Se sua empresa realiza viagens corporativas, sabe que elas podem ser essenciais para fechar negócios, participar de eventos ou até mesmo fortalecer relações com clientes. Porém, sem uma gestão eficiente, essas viagens podem gerar custos elevados, imprevistos e uma experiência desgastante para os colaboradores. Por outro lado, com uma gestão de viagens bem planejada, é possível economizar, mitigar riscos e criar uma experiência mais tranquila para todos.
Neste artigo, você vai entender como estruturar a gestão de viagens corporativas, superar desafios comuns e aproveitar as vantagens que a tecnologia oferece. Vamos começar?
O que é gestão de viagens?
A gestão de viagens é como colocar ordem na casa quando o assunto é viagens corporativas. Isso inclui planejar, coordenar e acompanhar tudo o que acontece antes, durante e depois das viagens de negócios. Desde a definição de políticas internas até a escolha de fornecedores, reservas de transporte e hospedagem, passando pela gestão de despesas; cada detalhe deve ser pensado para que tudo funcione de forma prática e organizada.
Se sua empresa realiza viagens de negócios ou pretende começar a fazer, a gestão de viagens é um passo essencial para otimizar os resultados. E o melhor? Através de boas práticas e utilizando as ferramentas certas, isso pode ser mais simples do que parece.
Desafios da gestão de viagens
Muitas empresas ainda realizam a gestão de viagens de forma manual, exigindo que os colaboradores apresentem todos os comprovantes de despesas com alimentação, transporte, hospedagem e outros. O setor financeiro, por sua vez, precisa verificar um por um, o que não só consome um tempo que poderia estar sendo dedicado em atividades mais estratégicas, como também aumenta o risco de erros e inconsistências.
Esse processo manual pode se tornar um gargalo, especialmente para empresas com um grande volume de viagens. Além disso, a falta de políticas claras dificulta a conciliação financeira, resultando em atrasos nos reembolsos e inconsistências nos relatórios, prejudicando a experiência dos colaboradores e o controle orçamentário.
Por isso, investir em soluções tecnológicas que permitam a digitalização e automação do envio e validação de comprovantes é um caminho estratégico. Além de agilizar o processo, essas ferramentas oferecem maior precisão, transparência e segurança na gestão de despesas.
Benefícios de uma gestão de viagens bem estruturada
A gestão de viagens é uma peça-chave para garantir eficiência operacional, economia e satisfação dentro das empresas. Quando bem estruturada, traz benefícios que otimizam processos, melhoram o controle e planejamento financeiro e aumentam o bem-estar dos colaboradores. Veja os principais:
- Menos papelada, mais praticidade: Atualmente, já existem aplicativos que eliminam a necessidade de armazenar comprovantes físicos, permitindo que tudo seja digitalizado, enviado online e até mesmo integrado a um sistema de gestão, como um ERP.
- Conformidade legal: Um controle eficiente assegura que reembolsos e tributos estejam alinhados às normas, evitando problemas com auditorias.
- Mais tempo para o que importa: Automatizar processos reduz tarefas repetitivas, liberando os times para focar em atividades estratégicas.
- Colaboradores mais felizes: Políticas claras e reembolsos rápidos aumentam a confiança e o engajamento de quem viaja pela empresa.
Gestão de viagens e política corporativa
A política corporativa é a base para uma gestão de viagens eficiente. Mais do que um conjunto de regras, ela serve como um guia que ajuda os colaboradores a entenderem o que é permitido, além de organizar os processos e manter tudo sob controle.
Uma política eficiente deve ser clara, acessível e adaptada à realidade da empresa. Ela deve ser escrita de forma que qualquer pessoa da empresa consiga entender sem complicações e estar disponível onde todos possam consultar, seja em plataformas digitais ou materiais internos. A simplicidade na comunicação é essencial para garantir que as diretrizes sejam seguidas sem margem para dúvidas.
O que não pode faltar em uma política de viagem:
- Regras sobre despesas: detalhamento do que pode ser gasto, como passagens, hospedagem, alimentação e transporte.
- Despesas reembolsáveis: detalhamento do que será reembolsado e em quais condições.
- Limites de gastos: definição de tetos para cada tipo de despesa, como diárias de hotel ou valores para refeições.
- Orientações para atividades externas: orientações sobre comportamentos e práticas esperadas durante viagens corporativas.
Como garantir o sucesso na aplicação da política corporativa:
- Comunicação clara: Certifique-se de que todos saibam o que acontece se as regras não forem cumpridas.
- Engajamento dos colaboradores: faça campanhas para reforçar a importância da política e mostre como ela ajuda no dia a dia.
- Reconhecimento positivo: valorize quem segue as diretrizes, seja com elogios, bônus ou pequenos incentivos.
- Tecnologia como aliada: use sistemas de gestão para acompanhar despesas e garantir que tudo seja feito dentro das regras.
Tecnologia na gestão de viagens
A tecnologia tem transformado a gestão de viagens corporativas, oferecendo soluções que tornam os processos mais simples e eficientes. Ferramentas digitais, como aplicativos, permitem que colaboradores digitalizem comprovantes fiscais com apenas uma foto e façam o upload diretamente em uma plataforma centralizada. Isso elimina a papelada, reduz o risco de perda de documentos e melhora a organização.
Algumas vantagens são:
- Comprovantes fiscais são fotografados e enviados automaticamente, dispensando armazenamento físico.
- Os sistemas processam as informações com base em políticas pré-estabelecidas, automatizando o processo de reembolsos.
- Dashboards permitem que gestores acompanhem os gastos de forma detalhada e em tempo real.
- Estabeleça valores máximos para despesas, como transporte, hospedagem e alimentação. Os sistemas podem alertar automaticamente quando um gasto excede o limite.
- Determine o tempo ideal para envio de comprovantes e processamento de reembolsos, garantindo agilidade e previsibilidade.
Como a tecnologia beneficia todos os envolvidos
Para os gestores:
- Monitoramento preciso de despesas.
- Relatórios consolidados para auditorias e análise de custos.
- Mais controle sobre a conformidade com políticas internas.
Para os colaboradores:
- Menos burocracia para prestar contas das despesas em viagens corporativas.
- Reembolsos mais rápidos e processos claros.
- Acesso facilitado às políticas e ferramentas de gestão.
Confira abaixo o vídeo em que falo sobre o assunto
Conclusão
Adotar tecnologias na gestão de viagens não é mais um diferencial, mas sim um elemento indispensável para empresas que buscam eficiência e economia. Com soluções modernas, como ERP, o controle financeiro se torna mais sólido, o planejamento mais ágil, e a experiência dos colaboradores muito mais satisfatória. As viagens deixam de ser um fardo administrativo e passam a ser um instrumento estratégico para o sucesso corporativo.
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