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Implantação de ERP: como reduzir impactos sobre a empresa

Como reduzir impactos com a implantação de um novo ERP? Saiba aqui quais cuidados tomar durante o processo de implantação...

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Sua empresa acaba de fechar um contrato para implantação de um ERP novo. A expectativa é alta. Você, como gestor, tem consciência de que essa aquisição irá beneficiar o negócio. A automação de processos vai ajudá-lo a administrar melhor os recursos e potencializar seu investimento.

O sucesso na implantação de um ERP depende de um esforço coletivo entre sua equipe e a do fornecedor. Da definição do escopo aos testes e simulações, várias pessoas chave serão chamadas a colaborar. Será necessário gerenciar o impacto que a mudança terá e a melhor maneira de minimizá-lo é manter o engajamento.

É isso que iremos abordar nesse artigo. Continue a leitura ou ouça o áudio no player abaixo.

Etapas para garantir o sucesso na implantação do ERP

Para evitar imprevistos e problemas, é importante reforçar internamente quais serão os benefícios do ERP. Tais benefícios podem ser: processos mais simples, fácil acesso a dados e integração da organização.

O sucesso nesse processo de implantação do ERP, começa na escolha do fornecedor. É crucial entender como a empresa escolhida te dará o suporte necessário para a transição. Para garantir o menor impacto possível da sua operação, trouxemos algumas dicas e alertas para você.

Alinhamento Interno anterior a Implantação do ERP

É necessário uma reunião inicial entre o fornecedor e os representantes da empresa. Os participantes devem ser  as pessoas chave no processo, e que devem ser mapeadas previamente. Aqui são alinhados os pontos necessários, de acordo com o que foi estabelecido durante as negociações como escopo, equipe, cronograma e prioridades.

Nesse momento deve ser  definido um gerente de projeto de cada lado. Sua empresa também precisará indicar uma pessoa responsável por todo o processo de implantação e que será a ponte entre seus funcionários e o fornecedor, essa pessoa será o “implantador”. Também deve ser  elaborado um Mapa de Responsabilidades, que define os papéis e responsabilidades.

  • Alerta: fique atento ao perfil do gerente de projeto e do implantador! Enquanto o primeiro pode ser mais generalista, com bom conhecimento do negócio, o segundo precisa entender de tecnologia e sistemas, para um aprendizado mais efetivo.

Base de dados

A partir do acordo para a implementação do ERP, a equipe do fornecedor fará as instalações necessárias no sistema, seja de servidor seja dos dados do ERP antigo.

  • Alerta: o escopo precisa estar bem definido para evitar retrabalho ou erros.

Treinamento e Certificação

O “implantador”  e o gerente de projetos da sua empresa devem ser treinados para conhecer todos os módulos do ERP. Dependendo do fornecedor os cursos são via EAD ou presencial, mas atenção, o fornecedor deve oferecer todo o suporte para a empresa contratante. Assim, ao final, o implantador e o gerente de projetos, deverão certificar seus conhecimentos por meio de uma prova que dará, posteriormente a certificação para quem for devidamente aprovado.

  • Alerta: o aprendizado é fundamental para que o “implantador possa dar continuidade ao processo. Dúvidas devem ser sanadas com clareza. Apenas quando aprovado, o implantador terá condições de cumprir plenamente seu papel. Isso é de extrema importância pois diminui a dependência da empresa para com o fornecedor.

Parametrização do Sistema

O ERP será personalizado para atender às necessidades específicas do negócio. É feito um levantamento para entender o que a sua empresa já faz em termos de gestão de processos, sejam manuais ou com a utilização de outros sistemas. Depois, acontece a definição de como sua equipe vai utilizar o ERP. Por fim, acontece a parametrização, onde o sistema é configurado para o usuário final. O responsável por essa tarefa é o implantador. Para fechar, o fornecedor fará uma auditoria, para garantir que tudo foi parametrizado corretamente.

  • Alerta: as três atividades estão estritamente relacionadas. Falhas em uma podem prejudicar as demais.

Testes de Validação

O implantador deverá treinar os usuários finais para usarem o ERP, explicando o passo a passo: uso das telas, entrada de dados, como gerar relatórios, identificar problemas e outros aspectos relevantes. Cada área será treinada em suas necessidades específicas. Em seguida, é necessário uma etapa de testes e simulações, para identificar possíveis oportunidades de melhoria ou falhas ainda não identificadas.

  • Alerta: os testes são em ambiente específico e não devem gerar impacto nas atividades da empresa. Devem ser completos e considerar múltiplas possibilidades.

Homologação da Implantação do ERP

Finalizados os testes e corrigidos os problemas, sua empresa deve sinalizar que está tudo de acordo com o escopo do projeto e que o ERP pode entrar em funcionamento. Nos primeiros 30 dias, a equipe do fornecedor costuma dar suporte e atender às dúvidas encaminhadas pelo implantador, bem como corrigir erros. Depois disso, sua empresa passará a ser atendida por uma equipe de suporte telefônico.

  • Alerta: O implantador é a pessoa que deverá entrar em contato com o fornecedor, para que os problemas sejam identificados e relatados de  forma mais assertiva e assim o tempo de resposta e solução também seja mais rápido.

De maneira resumida, apresentamos todas as etapas para a implantação de um ERP. Elas podem variar de acordo com o tamanho da empresa e a complexidade dos processos e também de qual fornecedor você escolher.

No vídeo abaixo o Mestre do ERP mostra o passo a passo do processo de implantação do ERP.

Caso ainda tenha dúvidas, fale com a Sankhya. A gente te ajuda a entender e encontrar a melhor solução para a sua empresa. Isso torna o processo de implantação ainda mais tranquilo. Conte com a gente!

Sobre o autor
Diego Rosa

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