser as 500 unidades referentes ao lead time mais 10% ou 15%, ou seja, 550 ou 575 unidades, supondo que você vai fazer uma cobertura de estoque para 30 dias.
Então, é isso o que você precisa informar para o seu sistema.
A partir daí, como funciona o processo de compras?
O seu ERP vai analisar o período dos últimos meses, verificar se o giro está subindo ou descendo, estabelecer qual é o ponto de ressuprimento e fazer uma sugestão de compra com a porcentagem de acréscimo ideal.
Assim, quando o estoque alcançar esse ponto de ressuprimento, o sistema vai informar que está na hora de fazer uma nova compra.
E não importa se você tem 5 mil, 10 mil ou 20 mil itens. Quando você abrir o seu ERP, vai estar lá: “hoje é dia de comprar esses produtos, nessas quantidades, por causa desse giro, dessa margem, desse estoque, desses pedidos” etc.
A partir dessa sugestão, você pode simplesmente acatá-la e automaticamente é realizado o pedido de cotação ou mesmo de compra, sem que você tenha que digitar nada.
Se você já tem uma negociação com determinado fornecedor, o pedido de compra já pode ser gerado. Em outra situação, em que você tenha que fazer uma cotação, o seu ERP pode mandar um e-mail para os fornecedores e levá-los para um portal de cotação, onde eles poderão inserir a oferta que eles têm para a sua empresa, colocando preço, prazo de pagamento, prazo de entrega, valor de frete etc.
Em seguida, já tendo o cálculo dos diferenciais de alíquota e os cálculos correspondentes ao que vai ser tributado naquela operação (créditos e débitos de impostos), o próprio sistema faz a classificação de qual é a melhor oferta, informando ao comprador.
Além disso, o sistema permite reabrir a cotação, porque você pode inclusive querer que o seu fornecedor melhore a oferta. Então, você tem acesso ao histórico das ofertas e aquela que você fechou. Fica tudo registrado e de acordo com as normas de compliance de segurança de compras.
Depois disso, quando você aprova, o seu fornecedor emite uma nota fiscal de compra e o sistema avalia se ela coincide com o pedido de forma automática, uma vez que tudo está registrado no pedido. O sistema faz toda essa verificação e validação da nota sem nenhuma interação humana.
Por que fazer isso de forma automatizada?
A única interação humana realmente necessária é a inspeção de entrada. Ou seja, quando chega o caminhão na empresa com as mercadorias, é preciso fazer uma conferência.
Mas, depois disso, o sistema faz o desdobramento automático de tudo o que precisa acontecer no processo de compras:
- dá entrada no estoque;
- liquida a provisão financeira correspondente e deixa uma conta a pagar;
- escritura fiscalmente;
- contabiliza.
Também é possível notificar quem estava esperando aquele produto, seja um gerente de produção ou um gerente de vendas, por exemplo. Isso também vale para aquelas compras que são originadas a partir de encomenda, e não de giro.
Resumindo, o processo de compras precisa ser automatizado para liberar os compradores para fazerem outras atividades que um sistema não é capaz de fazer, como desenvolver fornecedores e encontrar as melhores ofertas.
E aí na sua empresa, como é o processo de compras? Compartilhe conosco quais são os desafios que você enfrenta. Estamos à disposição para encontrar a melhor solução para você.
Veja também o vídeo em que falo sobre esse assunto no meu canal do Youtube:
Sobre o autor
Mestre do ERP
Com mais de 30 anos de experiência em ERP, Marco Antônio Salvo possui experiência na área de serviços, desenvolvimento e software. Atualmente atua na área de desenvolvimento de novos negócios e soluções na Sankhya Gestão de Negócios, e tem o maior canal sobre ERP do Brasil, o Mestre do ERP.
