No ambiente empresarial brasileiro, cumprir as obrigações acessórias garante a regularidade fiscal e evita penalidades. Esses deveres vão além do pagamento de tributos e envolvem a entrega de informações detalhadas aos órgãos de fiscalização.
Elas impactam diretamente a organização interna das corporações e exigem atenção constante para acompanhar atualizações na legislação.
Neste guia completo, explicamos o que são as obrigações acessórias, quais são os tipos de obrigações acessórias tributárias e como controlar os prazos. Confira!
O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são deveres administrativos que as organizações precisam cumprir para informar corretamente suas operações aos órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e as secretarias estaduais e municipais.
Elas não envolvem o pagamento direto de tributos, mas a entrega de documentos, declarações e registros que comprovem o cumprimento das obrigações principais, como o pagamento de impostos.
O objetivo é manter a transparência nas atividades econômicas e facilitar a fiscalização por parte das autoridades competentes.
Exemplos de obrigações tributárias acessórias
Além de entender o que são as obrigações acessórias, é preciso conhecer os principais exemplos que fazem parte do dia a dia das empresas. Cada uma dessas obrigações desempenha um papel para manter a regularidade fiscal e evitar penalidades. Entre as principais, estão:
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): documento enviado à Receita Federal que informa os tributos e contribuições apurados e pagos;
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): relatório que apresenta os valores de imposto de renda e contribuições retidos de pagamentos feitos a terceiros;
- SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital): plataforma que reúne informações fiscais e contábeis para simplificar e integrar o envio de dados à RF;
- EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições): declaração digital que registra a apuração do PIS e da COFINS sobre a receita da corporação;
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): documento que informa dados sobre empregados para controle estatístico e cumprimento de obrigações trabalhistas;
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social): documento que reúne dados para o recolhimento do FGTS e contribuições previdenciárias;
- eSocial: sistema que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas aos empregados.
Qual é a diferença entre obrigações acessórias e obrigações tributárias?
Enquanto as obrigações tributárias referem-se ao pagamento dos tributos devidos (como Imposto de Renda, ICMS, entre outros), as obrigações acessórias envolvem a entrega de documentos e informações exigidas pelo Fisco para o controle e a fiscalização dos tributos.
Ou seja, as obrigações tributárias são relacionadas ao valor efetivo do tributo, enquanto as obrigações acessórias dizem respeito ao cumprimento das formalidades e à comunicação das operações realizadas pela empresa.
Tipos de obrigações acessórias tributárias
A gestão tributária de uma corporação varia conforme o regime de tributação adotado. Cada um exige o cumprimento de obrigações acessórias específicas, que asseguram a conformidade fiscal e evitam penalidades.
Conhecer as obrigações de cada regime é importante para a regularidade e a rapidez nos processos tributários.
Obrigações acessórias do Simples Nacional
- DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional do Microempreendedor Individual): declaração anual que reúne as informações sobre o faturamento do MEI;
- PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional): declaração mensal para o pagamento de tributos;
- Relatório de Receitas Brutas: documento que detalha a receita bruta obtida no mês;
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional, com dados financeiros e fiscais anuais.
Obrigações acessórias do Lucro Presumido
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): declaração que informa à Receita Federal os tributos devidos e pagos no período;
- EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições): obriga a escrituração digital do PIS e da COFINS;
- EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS e IPI): necessária para apuração e declaração dos tributos estaduais;
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): informação anual sobre os valores retidos na fonte de impostos sobre salários e pagamentos.
Obrigações acessórias do Lucro Real
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): deve ser entregue mensalmente ou trimestralmente, conforme a organização;
- EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições): registro eletrônico das contribuições de PIS e COFINS, detalhando créditos e débitos;
- SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital): escrituração digital do ICMS, IPI e outros tributos, essencial para a fiscalização e controle tributário;
- Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ): declaração do imposto sobre a renda, com base nos lucros apurados.
Como identificar quais as obrigações acessórias da sua empresa?
Cada corporação possui obrigações acessórias específicas, que variam conforme seu porte, regime tributário e setor de atuação. Por isso, é fundamental ter clareza sobre as regras aplicáveis ao seu negócio.
A identificação correta evita riscos fiscais e assegura a conformidade com o Fisco. Veja o passo a passo para identificar as obrigações acessórias do seu negócio:
- Verifique o regime tributário: saiba se a empresa é optante pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real;
- Consulte a legislação vigente: acompanhe as normas federais, estaduais e municipais que impactam o seu setor;
- Mapeie as obrigações específicas: identifique as declarações e documentos exigidos conforme o enquadramento da organização;
- Conte com o suporte de um contador: profissionais especializados ajudam a garantir o cumprimento de todas as obrigações;
- Mantenha-se atualizado: revise periodicamente as exigências legais, pois mudanças podem ocorrer ao longo do tempo.
Quais são os prazos de obrigações acessórias?
Os prazos para o cumprimento das obrigações acessórias variam conforme a natureza de cada uma. Existem documentos que precisam ser entregues mensalmente, como a DCTFWeb e a GFIP, que envolvem informações sobre tributos e folha de pagamento.
Outras obrigações são trimestrais, como a ECF para empresas do Lucro Presumido, que precisa ser enviada após o fechamento de cada trimestre.
Já as anuais, como a DIRF e a RAIS, consolidam dados importantes sobre rendimentos e relações trabalhistas ao longo do ano. Cumprir esses prazos mantém a regularidade fiscal do negócio e evita multas.
Como controlar os prazos e as obrigações acessórias?
Controlar os prazos e as obrigações acessórias é fundamental para manter a regularidade fiscal das empresas.
Com o crescimento das exigências tributárias, confiar apenas em processos manuais se tornou arriscado. A seguir, saiba como fazer esse monitoramento para manter suas obrigações sempre em dia.
Utilize um calendário de obrigações fiscais
Organizar todas as datas importantes em um calendário específico ajuda a visualizar melhor as obrigações acessórias. Marque as datas de entrega de declarações, pagamentos de tributos e outras exigências.
Mantenha o calendário atualizado sempre que houver mudanças na legislação. Assim, é possível evitar esquecimentos e garantir o cumprimento dos prazos.
Defina responsáveis para cada obrigação
Delegar a responsabilidade de cada obrigação a uma pessoa ou equipe específica é fundamental para o controle, facilitando o acompanhamento das tarefas, permitindo identificar rapidamente eventuais atrasos e gerando um senso de responsabilidade individual.
Realize reuniões periódicas para revisar o andamento das atividades. Essa prática diminui riscos de falhas no cumprimento das obrigações.
Realize auditorias internas periódicas
Auditorias internas são uma excelente forma de encontrar falhas no controle de prazos. Elas permitem verificar se todas as obrigações foram cumpridas corretamente e dentro dos prazos previstos.
Também ajudam a prevenir problemas que possam gerar multas e autuações. Programe auditorias periódicas ao longo do ano, mesmo quando não houver sinais de erro. A prevenção é sempre mais eficiente e econômica do que a correção.
Utilize um sistema para gestão tributária
Adotar um sistema ERP para gestão tributária ajuda na automação e na conformidade fiscal. Com atualizações automáticas e em tempo real, a empresa se mantém alinhada à legislação vigente, reduzindo erros e retrabalho.
A solução elimina a dependência de planilhas, traz rastreabilidade às operações fiscais e aumenta a segurança contra autuações. Com implantação rápida e um copiloto especializado, auxilia na atualização de cadastros e na recuperação de créditos tributários, elevando o ganho líquido em até 20% ao ano.
Funcionalidades como auditoria de XML, integração de NFSe e monitoramento de regras tributárias tornam a gestão mais ágil. Além disso, o sistema prepara para a Reforma Tributária, oferecendo insights estratégicos e acompanhando milhares de regras fiscais automaticamente.
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