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Contagem de estoque: qual é a maneira mais eficiente de fazer?

Se você já teve problemas por falta de informações confiáveis sobre o acervo de itens da empresa e até mesmo...

Se você já teve problemas por falta de informações confiáveis sobre o acervo de itens da empresa e até mesmo com furtos e desvios de funcionários, então conhece a importância de manter em dia a contagem de estoque.

Também conhecida como inventário de estoque ou balanço de estoque, essa é uma prática indispensável nas empresas, já que o descuido prejudica a gestão e pode ser fatal para o negócio.

Neste artigo, entenda quais são as melhores práticas de contagem de estoque para adequar esse processo na sua empresa e não precisar se preocupar mais com mercadorias que “somem”.

Como é feita a contagem de estoque?

Geralmente, o balanço de estoque é feito contando cada um dos produtos e, posteriormente, registrando essas descrições e quantidades contadas em papel. Feito isso, essas informações são reunidas e lançadas em um sistema com o resultado encontrado de cada um dos produtos, realizando os ajustes necessários entre o estoque registrado e o estoque real.

Algumas das principais desvantagens relativas a esse método estão relacionadas aos erros que ele pode acarretar e ao quão trabalhoso e demorado pode se tornar esse processo.

Uma forma muito mais prática e segura que pode ser utilizada é fazer a contagem de estoque usando um coletor de dados.

Nesse caso, a equipe responsável pela realização do inventário é treinada para a leitura de cada um dos itens presentes em sua área de contagem, encerrando com coleta do código de barras referente àquele setor.

Assim, é possível não apenas reduzir a probabilidade de erros de contagem, mas também verificar em qual setor cada um daqueles itens foram encontrados.

Conheça os tipos de contagem de estoque

Em relação à periodicidade, existem 2 tipos de contagem de estoque. Explicamos cada um deles a seguir:

Inventário periódico

O inventário periódico é uma contagem física que é realizada sempre no final de cada período contábil, na maior parte dos casos, anualmente. Essa conferência possui efeito fiscal e é feita em todos os itens do estoque.

Inventário rotativo

O inventário rotativo é uma contagem física permanente, feita durante o período contábil, que é realizada em um número reduzido de itens. O objetivo dessa conferência é detectar e corrigir diferenças no estoque, reduzir e eliminar possíveis perdas.

Qual é a forma ideal de fazer contagem de estoque na sua empresa?

A melhor forma de fazer a contagem de estoque vai depender tanto do porte da empresa e de suas necessidades quanto das soluções que ela dispor para essa tarefa.

Listamos aqui as formas de execução de contagem de estoque e em quais situações elas são recomendadas:

De forma manual

A contagem de estoque pode ser feita com registros em papel ou mesmo contando com a memória do responsável da área. No entanto, esse método tem alto risco de erros. Portanto, só é recomendado para empresas que possuem um volume muito baixo de estoque e que fazem poucas movimentações de itens.

De forma eletrônica-manual

Outra maneira possível de fazer a contagem de estoque é utilizando programas simples ou planilhas eletrônicas como apoio para o registro das informações coletadas. Esse método é recomendado para empresas que possuem um volume moderado de entradas e saídas de produtos no estoque. No entanto, a falta de integração das informações pode resultar em erros.

Por meio de sistema integrado de gestão

A forma mais eficiente de fazer a contagem de estoque é utilizando um sistema integrado de gestão (ERP), que registra as informações coletadas durante o inventário, permitindo uma gestão automatizada do estoque. É recomendado para empresas que possuem um grande volume de produtos em estoque e uma alta rotatividade desses itens.

Confira um exemplo de como é feita a contagem de estoque na prática

Em uma empresa, o responsável pelo estoque faz todo o levantamento do inventário e os testes de contagem de estoque necessários.

Essa tarefa envolve 12 etapas:

1. Preparação para o inventário físico

De início, todos os materiais são codificados antes do levantamento do inventário, considerando a divisão dos materiais de acordo com os registros contábeis.

2. Disposição dos itens

É feita a ordenação dos estoques e dos produtos em processo, destacando aqueles itens que são estocados em dois ou três lugares diferentes.

3. Divisão do espaço em áreas

É feito o estudo do espaço disponível e a elaboração de um plano dividindo-o em áreas, aproveitando as divisões físicas como paredes, edifícios independentes, balcões ou de acordo com alas e prateleiras disponíveis. Depois, é feita a identificação dessas divisões.

4. Identificação do material a ser destruído ou desconsiderado

É separado o material a ser destruído e isso é feito antes da data da tomada do inventário para não correr o risco de considerá-los na contagem de estoque. Os materiais pertencentes a terceiros, mas temporariamente sob a custódia da empresa (estoque consignado), também são colocados em local visível e são devidamente identificados para que não sejam contados na tomada de inventário.

5. Suspensão do movimento de materiais

Durante a tomada de inventário, é suspensa a remoção e a inclusão de qualquer material ao depósito. Qualquer produto em processo também não deve ser transferido de uma seção para outra.

6. Formação das equipes

É feita a divisão do pessoal disponível para o inventário em duplas e por seções, de forma que haja alternância da dupla que realiza a primeira contagem em relação àquela que fará a segunda conferência.

7. Apuração dos saldos

É feita a atualização das fichas de estoque informando os saldos de cada item.

8. Atualização dos últimos movimentos de estoque

Antes da contagem, são anotadas as últimas entradas e saídas de cada item até o fim do dia anterior à data da contagem, lançando esses movimentos nas fichas de estoque.

9. Emissão das listagens para contagem do estoque

Para efetuar a contagem dos itens do estoque, são emitidas as listagens para anotações das quantidades contadas pelos inventariantes. Essas listagens são geradas pelo sistema.

É gravada uma planilha contendo sequência, código, descrição e saldo atual dos produtos. O saldo é gravado apenas para consulta gerencial, não tem influência sobre os ajustes de saldo. A planilha é um facilitador no momento da digitação dos itens contados, tornando a digitação mais rápida.

10. Contagem do inventário físico

Nessa etapa, as duplas são enviadas para suas respectivas áreas para que realizem a contagem de todos os materiais.

11. Inserção da contagem e confrontação com o estoque atual

Esse procedimento tem como finalidade demonstrar possíveis distorções entre o saldo atual dos produtos e a quantidade inventariada.

Para conseguir visualizar essas distorções, é necessário inserir todos os itens e a quantidade correspondente no sistema. Após a inserção, é emitido o relatório e os dados são analisados. Então, é feita uma nova contagem dos itens que tiverem inconsistência.

12. Inserção dos itens inventariados e acerto do saldo

Tendo as listagens com as quantidades inventariadas, é possível acompanhar a inserção dos dados e o ajuste do saldo de cada produto. Inicialmente, é feita a identificação do inventário com a data do acerto e uma breve descrição. Depois, é feita a análise de qual é a melhor opção para inclusão dos itens.

Por fim, é feito um relatório mencionando todas as diferenças encontradas nas fichas de estoque e na tomada de inventário, em quantidades e volumes, bem como uma explicação da razão da diferença da forma mais detalhada possível. Então, as fichas de contagem são encaminhadas para o arquivo permanente da empresa.

Agora que você já sabe o passo a passo para fazer a contagem de estoque com eficiência na sua empresa, confira este conteúdo para escolher o melhor software para te ajudar nessa tarefa:

5 dicas para implantação de um software de gestão de estoques

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Redator Sankhya

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