eSocial: um guia completo para empresas

Para ajudar, vamos apresentar neste post as últimas novidades do eSocial, como o eSocial simplificado, e recapitular como o eSocial...

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O eSocial é uma importante iniciativa de transformação digital do Governo Federal, mas muitas dúvidas estão surgindo durante o processo de implementação pelas empresas. Além disso, uma nova versão do sistema, o Novo eSocial Simplificado, trouxe mudanças significativas. 

O avanço tecnológico do governo digitalizou e unificou o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelas organizações para tornar o processo menos burocrático. Entretanto, a modernização impacta em diversas rotinas de RH e departamento pessoal. 

Para ajudar, vamos apresentar neste post as últimas novidades do eSocial, recapitular como o eSocial afeta as empresas e mostrar como tornar o cumprimento das obrigações mais fácil com a ajuda de soluções tecnológicas de gestão. Fique por dentro!

O que é eSocial?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma plataforma digital, desenvolvida pelo Governo Federal para facilitar o registro de informações relativas aos trabalhadores de forma unificada.

Na prática, empresas, órgãos públicos, microeempreendedores individuais (MEI) e o empregador doméstico devem enviar, periodicamente, por meio eletrônico, as informações a fim de cumprir com as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. 

Vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS são alguns exemplos de dados que são transmitidos pelo eSocial. 

De certa forma, todos esses dados eram registrados em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do eSocial, o caminho é único, denominado Registros de Eventos Trabalhistas

É importante destacar que o eSocial consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, portanto não deve ser confundido com qualquer tipo de regime tributário diferenciado.

Histórico e novas etapas do eSocial

Oficialmente, o eSocial foi instituído em 2014, pelo Decreto nº 8373/2014. O uso do sistema se tornou obrigatório desde 2018, de acordo com um calendário progressivo de implantação com várias fases. 

O cronograma de implantação do e Social, atualizado em junho de 2021 pela Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME nº 71 /2021, está dividido em quatro grupos: 

  • 1º Grupo: empresas que faturaram acima de R$ 78 milhões, em 2016;
  • 2º Grupo: entidades empresariais com faturamento de até R$ 78 milhões, em 2016, e que não sejam optantes pelo Simples Nacional;
  • 3º Grupo: empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural pessoa física e entidades sem fins lucrativos;
  • 4º Grupo: órgãos públicos e organizações internacionais. 

A implementação do sistema ocorre de forma progressiva, de acordo com quatro fases:

  • 1ª Fase – Eventos de Tabelas: envolveu o envio dos dados cadastrais como nome da empresa, horários, cargos e funções dos funcionários;
  • 2ª Fase – Eventos não Periódicos: aqui entram rescisões, avisos prévios e o CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho);
  • 3ª Fase – Eventos Periódicos: obriga o envio das informações da Folha de Pagamento, até todo o dia 07 de cada mês subsequente;
  • 4ª Fase – Eventos de SST: é a etapa para transmitir as informações relativas à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST). 

O programa de implantação está na 4ª fase para as empresas dos Grupos 2 e 3, que precisam enviar as informações de eventos de SST até 10 de janeiro de 2022. Os órgãos públicos e organizações internacionais têm até 11 de julho de 2022. 

Qual é o objetivo do eSocial?

Por ocorrer de forma digital e em tempo real, o eSocial veio para simplificar e agilizar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao governo, reduzindo a burocracia para as empresas.  

O eSocial substitui o preenchimento e a entrega de formulários e declarações feitos de forma separada a cada órgão. Logo, elimina a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas e aprimora a qualidade das informações, dando mais segurança jurídica e transparência nas relações de trabalho, previdenciárias e tributárias.  

Em resumo, o eSocial foi organizado com o objetivo de disponibilizar uma plataforma de serviço simplificada, desburocratizada e adequada à realidade do setor empresarial brasileiro

Por outro lado, proporciona aos trabalhadores uma maior garantia em relação a efetivação de seus direitos e maior transparência nas informações de seus contratos de trabalho.

Além disso, espera-se que uma maior transparência também no repasse dos dados para a administração federal reduza os índices de sonegação e informalidade

O que mudou com o eSocial simplificado?

Em julho de 2021, teve início a mais nova fase do eSocial. O sistema do projeto do Governo Federal passou por uma atualização: o eSocial simplificado. A solução, desenvolvida pelo Serpro para o Ministério da Economia, é uma versão mais moderna, que recebeu um novo layout, com o objetivo de facilitar o envio de informações pelos empregadores.

A implantação da nova versão do eSocial está prevista na Lei nº 13.874/19 e suas principais funcionalidades são:

  • Não solicitação de dados já conhecidos ou fornecidos;
  • Desburocratização e substituição de obrigações acessórias;
  • Modernização e simplificação do sistema;
  • Integridade da informação fornecida;
  • Respeito pelo investimento feito por empresas e profissionais.

“O eSocial simplificado reduziu a quantidade de informações que devem ser enviadas pelos usuários, com a diminuição do número de eventos e de campos exigidos no formulário. Também excluímos as informações cadastrais em duplicidade, ou seja, aquelas que já estão disponíveis em outras bases de dados”, explicou Arnaldo Santana, gerente do Departamento de Negócios Soluções para Escrituração Fiscal, Trabalho e Fundo de Garantia do Serpro, em publicação do órgão. 

Além da atualização das soluções web do eSocial, que atendem aos empregadores domésticos e empresas em geral, também foram atualizados os web services e o aplicativo mobile.

Confira a seguir as principais mudanças:

  • Diminuição do número de eventos e de campos exigidos no formulário;
  • Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (exemplo: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento – pendências geram alertas e não erros);
  • Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
  • Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
  • Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

O que pode acontecer com o descumprimento do eSocial?

Segundo o governo, não há cobrança de multas para a empresa que não aderiu ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e a quitação das obrigações rotineiras com a administração federal ficará praticamente inviável, se a empresa não se adequar ao eSocial

Desse modo, as empresas estão sujeitas, basicamente, às mesmas penalidades a que já estão sujeitas pelo descumprimento de suas obrigações.

Como implantar o novo eSocial na sua empresa?

Para a sua empresa iniciar a adoção do novo processo, é importante seguir três etapas:

Qualificação cadastral

Faça a qualificação cadastral dos seus funcionários, que consiste no registro de informações no portal da Dataprev.

Nesse local, serão solicitadas informações como data de nascimento, nome completo, NIS e CPF. Esse órgão vai apontar se os dados batem com o cadastro que ele possui ou se a empresa precisa regularizá-los.

Saneamento

Faça o saneamento das informações cadastrais, ênfase para as rubricas de folha de pagamento com o regime tributário e a classificação de naturezas do e-social, corrija os apontamentos feitos pelo Dataprev nos cadastros dos empregados e o regime tributário da empresa.

Integração

Deve ser feita a integração entre os setores Jurídico, RH e Departamento Pessoal, Financeiro, Comercial, Contabilidade e Fiscal. Por isso, conte com um ERP que tenha capacidade de coletar tudo o que o eSocial precisa de forma automática, sem intervenção manual.

Como o ERP ajuda no eSocial e o que avaliar antes de implantá-lo? 

Assim como toda regra estipulada pelo Governo, o eSocial também acarreta uma série de adaptações que as empresas precisam fazer para conseguirem enviar as informações trabalhistas e previdenciárias pelo sistema federal. Mas você já parou para pensar se a sua empresa está preparada para todas essas mudanças?

Primeiramente, é importante avaliar a capacidade do seu sistema de gestão. Ele deve ir muito além do que apenas auxiliar na padronização das informações. Isso definitivamente não deve ser visto como um diferencial, mas sim a maneira como o ERP vai notificar e se relacionar com os usuários que vão interagir com o eSocial, para facilitar o dia a dia deles. 

Portanto, leve em conta os pontos destacados abaixo:

  • A capacidade tecnológica que o sistema tem para fazer esses avisos;
  • A forma como a implantação é realizada;
  • O suporte que será prestado às dúvidas de navegação e também as próprias normas do governo;
  • A automação dos processos exigidos pelo eSocial.

O ideal é que a solução de gestão centralize em apenas um lugar de consulta todas as informações necessárias para cumprir as normas, entre elas a visualização dos eventos rejeitados e aprovados.

Além disso, um item importante no caso da rejeição dos dados enviados é oferecer alertas que mostram os documentos rejeitados e ainda apontem o local do sistema onde o usuário poderá saber o porquê da rejeição e corrigir o que não foi aceito, de forma fácil, rápida e interativa.

A qualificação dos profissionais que forem responder às dúvidas desses usuários também é importante. Afinal, são muitas dificuldades para o envio das informações, como revelou uma pesquisa da Nith Treinamentos, startup de edtech especializada nas áreas trabalhista, contábil, fiscal e previdenciária, divulgada em veículos especializados

Segundo o levantamento, 51% dos profissionais de RH e Departamento Pessoal sentem insegurança no envio das informações do eSocial e 56,5% possuem conhecimentos básicos sobre o sistema.

Portanto, a equipe de atendimento deve ser treinada não só para ajudar na navegação do sistema, como também a esclarecer as próprias regras do eSocial. A implantação também requer cuidado, já que as adaptações do sistema que serão acarretadas pela nova versão devem ser implantadas com o mínimo possível de intervenção na operação da empresa.

Fique atento e avalie se o seu parceiro de gestão cumpre com todos esses requisitos. Isso será fundamental para o sucesso da utilização do eSocial pela sua empresa.  

Para saber como o ERP Sankhya funciona na prática com o eSocial, assista nosso vídeo de demonstração.

Para saber mais como o ERP Sankhya pode ajudar em todos os processos gerenciais da sua empresa, fale com um consultor:

Principais dúvidas do eSocial para empresas

Listamos abaixo as principais dúvidas relacionadas ao eSocial para te apoiar na adequação da sua empresa a essa nova obrigação, respondidas por nossos especialistas Leandro Souza,  analista de negócios sênior, e Marco Antônio Salvo, consultor de negócios. Esperamos que seja útil para você! 

Se eu possuo 4 empresas cadastradas no sistema, ao fazer as  declarações ao eSocial, eu devo informar 4 declarações?

Se houver uma relação de matriz/filial entre as 4 empresas, haverá apenas uma declaração no evento S-1000. Se, porém, forem 4 empresas distintas, sem relação de matriz/filial, será necessário fazer 4 declarações ao eSocial.

O eSocial funcionará similar à NFE ou será Remessa / Retorno de arquivos?

O eSocial funcionará, em certa medida, com similaridades em relação à NF-e, porém,  terá também características de remessa e retorno de arquivos. A diferença fundamental é que o eSocial terá um número de recibo em protocolo assíncrono, ao passo que a NF-e opera em protocolo síncrono. Neste sentido, o eSocial está mais próximo do EFD e do ECD do que da NF-e.

A data do fechamento do ponto terá que mudar com o eSocial?

A rigor, o eSocial não tem como identificar o período do fechamento de ponto e não tem como comparar o fechamento do ponto com a competência do pagamento dos salários (justamente porque, neste primeiro momento, o ponto não será um dos eventos do eSocial).

Portanto, não é necessária qualquer modificação do fechamento do ponto por causa do eSocial. É importante frisar, no entanto, que alguns (só alguns) fiscais do trabalho não admitem que exista fechamento de ponto sem conformidade com a competência do pagamento dos salários. Nesse caso, a empresa fica sujeita a ser multada, mas não por causa do eSocial e sim por causa da legislação trabalhista convencional, como sempre foi.

Quem trabalha com banco de horas poderá descontar as faltas ou saldo devedor em outras competências?

Sim. As faltas ou saldo devedor de períodos passados serão considerados como eventos do mês corrente no caso de banco de horas. Portanto, não haverá problemas de competência no caso da liquidação de horas (tanto para pagar quanto para descontar). Porém, se o desconto for decorrente de algum erro de processamento, será preciso reabrir a competência em que o erro aconteceu.

O ponto eletrônico está inserido no eSocial também? Precisaremos enviar algo do ponto eletrônico?

Por enquanto, somente o cadastro de horários. O ponto dos colaboradores não será exigido nesse primeiro momento.

Erros no eSocial causam multas?  A partir de quando? E de quanto?

Não está claro nos fundamentos jurídicos do eSocial quais serão as multas para os contribuintes que entregarem o eSocial com erros. No entanto, é certo que o contribuinte que entregar uma obrigação errada certamente estará sujeito a uma multa.

Já existe multa definida para quem não iniciar a entrega em janeiro? 

Da mesma forma, não está claro nos fundamentos jurídicos do eSocial quais serão as multas para os contribuintes que não entregarem o eSocial a partir de janeiro, mas certamente estarão sujeitos a alguma penalidade.

Quais impactos o eSocial pode ter nas notas explicativas ou nas demais demonstrações contábeis?

O eSocial não modificou nenhum aspecto das demonstrações contábeis das empresas, exceto, em alguma medida, o fato de que o Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad) será futuramente substituído pelo eSocial.

Assim, nossa avaliação é de que as notas explicativas não terão nenhuma modificação obrigatória determinada pelo eSocial, mas os contadores podem, se quiserem, incluir as notas explicativas que julgarem necessárias para esclarecer pontos do eSocial que consideram relevantes.

A empresa de Medicina do Trabalho que gera as informações de PPP, PCMSO, PPRA etc. enviará para as empresas algum arquivo do sistema deles que possa ser importado para o sistema Sankhya e para o eSocial?

Isso dependerá de cada prestador de serviços que executa os processos de PPP, PCMSO e PPRA para a sua empresa.

Certamente, haverá empresas que disponibilizarão arquivos de integração, ao passo que outras entregarão apenas relatórios impressos e haverá outras modalidades de transmissão dessas informações.

Eventuais integrações entre a Sankhya e esses prestadores de serviços terão de ser customizadas no sistema da Sankhya. Consulte a Unidade Sankhya que atende a sua empresa.

Eu consigo reembolsar uma falta descontada indevidamente no mês seguinte no eSocial?

No evento S-1200, você terá a demonstração das suas rubricas, conforme a natureza do eSocial. Ele vai identificar que você está reembolsando uma falta. Apesar de ser um reembolso devido, não sabemos como a Receita vai entender esse lançamento.

O ideal é que os erros conhecidos tenham seus processos ajustados. Ocorrendo situações desse tipo, é recomendado reabrir a competência para que o crédito tributário seja efetivado no ambiente da DCTF WEB.

Há um ambiente de teste no eSocial que a gente possa enviar o arquivo e verificar se está certo?

Sim. A Receita Federal disponibilizou um ambiente para testes. O sistema Sankhya também está parametrizado para enviar o arquivo para este ambiente, chamado de “Produção Restrita”. No momento de enviar o arquivo definitivo, o usuário modifica a seleção para o ambiente chamado “Produção”.

Em relação ao aviso de férias, o eSocial continua com essa obrigação? É preciso informar ao eSocial com o mês de antecedência que o colaborador entrará de férias no mês seguinte?

Esse evento fazia parte das versões iniciais do eSocial, mas não é mais parte do corpo de eventos da versão atual. Só ficou mantido o aviso prévio trabalhado, que ainda precisa ser informado com um mês de antecedência.

Existe alguma alteração no cálculo de férias, por exemplo, devido ao eSocial, como foi preciso pelo homognet? Exemplo: a base de cálculo nas férias respeita a competência no que tange a mês de 30 ou 31 dias?

Não. Não haverá alteração no cálculo de férias por conta da introdução do eSocial.

É preciso cadastrar a carga horária para os funcionários que não batem ponto no eSocial?

Sim. Embora a pessoa não registre seu ponto, o eSocial quer saber qual foi a carga horária negociada entre patrões e empregados.

O evento de ‘Adiantamento de Férias’ para férias ‘quebradas’, que pega duas competências, seria o evento 9221-Desconto de férias?

Sim, se o exemplo for da competência posterior às férias. Nesse caso, é preciso um evento de desconto exclusivamente para recolhimento do imposto.

No cadastro de processos no eSocial, devo considerar os processos contra a empresa ou contra os funcionários da empresa?

Em um primeiro momento, só será necessário cadastrar os processos da empresa contra o Governo ou processos em que a empresa pede autorização para algo em nome do empregado. Exemplo: contratação de menor de 14 anos.

Também é necessário cadastrar os processos dos colaboradores que acionaram o governo contra o recolhimento de algum tributo, como o INSS sobre 1/3 de férias. Os processos trabalhistas só serão transmitidos no eSocial na segunda etapa do projeto, cuja data ainda não está definida.

Os processos cadastrados no eSocial deverão ser dos funcionários ativos da empresa ou também é preciso cadastrar dos que já saíram?

A rigor, você deve cadastrar os processos de todos os empregados que tiverem ações em andamento, mesmo daqueles que já tenham sido demitidos. Motivo: caso a empresa perca a ação e vá existir um pagamento ao ex-colaborador, será preciso transmitir essa informação ao eSocial.

A reabertura ocorrerá para a rescisão também? Por esquecimento?

Sim. Como a data de pagamento será feita em outra competência, haverá modificação da data de recolhimento do INSS e IR. Assim, será preciso refazer o lançamento porque há alteração de competência de recolhimento dos impostos.

Onde está dizendo que são apenas 200 rubricas na tabela 1010?

Não há uma especificação documentada de que existe um limite de 200 rubricas, mas trata-se de uma limitação prática: a Tabela 3 do Anexo I do evento 1010 comporta apenas 200 rubricas.

Por exemplo, em uma empresa agrícola, onde o salário é por tarefa, eu só poderei ter uma rubrica, e não 25?

Você pode ter 25 rubricas para a mesma natureza, se quiser. Mas a natureza para o pagamento de salário por tarefa será uma só.

Sobre o autor
Redator Sankhya

Olá! Este post foi escrito por nosso redator oficial Sankhya. Deixe seu comentário abaixo sobre o que você achou deste texto :)

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