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O que é ERP:
Entenda quais são os benefícios do software ERP, onde aplicar e como ele funciona
O Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) é um software de gerenciamento de processos que permite controlar as informações de uma empresa, integrando dados, recursos e processos das áreas de Vendas, Finanças, Contabilidade, Fiscal, Estoque, Compras, Produção e Logística.
Quer entender mais sobre o que é um sistema ERP, como ele atua nas empresas e os seus benefícios? Assista ao vídeo abaixo, ou continue lendo para saber mais!
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Como o ERP funciona?
Os softwares modernos de ERP funcionam gerindo desde os aspectos mais operacionais até o que existe de mais estratégico em cada empresa.
Porém, em muitos casos, as empresas iniciam integrando seus processos operacionais, depois integram os gerenciais e só algumas organizações possuem a camada estratégica dentro do ERP.
Sendo assim, integrar esses três processos no sistema proporciona uma gestão ágil e eficaz em seu negócio. O esquema abaixo mostra melhor como isso pode funcionar:
Isso pode ser exemplificado a partir da utilidade dessa integração com a administração dos níveis de estoque, combinada com as movimentações de compras.
De modo geral, as empresas possuem centenas de itens para venda e, em alguns segmentos, é muito comum que haja milhares de itens no estoque. Neste caso, o ERP irá monitorar as movimentações de cada item, calculando a venda diria e emitindo um relatório de sugestão de compras sempre que um determinado item chega ao seu "ponto de pedido".
E como isso funciona na prática?
Digamos que, por exemplo, em uma rede de varejo, um determinado produto X entrega vendas diárias de 100 unidades e que o fornecedor leva 5 dias para fazer a entrega. Qual o "ponto de pedido" desse item?
De acordo com as configurações feitas no sistema ERP:
- O sistema fará o cálculo de quanto deve ser comprado e emitirá um relatório alertando aos compradores sobre o momento adequado de fazer um pedido de suprimento para o estoque.
- Os compradores não precisarão fazer contas e acompanhamentos de estoque de centenas ou milhares de itens todos os dias.
- O ERP faz todo o trabalho e entrega para os gestores uma sugestão já calculada.
- Assim, os usuários fazem apenas o trabalho estratégico: avaliam, negociam, administram.
Essa mesma dinâmica faz parte de outros processos-chave, como a gestão do fluxo de caixa, a administração de vendas, a execução do planejamento orçamentário e o acompanhamento das metas.
Quais são os benefícios do ERP?
Com o sistema ERP, você pode contar com inúmeros benefícios para o sucesso do seu negócio, seja ele um varejo, indústria, atacado, ou agronegócio. Confira os pontos que destacamos a seguir e entenda mais sobre essa potente ferramenta:
Automatiza processos
Um dos principais propósitos do ERP é a automatização de processos, que faz com que as pessoas possam executar uma quantidade maior de tarefas em menos tempo e com mais qualidade.
Proporciona mais agilidade na tomada de decisão
Atualmente, as empresas que desejam se manter ativas no mercado competitivo precisam ter agilidade nas tomadas de decisões que sejam estratégicas e alinhadas aos objetivos do negócio.
Um sistema ERP aumenta a produtividade da sua companhia, já que permite a automação de todos os processos. Da mesma forma, você acelera a produção, melhorando todo o fluxo de trabalho.
Reduz os custos operacionais
O software ERP faz os cálculos de custos da operação no exato momento em que elas acontecem e pode emitir relatórios de discrepância de custo instantaneamente.
Portanto, o gestor não precisa esperar o fechamento dos custos ao final do mês (até porque, neste momento, ele não terá mais nenhuma capacidade de gestão sobre o custo, já que o fechamento será um demonstrativo do passado).
Quando o ERP aponta os custos no exato instante em que acontecem, os gestores podem atuar imediatamente para mudar os resultados.
Aumenta as vendas
O ERP também pode notificar ativamente os gestores de vendas sobre quais são os clientes que devem ser atendidos em determinados períodos e quais produtos devem ser oferecidos.
Otimização de processos
O sistema consegue identificar um cliente frequente que ainda não fez nenhuma compra em um certo período, ou até mesmo aqueles que consomem certa quantidade de um determinado item e estão no momento de serem procurados para suprir seus estoques.
Isso acontece porque, ao otimizar os processos e as operações, um funcionário não precisa focar todo o tempo do seu dia na resolução de determinado problema, já que com apenas alguns “cliques”, ele identifica e resolve as falhas, melhorando a qualidade dos seus produtos e serviços, deixando os aspectos burocráticos com o sistema ERP.
Possibilita maior competitividade
Todas as empresas buscam, de maneira perspicaz, ganhar o seu espaço na mente dos seus consumidores e aumentar a visibilidade da sua marca. Investindo em um sistema ERP, você pode aumentar a competitividade da sua organização, pois a produção passa a ser otimizada, já que muitos processos e operações são realizados de forma automática.
Analisa a rentabilidade
Um sistema de ERP pode apresentar aos gestores quais são os produtos mais rentáveis, os clientes que proporcionam maiores margens, os vendedores com melhor desempenho nas margens, ou as cidades ou regiões que apresentam mais retorno. Dessa forma, ele possibilita que os gestores saibam exatamente onde investir para melhorar os resultados.
Realiza gestão financeira
Os dados financeiros podem ser organizados e geridos para apresentar ao gestor um fluxo financeiro projetado. E o ERP possui dados de todas as compras, todas as vendas e todos os compromissos da empresa.
Desse modo, ele pode apontar qual será o saldo financeiro nos próximos dias, semanas ou meses, antecipando ao gestor quais serão os momentos em que haverá mais folga ou mais aperto financeiro.
Como um sistema ERP pode atuar em uma empresa?
Existem diversas formas que o sistema ERP pode atuar em uma empresa. Separamos algumas das principais abaixo, confira:
Sistema ERP financeiro e contábil
Para o financeiro:
O departamento financeiro é o módulo onde são operacionalizadas as transações financeiras da companhia, como as contas a pagar, receber, as movimentações bancárias, o controle do fluxo de caixa, etc.
Isso quer dizer que esse setor jamais pode ser deixado de lado, afinal, se o software de gestão financeira da sua empresa no está com um bom controle de caixa, você pode enfrentar sérios problemas.
O sistema ERP auxilia na consolidação das contas e dos balanços da sua empresa, trazendo uma melhoria constante com a análise estratégica de dados. Ele também torna o dia a dia dos profissionais mais otimizado, facilitando as rotinas e evitando erros.
Para controle de contas a pagar e a receber:
Independente do porte da sua empresa, é preciso manter o seu negócio sólido para que as decisões sejam tomadas a partir de informações seguras.
O controle de contas a pagar e receber permite que a sua empresa:
- Lance todas as notas fiscais;
- Agende pagamentos junto ao banco;
- Receba relatórios e alertas sobre as contas pagas;
- Acompanhe o momento certo em que ela atinge o ponto de equilíbrio;
- Gerencie o fluxo de caixa e o resultado financeiro por naturezas, centros de resultado e projetos;
- Administre a política de prazos de pagamento aos fornecedores e de recebimento dos clientes através do ciclo operacional e financeiro;
- Entre vários outros benefícios.
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Sistema ERP fiscal e tributário
O sistema ERP fiscal e tributário contribui para realizar o controle de toda a carga tributária da empresa, possibilitando maior embasamento para a tomada de decisão estratégica.
Os melhores ERPs automatizam a entrega da documentação tributária e a atualizam automaticamente. Ou seja, se uma nova lei entrar em vigor, o software já se atualiza com as mudanças, evitando riscos fiscais e tributários para a sua empresa.
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Sistema ERP para Gestão de Pessoas
Esse é o módulo em que são tratadas as questões trabalhistas e de gestão de pessoas, como controle de ponto, banco de horas, benefícios, encargos trabalhistas.
Você também pode utilizá-lo para melhorar a gestão dos colaboradores, padronizar as questões trabalhistas e, principalmente, gerar informações automaticamente para o envio dos arquivos para HomologNet, eSocial, RAIS, DIRF, entre outros.
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Sistema ERP para controle de vendas
Um sistema ERP para o controle de vendas garante que os pedidos sejam inseridos no módulo de vendas e, a partir disso, realizados vários desdobramentos da operação, como a análise de rentabilidade, o faturamento, a expedição das mercadorias etc.
O sistema também mantém o histórico dos clientes, permitindo ações estratégicas, como o desempenho das vendas, analisando o resultado por vendedor, região, cliente, SKU, grupo de produtos, ofertas etc.
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Sistema ERP para gestão de compras e estoque
O sistema ERP para gestão de compras e estoque busca automatizar cotações e ordens de compras, identificando a necessidade em função do estoque e do giro de produtos e integrando ao sistema financeiro para o pagamento das mercadorias em uma determinada data.
Desse modo, o ERP permite o total controle na gestão de compras, facilitando o processo para encontrar o fornecedor ideal e auxiliando no equilíbrio entre as contas a pagar e a receber.
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Sistema ERP para Produção
O sistema ERP para produção irá abranger o MRP e o MRP II, a administração e o apontamento das ordens de produção, o controle de qualidade, os produtos intermediários, entre outros.
Dessa forma, você terá a possibilidade de permitir que a sua empresa tenha uma visão ampla da capacidade de produção do negócio, otimizando assim todas as etapas do processo produtivo.
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Sistema WMS
O Sistema WMS (Warehouse Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, um software que atua no controle de processos de logística das cadeias de suprimentos.
Ele recolhe informações para o sistema de armazenamento e logística, e, dessa forma, buscará facilitar desde o recebimento de produtos até o envio de mercadorias ao cliente.
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Sistema CRM
O gerenciamento de relacionamento com os clientes é um módulo cada vez mais importante dos ERPs. O sistema CRM (Customer Relationship Management) busca gerenciar todas as operações de contato com os clientes, como: envio de e-mails, gerenciamento de propostas comerciais, histórico de contatos e métricas de gestão de vendas, buscando trazer melhores resultados para o relacionamento cliente e empresa.
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Sistema ERP para controle de entregas
O sistema ERP também conta com o módulo de controle das entregas, que busca evitar os atrasos, alertar as empresas sobre as pendências e automatizar os prazos.
Dessa forma, ele irá facilitar a coordenação e o controle de todos os processos, gerenciando notas fiscais e frotas de entrega, permitindo a gestão de pedidos de compra e possibilitando um melhor controle do estoque.
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Como o ERP pode ser adaptado para outros segmentos?
O sistema de gestão integrada é uma ferramenta que permite ser adaptada para diversos setores, como varejo, distribuição, agronegócio, indústria e serviços. Isso acontece devido à sua grande modularidade.
Sistema ERP para empresas de serviços
O ERP para serviços simplifica a gestão, assumindo o controle dos projetos de ponta a ponta e garantindo uma melhor execução da estratégia, com uma visão ampla da empresa por meio de indicadores.
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Sistema ERP para Atacado e Distribuidor
O ERP para distribuidores atua no controle das entregas, na montagem de cargas e rotas, no controle de veículos, no monitoramento online das entregas e nos motoristas, além de todo o processo logístico do negócio.
Já no atacado, com o ERP, você controla custos, promove uma ótima gestão de vendas e entregas, gerencia o estoque e otimiza os processos do armazém com o WMS.
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Sistema ERP para varejo
O sistema ERP para varejo permite que você controle as suas vendas, promova uma excelente gestão de compras, consiga monitorar melhor o estoque e garanta a satisfação dos seus clientes. É um ótimo recurso para auxiliar na gestão de autosserviços, PDV e também na venda consultiva.
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Sistema ERP para agronegócio
O ERP para o agronegócio ajuda a exercer o controle da produção, da qualidade e da estocagem, a gestão dos insumos, e diversas outras etapas.
Investir em um software de gestão agrícola permite mais controle de custos de insumos, receita, resultado bruto por cultura e lavoura, processo de negociação de sementes, e muito mais, agilizando ainda mais os processos do negócio.
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Sistema ERP para Indústria
Adquirir um sistema ERP para indústria vai ajudar a aumentar a eficiência da produção do seu negócio, garantindo assim maior rentabilidade e otimização da gestão.
Conheça alguns dos principais benefícios do sistema ERP para o setor industrial.
Redução de desperdício: auxilia a reduzir os desperdícios, entender quais máquinas otimizam o processo, controlar matérias primas a partir da data de validade, acompanhar fluxos e movimentações de estoque dos materiais, e muito mais.
Automatização das ordens de produção: Isso acontece a partir do plano mestre de produção em tempo real. Assim, se há alguma falha no processo, você é notificado imediatamente, garantindo mais segurança e confiabilidade na sua empresa.
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Quais são as etapas de implantação de um sistema ERP?
A implantação de ERP é um assunto delicado para muitas empresas. Isso porque o processo de troca pode ser desgastante, fazendo com que muitos prefiram postergar esse momento para não ter que lidar com todas as mudanças que estão por vir.
No entanto, os negócios que buscam por uma evolução contínua precisam estar preparados para esse momento. E para que implantação do ERP tenha sucesso, a Sankhya entende que é preciso considerar as quatro etapas abaixo:
Leia mais no site da Sankhya sobre como funciona o ERP na prática >
Clareza no projeto
Esteja bem alinhado com a sua fornecedora de ERP sobre o que foi acordado em relação às entregas do projeto, para evitar desconforto e surpresas.
Cronograma
Tenha claro quais são os objetivos e os prazos de todas as etapas que envolvem a implantação, seja da parte do fornecedor à empresa.
Responsabilidades
Durante a implantação, é você quem conhece o seu negócio e a sua fornecedora quem conhece da solução. Portanto, deixe claro qual é o papel de cada um e suas responsabilidades no projeto.
Pessoas
Para qualquer empresa, é impossível que uma só pessoa conduza todo o processo de implantação do ERP. Por isso, é preciso envolver todas as áreas que serão impactadas e garantir que ele acontecerá a quatro mãos.
Leia mais no site da Sankhya sobre como funciona o ERP na prática
Como integrar os processos do ERP?
Embora os ERPs sejam geralmente divididos em módulos, os sistemas mais modernos são orientados por processos, atravessando diferentes setores da empresa em uma única operação. Confira na sequência um exemplo de como se dá um processo de compras:
01
A sugestão de compras é feita a partir das movimentações dos produtos, que ocorrem no módulo de estoque.
02
A compra é realizada no módulo de compras, mas pode estar associada a um controle de despesa realizado no módulo de controle financeiro.
03
Quando a compra é realizada, há um desdobramento da conta a ser paga no módulo Financeiro.
04
Quando a nota fiscal de compra chega à empresa, passa por um processo de escrituração fiscal no módulo correspondente.
Sistema ERP Sankhya: Conheça a nossa solução!
A Sankhya é especializada na gestão de negócios, trazendo muitos benefícios com relação aos concorrentes. Além disso, trabalha com uma tecnologia de alta performance, com soluções web e mobile.
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Confira algumas das vantagens e benefícios de usar o nosso sistema ERP:
Portabilidade de outras plataformas
Seja Microsoft, Apple, Linux ou outros sistemas operacionais.
Mobilidade
É possível acessar todas as informações via browser e aplicativos por meio de dispositivos móveis.
Computação na nuvem
Utilizamos o cloud computing, garantindo agilidade, mobilidade e segurança em todas as informações do Data Center.
Design empático
Transmite informações visualmente claras e com um passo a passo didático.
Interface
A Rich Internet Application (RIA) possibilita comodidade em utilizar os apps de desktop na web e adaptação do layout conforme as cores e o padrão visual da sua empresa.
Banco de dados
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Conheça a história do ERP
A história também é muito importante na hora de entender o que ERP.
Por volta de 1940, o mercado sofreu uma grande expansão e as empresas já no conseguiam mais atender a todos os seus clientes. Naquela época de industrialização acelerada, havia um grande descompasso entre os métodos de produção industrial e as necessidades do mercado.
Era comum que as empresas sofressem com falta de matérias-primas para produzir em épocas de grande demanda e, no momento seguinte, tivessem o problema contrário. Ou seja, excesso de matérias-primas e de produção em períodos de pouca procura por produtos. Com isso, muitas métricas de aperfeiçoamento da gestão de recursos foram desenvolvidas nas fábricas.
Confira o vídeo e entenda mais sobre o que é ERP!
Surgimento do MRP
Depois do surgimento dos computadores, tornou-se possvel sistematizar a gestão da produção de modo que as indstrias desenvolvessem métodos para racionalizar a cadeia de suprimentos.
No início dos anos 1970, consolidou-se o conceito de MRP, Material Requirement Planning, ou seja, o Planejamento de Requisição de Materiais. Esse era um mtodo para fazer o encadeamento de compras de matérias-primas para otimizar a produção.
Assim, os gestores faziam o planejamento de compras e todo o fluxo de materiais era pensado e praticado para fazer frente às demandas do mercado.
O MRP I evolui para o MRP II
À medida que os gestores obtinham resultados com a gestão dos materiais, uma nova fronteira de conhecimento se abria: o planejamento de recursos para alm dos materiais.
Em 1980, passa a ser necessário incluir nos sistemas MRP a capacidade de planejar o uso das máquinas, administrar a capacidade produtiva, controlar o tempo de trabalho das equipes, gerenciar a manutenção dos equipamentos e, sobretudo, calcular o melhor sequenciamento de produção para produzir o máximo de produtos com o menor custo possível.
O sistema já não cuidava apenas de planejar os materiais, mas também da manufatura como um todo. Os sistemas MRP passaram a ser o Manufacturing Resources Planning (Planejamento de Recursos da Manufatura) e a sigla passou a ser conhecida como MRP II, para diferenciar-se do antigo conceito.
O ERP se espalha por toda a empresa
Com a popularização dos microcomputadores e a aplicação cada vez maior dos conceitos de planejamento e controle, em 1990, tornou-se cada vez mais evidente a necessidade de expandir os conceitos do MRP II para todas as áreas da empresa.
Dessa maneira, as mesmas prticas de racionalização e automatização foram levadas para os processos financeiros, a administração de vendas, a logística, o sistema de gestão de pessoas, as escriturações fiscais, as obrigações contábeis, o controle orçamentário e todos os demais processos da empresa.
Por essa razão, o conceito evoluiu para o Planejamento de Recursos Empresariais, ERP.
O ERP no século XXI
O impulso definitivo para a adoção do ERP por praticamente todas as empresas com algum grau de complexidade veio com a massificação da internet e a eclosão do fenômeno do governo eletrônico.
A esmagadora maioria das transações das empresas hoje é feita por meio eletrônico: desde a emissão de notas fiscais e as movimentações bancárias até a entrega de obrigações fiscais ao governo e demonstrações contábeis aos investidores, passando pelo relacionamento com fornecedores, clientes e comunidade.
É impossível para praticamente qualquer empresa contar, hoje em dia, com os recursos de um software de ERP que auxilie na gestão dos negócios.
Por isso, as inovações do século XXI têm modificado o modo como as empresas experimentam as funcionalidades do ERP.
O EIP (Plataforma de Inteligência Empresarial)
Lanado recentemente, o conceito EIP (Enterprise Intelligence Platform) foi criado para transformar a gestão das empresas e a experiência de cada usuário por meio de uma única plataforma que conecta todas as tecnologias disponveis.
As modificações entre ERP e EIP podem ser sintetizadas neste quadro comparativo:
| ERP | EIP |
|---|---|
| Integra todas as reas da empresa | Integra a empresa ao mundo |
| Sistema | Plataforma |
| Proprietário | Colaborativo |
| Múltiplos ambientes | Uma nica jornada |
| Prevê informações para análise | Realiza a análise por você |
| Você tem que estudar o comportamento dele | Ele estuda seu comportamento |
| Você tem que conhecer os fundamentos | Ele te conduz a aplicaão dos fundamentos |
| Passivo em relação estratégia | Orquestrado pela estratégia |
Em outras palavras, o EIP traz outra revolução, guiada pela inovação tecnológica e pelo uso racional dos recursos disponíveis. Veja abaixo, de forma sintetizada, o processo de evolução do ERP:
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