Você sabe qual é a diferença entre ciclo operacional e ciclo financeiro? Entender a diferença entre os dois é essencial para a gestão da sua empresa, pois permite identificar oportunidades de reduzir a necessidade de capital de giro, aumentar a eficiência operacional e, consequentemente, melhorar a rentabilidade do negócio.

Neste artigo, vamos entender a diferença entre o ciclo operacional e o ciclo financeiro, o que é, como funciona na prática, como calcular a necessidade de capital de giro e como o ERP pode otimizá-los. Vamos lá?

O que é ciclo operacional e o que é ciclo financeiro?

O ciclo operacional e o ciclo financeiro são conceitos distintos, mas que atuam juntos.

O ciclo operacional é compreendido como o tempo que a empresa leva entre comprar os produtos ou os insumos, vender para o cliente, entregar e receber. 

Ou seja, é o intervalo de tempo entre ter o produto para ser vendido e efetivamente receber dos seus clientes pelo item que foi vendido e entregue. É um tempo físico entre ter e receber pelo produto.

A fórmula para calcular o ciclo operacional é:

CO = Prazo Médio de Estocagem (PME) + Prazo Médio de Recebimento (PMR)

Já o ciclo financeiro diz respeito ao intervalo de tempo entre o que você pagou e o que você recebeu, ou seja, ele é o ciclo operacional menos o prazo de pagamento.

A fórmula para calcular o ciclo financeiro é:

CF = Ciclo Operacional – Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PMPF)

É fundamental compreender esses dois conceitos, já que eles são a base para uma empresa com saúde financeira positiva. Quando esses ciclos não estão equilibrados, o negócio passa por sérios riscos nas finanças.

Entenda na prática como funcionam o ciclo operacional e o ciclo financeiro

Trouxe um exemplo de um projeto que eu participei de um cliente do setor industrial, mas também se adapta para o varejo ou o atacado. Ele tinha um faturamento de R$ 8 milhões por mês e um pouco menos que R$ 100 milhões por ano. E qual era o ciclo operacional dele? 

No começo do mês, ele comprava matéria-prima para o mês inteiro, então essa parte do ciclo operacional era de 15 dias. Ou seja, no primeiro dia, o estoque estava cheio e, no último dia, vazio. 

Na média, ele ficava com um estoque 15 dias, ou seja, são 30 dias de ciclo operacional até aqui. Ele efetuava as vendas com 45 dias de pagamento para o cliente e, com isso, contabilizava 30 dias para produzir e entregar e, em média, mais 45 dias para receber. 

Ou seja, o ciclo operacional desse cliente entre o momento em que o produto chegava na empresa até a hora que ele recebia, era de em média 75 dias. E como funcionava  o ciclo financeiro? Ele pagava os fornecedores com uma média de 15 dias de prazo. 

No cálculo, eram 75 dias de ciclo operacional menos 15 dias de prazo médio de pagamento, ou seja, ele tinha um ciclo financeiro de 60 dias entre o momento do pagamento pelo suprimentos até o recebimento pelas vendas.

Como calcular a necessidade de capital de giro?

A margem com que esse cliente trabalhava era de cerca de 25%. Isso significa que ele gastava R$ 6 milhões de reais com suprimentos e vendia por R$ 8 milhões. 

Esse valor de R$ 6 milhões, que ele colocava no estoque, tinha um ciclo financeiro de 60 dias, ou seja, a cada 30 dias, ele bancava um estoque de R$ 6 milhões que estava  parado.  

Como o ciclo financeiro era de 60 dias, então totalizam-se R$ 12 milhões. E, a cada 30 dias, ele bancava um estoque de matérias-primas e suprimentos de R$ 6 milhões, que ele recebia 60 dias depois. 

Como esse cliente bancava R$ 6 milhões a cada 30 dias e o ciclo financeiro dele era de 60 dias, ele tinha uma necessidade de capital de giro de R$ 12 milhões. Isso quer dizer que, entre o momento em que ele paga tudo o que comprou para produzir e vender e o momento em que ele recebia por todas as vendas, era preciso deixar R$ 12 milhões estocado.

Ele fazia essa conta com um cálculo grande e complexo porque era necessário verificar  o prazo médio de estoque, de pagamento e de venda de cada item. Com isso, nós apresentamos a ele um escopo do ERP com todos esses cálculos automaticamente no dashboard. 

Como reduzir a necessidade de capital de giro?

Para melhorar essa circunstância e os processos, o cliente parametrizou no ERP o processo de compras para diminuir o prazo médio de estoque, ou seja, em vez de fazer compras de suprimentos e produção para as vendas para todo o mês, ele passou a comprar e produzir para 15 dias, diminuindo pela metade o prazo médio de estoque.

Como ele diminuiu pela metade o ciclo operacional, houve uma mudança no processo de 75 dias. Os 15 dias, somados aos 45 de prazo, passaram a ser de 60 dias e ele ainda conseguiu negociar com os fornecedores para efetuar o pagamento em 30 dias na média.

Com isso, ele passou a ter 60 dias de ciclo operacional e 30 dias de ciclo financeiro, de modo que ele diminuiu a necessidade de capital de giro pela metade e reduziu em R$ 6 milhões. Isso revolucionou o caixa da empresa e melhorou as condições para negociar com os fornecedores. 

Como otimizar o ciclo operacional e o ciclo financeiro?

Essa é a ideia fundamental e a estratégia que você vai adotar para o seu ciclo operacional e financeiro depende de você, mas também de um ERP eficiente, de qualidade e apto a alertar o seu negócio sobre a situação do ciclo operacional e financeiro. 

Além disso, o sistema precisa oferecer a opção de fazer simulações para que a sua empresa possa avaliar os pontos positivos e negativos sobre cada decisão e definir qual é a melhor maneira para o negócio. 

Assim, é possível parametrizar o ERP para que, operacionalmente, ele execute a decisão que você tomou.

Veja também o vídeo em que falei sobre o assunto no meu canal.