Imagine uma empresa que precisa emitir centenas ou milhares de boletos bancários todos os meses. Esses boletos devem ser gerados, enviados, acompanhados e, em caso de não pagamento, reemitidos ou cobrados.
Agora pense no impacto de realizar tudo isso manualmente: tempo excessivo, erros, falhas de comunicação com o cliente e problemas com a conciliação bancária. Esse é o cenário de muitas organizações que ainda não automatizaram seu processo de cobrança bancária.
Essas falhas e erros evidenciam a importância de uma estratégia eficiente e automatizada de cobrança para reduzir a inadimplência e manter a saúde financeira das empresas.
Neste artigo, você vai entender o que é cobrança bancária, como ela funciona, quais são os seus modelos, quem são os agentes envolvidos, e por que automatizar esse processo por meio de um ERP pode ser a chave para evitar erros, garantir previsibilidade de caixa e promover eficiência financeira.
O que é cobrança bancária?
Resumidamente, cobrança bancária é um serviço oferecido pelas instituições financeiras para que empresas possam cobrar seus clientes por meio de boletos bancários, permitindo o controle automatizado dos valores a receber.
Em outras palavras, o banco atua como intermediador no processo, auxiliando desde a emissão até a liquidação do título de cobrança.
Como funciona a cobrança bancária?
A cobrança bancária segue uma estrutura clara, que envolve a criação de boletos, envio ao cliente, recebimento e conciliação. Esse processo pode ser feito manualmente ou de forma automatizada, sendo essa última a opção mais eficiente para empresas que lidam com grandes volumes de transações.
Confira o passo a passo da cobrança bancária.
1. Geração do boleto
A empresa cria o boleto com todas as informações: valor, vencimento, dados do pagador, instruções de pagamento e multa por atraso. Esse boleto pode ser emitido diretamente pelo sistema bancário ou, de forma mais eficiente, por meio de um ERP.
2. Envio ao banco (arquivo de remessa)
Por meio do arquivo CNAB, o boleto é enviado ao banco. Esse envio pode ser realizado diariamente, semanalmente ou de acordo com as necessidades específicas da empresa. O banco então registra a cobrança em seu sistema.
3. Disponibilização do boleto ao cliente
O boleto é enviado ao cliente por meio de canais como e-mail, WhatsApp, SMS ou qualquer outro meio de comunicação adotado pela empresa. Hoje, é comum usar boletos híbridos (com QR Code Pix), aumentando a taxa de pagamento no prazo.
4. Pagamento do boleto
O cliente paga o boleto até o vencimento. O pagamento pode ser feito em qualquer banco, casa lotérica ou por meios digitais.
5. Retorno bancário
O banco envia um arquivo de retorno CNAB com a informação da quitação. Esse arquivo atualiza o ERP da empresa, dando baixa automática no título.
6. Conciliação bancária
A conciliação bancária é a confirmação de que o valor pago entrou efetivamente na conta da empresa. Com a automação de cobranças via boleto e Pix, essa etapa ocorre de forma quase instantânea.
Os bancos cobram tarifas para a cobrança bancária?
Sim. Os bancos cobram tarifas por boleto registrado, além de valores por serviços adicionais como protesto automático, segunda via e carta de cobrança.
A média das tarifas varia conforme o volume negociado com o banco, podendo ser mais vantajosa para empresas com alto número de transações.
Quais são as vantagens da cobrança bancária?
A cobrança bancária oferece uma série de vantagens tanto para empresas quanto para os clientes, tornando-se uma das formas mais seguras, práticas e eficientes de gestão de recebíveis. Abaixo, detalhamos os principais benefícios:
- Maior controle sobre os recebimentos;
- Possibilidade de protesto em caso de inadimplência;
- Facilidade na automação e integração com ERPs;
- Permite personalizar regras de juros, multa e desconto;
- Conciliação bancária automatizada;
- Aceitação em qualquer banco ou canal de pagamento;
- Redução do risco de erro humano;
- Geração de relatórios financeiros mais precisos.
Quais agentes atuam no processo de cobrança bancária?
Entender quem são os agentes envolvidos na cobrança bancária é essencial para garantir um processo eficiente, seguro e transparente.
A cobrança bancária é uma operação que envolve, basicamente, três partes principais: o beneficiário (ou cedente), o pagador (ou sacado) e o banco (ou instituição financeira). Entenda mais sobre cada um.
Beneficiário (ou cedente)
É a empresa ou pessoa que está realizando a cobrança. Ou seja, quem fornece um produto ou serviço e emite um boleto para que o cliente (pagador) realize o pagamento.
Esse agente é o principal interessado no recebimento do valor e na gestão eficiente do processo de cobrança. Principais responsabilidades do beneficiário:
- Emitir os boletos bancários;
- Definir datas de vencimento, valores, juros e multas;
- Acompanhar os pagamentos e controlar a inadimplência;
- Conciliar os valores recebidos com seu sistema financeiro ou ERP.
Pagador (ou sacado)
É o cliente final, ou seja, a pessoa física ou jurídica que adquire o produto ou serviço e recebe o boleto bancário para pagamento. Responsabilidades do pagador:
- Realizar o pagamento do boleto dentro do prazo estabelecido para vencimento;
- Verificar as condições de cobrança (valor, vencimento, juros, descontos);
- Solicitar segunda via ou negociar prazos, se necessário.
Banco (ou instituição financeira)
A instituição bancária desempenha o papel de intermediária na cobrança, sendo responsável pela emissão, registro, processamento e liquidação dos boletos.
Além disso, realiza a integração com sistemas de gestão financeira (ERPs) por meio de arquivos de remessa e retorno, garantindo o fluxo de informações entre empresa e banco. Responsabilidades do banco:
- Registrar os boletos no sistema bancário;
- Disponibilizar os meios para pagamento (agência, internet banking, Pix etc.);
- Processar os pagamentos e enviar informações ao beneficiário;
- Cobrar tarifas pelos serviços prestados (no caso de cobrança registrada).
De forma resumida, o processo de cobrança bancária começa com o beneficiário gerando um boleto bancário, normalmente por meio de um ERP integrado ao banco, o que facilita a emissão e o envio do boleto ao pagador.
Quando o pagador realiza o pagamento, o banco identifica a transação, liquida o título e envia um arquivo de retorno ao sistema do beneficiário com os dados da quitação.
Esse ciclo, quando automatizado, torna-se muito mais ágil e confiável, reduzindo erros manuais, evitando atrasos e permitindo uma conciliação bancária eficaz.
Quais são os títulos de cobrança bancária?
Os títulos de cobrança bancária são instrumentos financeiros utilizados para registrar e viabilizar a cobrança de valores devidos por clientes. Eles formalizam a transação comercial ou prestação de serviço e permitem que o banco intermedie a cobrança de forma segura, legal e controlada.
Esses títulos podem ser emitidos em diferentes formatos, dependendo do tipo de operação e do relacionamento entre as partes envolvidas. Os mais utilizados no Brasil são:
Cobrança registrada
É quando o banco recebe e registra todas as informações do boleto antes de sua emissão. Essa modalidade é obrigatória desde 2018 e permite ações como protesto, negativação e baixa automática.
Cobrança não registrada
Essa modalidade foi extinta pelo Banco Central por questões de segurança e rastreabilidade. Não há mais suporte dos bancos para boletos não registrados.
Quais são os benefícios de automatizar a cobrança bancária?
Conforme dito anteriormente, fazer a comunicação bancária no ERP para automatizar as cobranças permite maior controle, agilidade e eficiência na administração financeira da empresa. Veja os principais ganhos:
- Conciliação bancária automática: evita erros manuais e garante visibilidade dos valores recebidos.
- Boletos híbridos (com Pix): aumentam a agilidade e taxa de sucesso da cobrança.
- Automação completa: da emissão à baixa do título, reduz retrabalho e libera a equipe para tarefas estratégicas.
- Alertas e parametrizações: gestão ativa de inadimplência e exceções.
- Fluxo de caixa mais previsível: com relatórios financeiros integrados.
Vantagens da cobrança bancária integrada ao ERP
A comunicação bancária no ERP Sankhya é feita por meio de arquivos CNAB de remessa e retorno, permitindo total integração com o banco. Essa automação proporciona controle, precisão e fluidez em todo o ciclo de cobrança.
Principais benefícios:
- Automatização de envios e retornos: elimina digitação manual e reduz retrabalhos.
- Padronização de layouts: garante conformidade com os requisitos de cada banco.
- Agendamentos automáticos: com filtros por período, tipo de negociação e outros parâmetros.
- Conciliação facilitada: baixa automática dos títulos e conciliação bancária inteligente.
- Alertas e tratamento de exceções: com visibilidade clara de erros e acertos.
- Parametrização de tarifas: automação de cobranças recorrentes como encargos bancários.
- Sankhya Place: com modelos de layouts bancários prontos para uso imediato.
- Visibilidade total: com telas específicas para geração de arquivos, relatórios e auditoria.
Essa integração torna o processo de cobrança mais fluido, seguro e estratégico, desde a geração do boleto até a conciliação final.
Conclusão
A cobrança bancária é uma ferramenta essencial para garantir a previsibilidade de caixa, a eficiência operacional e o bom relacionamento com clientes. Porém, quando esse processo é feito manualmente, os riscos de erro e retrabalho são grandes.
Com a automação financeira por meio de um ERP robusto como o Sankhya, sua empresa não apenas reduz falhas, como também ganha agilidade, visibilidade e poder analítico.
A conciliação bancária se torna precisa, os boletos bancários são emitidos com inteligência e a equipe pode focar no que realmente importa: a saúde financeira e o crescimento da empresa.
Quer saber como automatizar todo o processo de cobrança bancária da sua empresa com segurança e eficiência? Fale com um consultor Sankhya e eleve a performance da sua gestão financeira.
