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O que é gestor de contratos e qual seu papel nas empresas

O gestor de contratos é uma figura cada vez mais importante nas empresas. Afinal, todos os negócios lidam com uma...

Duas pessoas fazendo gestão de contratos

O gestor de contratos é uma figura cada vez mais importante nas empresas. Afinal, todos os negócios lidam com uma série de documentos e peças jurídicas, tanto para contratar colaboradores, como para negociar com fornecedores e clientes. É esse o profissional que cuidará de todas essas questões.

Com tantas demandas diferentes, a gestão de contratos tem se tornado um setor estratégico, auxiliando os negócios a terem mais eficiência e segurança no controle do ciclo de vida dos documentos jurídicos.

Quer entender melhor a importância de um bom gestor de contratos? Continue a leitura!

O que é gestão de contratos e qual a sua importância?

A gestão de contratos é o conjunto de processos e estratégias que garantem eficiência, segurança e controle no ciclo de vida dos contratos de uma empresa. O principal objetivo do setor não é redigir contratos ou formalizar acordos, mas sim evitar riscos que possam ocorrer durante as etapas do documento.

Ou seja, por meio de uma série de processos bem estabelecidos, o gestor de contratos consegue controlar todas as cláusulas, assegurando o cumprimento correto de tudo o que foi acordado, dando mais segurança jurídica às partes, e evitando expor a empresa a multas e sanções, como por quebra contratual.

É graças a esse setor que as empresas conseguem conferir e registrar a execução correta de cada obrigação descrita nos contratos, permitindo uma tomada de decisão mais acertada e reduzindo os custos por multas e demais prejuízos.

Outro benefício é que, quando bem executada, a gestão de contratos melhora o relacionamento com fornecedores e clientes – uma relação extremamente importante para o sucesso do negócio.

O que um gestor de contratos faz?

O gestor de contratos é o profissional responsável por administrar e supervisionar o ciclo de vida de todos os documentos e contratos de uma empresa.

Ele pode ter uma série de tarefas, atividades e responsabilidades dependendo da companhia. Por exemplo:

  •         elaborar os documentos, negociando com as partes envolvidas e revisando alterações;
  •         identificar erros contratuais, evitando riscos à empresa;
  •         garantir boas práticas de negociação;
  •         verificar a conformidade do documento em relação às legislações e às políticas da empresa;
  •         assegurar o cumprimento de todas as cláusulas contratuais durante a vigência do documento;
  •         controlar prazos;
  •         realizar o armazenamento e o arquivamento correto dos documentos;
  •         identificar o momento de encerrar ou renovar os contratos;
  •         acompanhar possíveis alterações nas legislações, anexando novas regras aos contratos;
  •         fiscalizar os contratos, evitando fraudes, erros ou à não execução dos termos contratuais;
  •         avaliar a qualidade dos serviços contratados ou dos produtos entregues pelos fornecedores;
  •         garantir a segurança dos dados e o sigilo das informações.

Para que esse profissional consiga realizar de forma satisfatória o seu serviço, é essencial que haja um bom alinhamento e uma comunicação clara com todos os setores da empresa, por exemplo, o jurídico, o financeiro, o setor de compras, etc.

É o gestor de contratos, ainda, que orienta as negociações e esclarece as partes sobre as cláusulas e pontos de cada contrato, oferecendo informações claras e precisas para os demais gestores, facilitando a correta tomada de decisões.

Sempre que houver problemas durante a vigência de um contrato, como a execução incorreta de um serviço, atrasos na entrega de produtos e outras questões, é o gestor de contratos que terá de solucioná-los, providenciando para que a documentação seja anexada ao contrato, relatando as ocorrências.

Como a maioria das empresas dispõe de uma série de contratos vigentes ao mesmo tempo, o gestor de contratos e sua equipe precisa ter bastante organização para conseguir acompanhar todos os documentos e garantir que tudo esteja de acordo com o que foi negociado.

Por que uma empresa deve ter um gestor de contratos?

Ao descobrir o que faz um gestor de contratos já deu para perceber o quanto esse profissional e o setor são importantes, não é? Afinal, uma má gestão dos documentos jurídicos pode deixar o negócio exposto a diversos riscos.

O controle adequado garante que os serviços e produtos contratados estão sendo entregues de forma adequada, no período e com o preço acertados, que todas as cláusulas estão sendo cumpridas como deveria (evitando multas e sanções) e que nenhuma exigência não acertada previamente será feita pelas partes envolvidas no acordo.

É também o gestor de contratos que acompanhará o prazo de encerramento dos contratos, evitando problemas com o não encerramento ou renovação – que poderia causar um desabastecimento de um item primordial para o funcionamento do negócio, por exemplo.

Se esses pontos não são geridos corretamente, é possível que a empresa seja prejudicada no que tange o cumprimento de metas, além de poder sofrer com atrasos nas operações organizacionais e perda de tempo e dinheiro, com prejuízos financeiros e má reputação no mercado.

Em relação aos contratos firmados com os clientes, a boa gestão faz toda a diferença, permitindo que a empresa entregue tudo o que foi acertado dentro do prazo e com a qualidade esperada. Isso é fundamental para que a imagem da empresa seja diferenciada, melhorando os resultados alcançados e a satisfação dos clientes.

Não é incomum, por exemplo, que alguns clientes façam exigências de itens que não estão dispostos no contrato. Se a empresa não realizar a gestão desses documentos, poderá sofrer prejuízos entregando produtos ou serviços fora do que foi acordado.

Por isso, é essencial acompanhar tudo o que está disposto nos documentos, permitindo atender os clientes desde que haja inclusões nos contratos, dando mais segurança jurídica a ambas as partes.

O gestor de contratos, como você viu, também deve acompanhar as alterações nas legislações. Esse é um ponto essencial para qualquer negócio, já que essas mudanças podem onerar alguma das partes envolvidas – e, se isso não for acompanhado de perto, esses prejuízos financeiros só serão percebidos e calculados ao final do contrato, com acréscimo de juros.

Se a sua empresa presta ou contrata serviços com preços baseados em moedas estrangeiras, esse acompanhamento é essencial, conferindo diariamente o câmbio e estimando tendências de queda ou de alta no valor dessas moedas. As alterações cambiais não previstas acabam levando as empresas a pagarem valores mais altos ou receberem valores mais baixos, os quais impactam o orçamento do negócio.

Como a tecnologia ajuda a gestão de contratos?

A gestão de contratos é uma área bastante metódica e que necessita de um excelente controle. Fazer todas essas operações manualmente é algo muito complicado.

A tecnologia é, portanto, indispensável para o setor. Afinal, ela permite digitalizar e disponibilizar todos esses documentos para os setores relacionados da empresa, automatizar tarefas e convergir informações, o que garante um controle ainda mais preciso.

Quando a gestão de contratos está aliada a um bom ERP, a gestão geral da empresa fica facilitada, pois todas as informações essenciais estão à disposição dos setores envolvidos.

A informação fluida é essencial tanto para a gestão de contratos como para a tomada de decisão de outros setores, por exemplo, de compras, vendas, jurídico e marketing.

Assim, a tecnologia é que realiza essa ponte, disseminando as informações principais e permitindo um controle preciso e adequado de cada contrato e de todos os dados que impactam esse setor, como a questão cambial, as alterações de legislação, entre outras.

Conclusão

Como você viu neste conteúdo, a gestão de contratos é uma área fundamental para qualquer empresa e o gestor de contratos é o profissional responsável por acompanhar a execução e o cumprimento de todas as cláusulas acertadas e negociadas entre as partes.

Quando esse serviço é bem realizado, as empresas ficam mais seguras juridicamente e evitam prejuízos causados por multas, sanções ou perdas financeiras, como por serviços mal-executados ou cobranças indevidas por parte dos clientes.

Tudo isso, é claro, impacta positivamente na reputação da empresa e na gestão de uma forma geral.

Gostou de saber mais sobre o gestor de contratos? Compartilhe essas dicas nas suas redes sociais e ajude outros empresários!

Sobre o autor
Redator Sankhya

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