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Por que minha empresa deve adotar um sistema de gestão?

Liderar uma empresa e colocar todos os processos para um bom funcionamento em prática não é uma tarefa fácil, principalmente...

Liderar uma empresa e colocar todos os processos para um bom funcionamento em prática não é uma tarefa fácil, principalmente no Brasil. Para constatar isso, basta que a gente busque os dados sobre fechamentos de empresas no país.

Nos últimos quatro anos, tivemos maior número de empresas sendo fechadas do que abertas no Brasil, comprovando o quanto manter um negócio é uma tarefa extremamente complicada.

Se você batalha todos os dias para que seu negócio siga funcionando, vendendo e crescendo, enfrentando as adversidades na sua rotina e lidando com diversos processos complexos, esse artigo é para você.

Um dos maiores aliados que se pode ter para manter a gestão de sua empresa saudável é um sistema de gestão, conhecido também como ERP.

Por aqui, você vai entender melhor o que são os sistemas de gestão, além de compreender quais seus principais papéis dentro de uma organização para que ela enfrente os problemas do dia a dia com mais facilidade e agilidade.

Mas, afinal, o que é um sistema de gestão?

Quem lida com gestão empresarial provavelmente já se deparou com os termos: ERP, Sistema de Gestão, SGI, etc.

Todos eles significam a mesma coisa, um software de gestão integrada que tem como objetivo principal tornar a gestão diária de um negócio e seus processos cada vez mais simples.

Antes que um sistema de gestão se torne um impulsionamento para o crescimento de sua empresa, no entanto, ele também é responsável por entender quais as necessidades de seu negócio, realizando um diagnóstico de qual a situação atual de seus processos e metodologias.

Sabendo disso, um dos principais papéis do sistema de gestão é automatizar os processos de sua empresa, de forma que menos trabalho manual seja feito para a realização de uma tarefa, gerando mais produtividade e economizando tempo.

Ao escolher um sistema de gestão, no entanto, é importante que você leve em conta pontos que são relevantes para o seu negócio, optando por um fornecedor que consiga atender suas demandas sem muitos problemas para implantação e execução do sistema.

Um bom sistema de gestão deve ter a capacidade de:

  • Te oferecer informações de qualidade

Ao buscar por um SGI que seja perfeito para o seu negócio, procure por sistemas que contem com uma maior capacidade de coletar, filtrar e analisar dados. 

Alguns sistemas, inclusive, contam com Business Intelligence, conhecido também como B.I., nativo. Assim, os dados que são inseridos no seu sistema de gestão são analisados e o próprio sistema gera insights que possam ser mais relevantes para o seu negócio.

Além disso, por se tratar de um sistema integrado, as informações de qualidade não serão captadas em somente uma área na empresa, mas sim nela em geral. O gestor do negócio pode ter acesso aos dados de gestão da área de vendas, RH, marketing, etc.

  • Otimizar os seus processos

Outro papel importante de um sistema de gestão deve ser a capacidade da plataforma de otimizar os seus processos, para isso, é necessário que seus colaboradores tenham conhecimento sobre o SGI e saibam como e quando utilizá-lo.

Por exemplo, não basta ter um sistema que tem um ótimo CRM, se sua equipe de vendas não registra os dados dos clientes de uma maneira correta. Todo o esforço para a implantação teria sido em vão.

Por isso, é extremamente importante garantir que seus colaboradores saibam como utilizar o sistema da melhor maneira possível, transformando-o em um verdadeiro aliado no dia a dia.

É relevante também que, antes de a implantação iniciar, seu fornecedor realize um diagnóstico e mapeamento dos seus processos, identificando a forma como são realizados e quais são os problemas que devem ser resolvidos.

Desta forma, quanto mais o seu sistema de gestão estiver de acordo com a sua necessidade, com os processos otimizados, mais você irá sentir o efeito positivo que essa solução trará para sua empresa.

  • Controlar seu estoque

Para diversas empresas, o estoque é um dos fatores mais importantes. Portanto, a organização deste setor é essencial. Controlar o fluxo de entrada e saída dos produtos pode ser uma tarefa difícil, mas o papel de um sistema de gestão é tornar esse dia a dia menos complexo e menos suscetível a erros.

Com um SGI de qualidade, você pode planejar melhor suas demandas e aumentar a rotatividade do seu estoque, gerando a necessidade de uma infraestrutura menor, que implica em redução de custos.

Isso tudo pode ocorrer porque o sistema de gestão permite realizar um controle de fluxo de caixa mais eficiente, que se baseia nas necessidades que sua empresa realmente tem.

  • Tornar mais simples sua tomada de decisão

Ao obter um sistema de gestão, automaticamente você terá um melhor controle dos dados a respeito de sua empresa, podendo gerar relatórios mais relevantes e assertivos.

No entanto, alguns SGI’s, como o sistema de gestão da Sankhya, contam com um software de B.I. (Business Intelligence) integrado. 

O business intelligence já nativo no ERP pode trazer relatórios automáticos com os dados mais relevantes para sua empresa, realizando comparações entre períodos específicos e te apontando insights do que pode estar acontecendo e o que deve ser melhorado.

Quais as etapas para conseguir um sistema de gestão?

Antes de tudo, é necessário que você entenda os processos e necessidades de sua empresa. É possível realizar essa etapa ao conversar com fornecedores ou, caso prefira, fazer um diagnóstico gratuito das boas práticas de gestão.

Após entender melhor quais as necessidades de sua empresa, é o momento de avaliar os fornecedores e entender as políticas administrativas que envolvem a compra de um SGI.

Ao escolher o melhor fornecedor para seu negócio, o momento é de avaliar um planejamento estratégico para que tudo ocorra bem na próxima etapa, de implantação. 

Após implantar o sistema de gestão em sua empresa, é necessário realizar um acompanhamento e avaliação do desempenho de seu negócio – identificando onde podem ser implementadas melhorias.

É importante lembrar que, para garantir o melhor funcionamento de seu sistema de gestão, sua relação com seu fornecedor deve ser amigável e constante, avaliando melhorias que podem impulsionar o crescimento de seu negócio.

Como escolher o melhor sistema de gestão?

Sabemos que, com tantos fornecedores no mercado, escolher um SGI pode ser uma tarefa difícil. Por isso, trouxemos algumas dicas para te ajudar a fazer a melhor escolha para seu negócio.

  1. Avalie as necessidades de sua empresa
  2. Converse com mais de um fornecedor e entenda quais os diferenciais dos sistemas de gestão oferecidos
  3. Faça uma comparação entre os fornecedores
  4. Leve em consideração o tempo de implantação 

Para tornar sua busca por um fornecedor de sistema de gestão ainda mais simples, nós desenvolvemos uma planilha de RFP para ERP, onde você consegue analisar quais são as demandas de sua empresa e qual fornecedor irá atendê-las com mais eficiência.

Você pode obter essa planilha, completamente gratuita, preenchendo o formulário abaixo:

Sobre o autor
Gabriela Padua

Formada em Publicidade, Gabriela é Redatora no time de Marketing Digital da Sankhya.

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