Viagens corporativas: o que diz a CLT e como estruturar uma política eficiente

As viagens corporativas fazem parte da rotina de muitas empresas que buscam expandir seus negócios, fortalecer relacionamentos comerciais ou desenvolver seus colaboradores. 

No entanto, para que essas viagens contribuam de fato para os objetivos estratégicos da organização, é essencial que sejam realizadas dentro de diretrizes claras, respeitando a legislação trabalhista e otimizando os recursos financeiros.

Este artigo é um guia essencial para gerentes de viagens corporativas, diretores de RH/CHROs, executivos C-Level e gerentes de compras que querem aperfeiçoar a gestão de viagens da empresa. 

Continue a leitura e descubra o que é uma viagem corporativa, entenda o que diz a CLT sobre viagens a trabalho, aprenda como desenvolver uma política de viagens corporativas eficiente e conheça o papel das tecnologias, como ERP e integrações inteligentes, na otimização dessa gestão.

O que caracteriza uma viagem corporativa?

Antes de entender a regulamentação e a política necessária, é importante saber: o que é uma viagem corporativa?

Uma viagem corporativa ocorre quando um colaborador é enviado pela empresa para outra cidade, estado ou país, afastando-se de sua base de trabalho habitual para cumprir atividades profissionais. 

As finalidades podem variar: reuniões com clientes, treinamentos, feiras e eventos, expansão de operações ou abertura de novos negócios.

As viagens corporativas devem sempre ter um propósito alinhado aos objetivos da empresa, envolver custos diretos ou indiretos (como passagens, hospedagem, alimentação e transporte local) e, preferencialmente, seguir uma política de viagens corporativas que padronize processos, orçamentos e responsabilidades.

Direitos e deveres do colaborador segundo a CLT

Muitos gestores se perguntam: o que diz a CLT sobre viagens a trabalho?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não regulamenta diretamente as viagens corporativas de maneira extensa, mas existem dispositivos que impactam essas rotinas:

• Despesas de viagem: segundo a CLT, é responsabilidade da empresa custear todas as despesas que o colaborador tenha em função do trabalho (Artigo 2º). Assim, custos como transporte, hospedagem, alimentação e outros relacionados à viagem devem ser cobertos pela empresa.
• Horas extras e tempo de deslocamento: o deslocamento até o local de trabalho externo, em regra, não é considerado como jornada de trabalho. Porém, se o colaborador permanecer à disposição da empresa durante o trajeto ou viagem, pode haver interpretação favorável ao pagamento de horas extras, dependendo da situação.
• Adicional de transferência: quando o colaborador é transferido de maneira definitiva ou por longos períodos, a empresa deve pagar adicional de 25% sobre o salário (Artigo 469, §3º da CLT). No entanto, em viagens temporárias, esse adicional normalmente não é devido.
• Segurança e bem-estar: cabe à empresa garantir condições adequadas de trabalho durante a viagem, incluindo hospedagens seguras, transporte adequado e suporte em emergências.

Sendo assim, tanto a empresa quanto o colaborador possuem direitos e deveres bem definidos. Ter clareza sobre isso evita litígios e melhora a experiência dos profissionais envolvidos.

Como montar uma política de viagens eficiente 

Uma política de viagens corporativas é um documento interno que padroniza todas as rotinas administrativas relacionadas às viagens, como critérios de aprovação, limites de gastos, formas de pagamento e regras de reembolso.

Para montar uma política eficiente, siga estes passos:

1. Defina os objetivos das viagens: qual o propósito de cada viagem? Expandir negócios? Capacitar equipes?
2. Estabeleça processos de aprovação: quais viagens precisam ser aprovadas? Quem é o responsável por validar?
3. Crie categorias de despesas: transporte, hospedagem, alimentação, seguro etc.
4. Implemente limites e parâmetros: defina tetos de gastos para cada categoria, considerando o destino e o perfil da viagem.
5. Padronize meios de pagamento: determine se as despesas serão pagas com cartões corporativos, adiantamentos ou reembolsos.
6. Especifique documentação obrigatória: notas fiscais, bilhetes de embarque e comprovantes devem ser apresentados para prestação de contas.
7. Preveja situações extraordinárias: atrasos, cancelamentos, emergências médicas e outros imprevistos devem ter um protocolo de ação.
8. Promova a cultura de compliance: incentive a transparência, responsabilidade e uso consciente dos recursos.

Uma política clara e bem comunicada reduz erros, evita fraudes e proporciona mais autonomia aos colaboradores, sem perder o controle financeiro.

Controle de custos com viagens via ERP

Para garantir que as viagens sejam feitas dentro do orçamento e das diretrizes estabelecidas, o controle via sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é fundamental.

Com um ERP, como o da Sankhya, é possível:

• Centralizar todas as informações financeiras, contábeis e fiscais relacionadas às viagens corporativas.
• Fazer a automação de despesas e custos, relacionadas a cada projeto ou setor. 
• Analisar relatórios em tempo real, permitindo ajustes de rota rápidos para não ultrapassar os orçamentos.
• Ter total rastreabilidade de quem autorizou, gastou e prestou contas.
• Agilizar o processo de reembolsos, evitando burocracias desnecessárias.

Assim, as viagens deixam de ser uma área de risco financeiro e passam a ser uma atividade controlada, auditável e alinhada às estratégias da empresa.

Dicas para digitalizar a gestão de viagens

A digitalização é indispensável para tornar a gestão de viagens moderna e eficiente. Algumas práticas que podem ser adotadas são:

1. Adotar plataformas especializadas

Utilize soluções como o Espresso, que automatizam reembolsos e pagamentos corporativos.

2. Usar cartões corporativos inteligentes

Eles controlam em tempo real quanto e onde o colaborador pode gastar.

3. Implementar workflows de aprovação digitais

Aplicativos e sistemas facilitam solicitações e aprovações de viagens.

4. Criar relatórios e dashboards automatizados 

Para monitorar KPIs de viagens, como custo médio por deslocamento, economia obtida e aderência às políticas corporativas.

5. Integrar plataformas

Conecte sistemas financeiros, de RH e solução ERP para uma visão completa e integrada das despesas de viagem.

Digitalizar não só aumenta a eficiência como também melhora a experiência do colaborador, evitando retrabalhos, atrasos e frustrações.

Como a integração Espresso e Sankhya transforma a gestão de viagens 

Para elevar o nível da gestão de viagens corporativas, a combinação entre Espresso e ERP Sankhya é uma solução poderosa.

O Espresso é uma plataforma especializada em gestão de despesas corporativas, que oferece cartões inteligentes e um app intuitivo para automatizar reembolsos e pagamentos. Com ele, é possível:

• Reduzir a burocracia.
• Garantir transparência nos gastos.
• Otimizar a administração financeira.

Ao integrar o Espresso ao ERP Sankhya, os benefícios são potencializados:

• Agilidade na solicitação e aprovação de viagens: colaboradores solicitam viagens em poucos cliques, com fluxos de aprovação automatizados.
• Política de gastos integrada: evita excessos, fraudes ou reembolsos fora dos padrões estabelecidos pela empresa.
• Centralização e rastreabilidade das informações: todas as despesas ficam registradas em um único ambiente, facilitando auditorias e análises.
• Reembolso automatizado e seguro: comprovantes são enviados de maneira prática, acelerando o reembolso e garantindo compliance.
• Economia com mais controle: dashboards em tempo real permitem identificar oportunidades de economia e prever desvios de orçamento.
• Integração completa: as informações de viagens se refletem automaticamente no financeiro e na contabilidade, evitando retrabalho.
• Compliance e transparência: todo o processo é auditável, seguro e de acordo com normas internas e externas.

Essa integração transforma a gestão de viagens corporativas em um diferencial estratégico para empresas que querem crescer com responsabilidade financeira e foco no bem-estar dos colaboradores.

Conclusão

As viagens corporativas são essenciais para o crescimento e fortalecimento das organizações, mas precisam ser conduzidas com responsabilidade, planejamento e tecnologia. 

Entender o que é uma viagem corporativa, conhecer o que diz a CLT sobre viagens a trabalho e implementar uma política de viagens corporativas clara são passos fundamentais para o sucesso.

Ao adotar ferramentas modernas como Espresso integrado ao ERP Sankhya, sua empresa garante mais controle, transparência e eficiência nas rotinas administrativas relacionadas às viagens.

Quer estruturar sua gestão de viagens de forma estratégica e econômica? Fale com um consultor e descubra como transformar suas viagens corporativas em verdadeiras oportunidades de crescimento.