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Gestão de estoque: principais rotinas e como funciona no ERP

Como estão as rotinas de estoque da sua empresa? Até que ponto a gestão do estoque tem contribuído para reduzir...

as principais rotinas de estoque

Como estão as rotinas de estoque da sua empresa? Até que ponto a gestão do estoque tem contribuído para reduzir os custos operacionais e melhorar a performance de vendas? Ou os prejuízos estão se acumulando?

Enquanto o excesso de estoque ocasiona o aumento dos custos, um nível baixo de estoque pode resultar em clientes não atendidos e insatisfeitos. Encontrar o equilíbrio não é uma tarefa fácil. No entanto, sem um controle de estoque eficiente, o desafio torna-se ainda maior. 

Logo, para quem está na linha de frente ou faz parte da equipe responsável pelo armazenamento, pelo cuidado e pela movimentação de produtos, é fundamental conhecer as principais práticas de gestão de estoque e contar com ferramentas que visam contribuir para os melhores resultados

Este é o assunto que vamos abordar nas próximas linhas. Continue conosco!

Por que o controle de estoque é tão importante?

Os processos e as rotinas de estoque são fundamentais para o planejamento e o controle dos recursos armazenados em uma organização. O estoque é um ativo fundamental da empresa, que impacta em outras áreas, como compras, financeira e vendas, e afeta diretamente a lucratividade dos negócios.

Uma boa gestão de estoque ajuda a reduzir os custos operacionais, otimizar os processos da cadeia de suprimentos, aumentar o nível de serviço ou atendimento da empresa, entre outros benefícios. Já uma má gestão pode acarretar diversos problemas.

Além disso, a falta de um controle eficaz pode levar a mercadorias encalhadas, demora no abastecimento dos canais de venda, danificação ou desperdício de mercadorias, extravios, riscos à segurança e saúde dos colaboradores. Como resultado, a empresa tem prejuízos financeiros, perda de competitividade e pode sair com a reputação enfraquecida. 

O que deve ser considerado ao fazer a gestão de estoque?

Dois pontos fundamentais precisam ser avaliados aqui. O primeiro é a metodologia de gestão que será adotada e o outro ponto é a ferramenta utilizada.

Metodologias para gestão de estoque

Existem diversas metodologias para a gestão de estoque, mas cada empresa deve analisar e escolher a que melhor atende ao seu negócio. A seguir, vamos citar as três metodologias mais conhecidas:

1. Curva ABC

Na Curva ABC, os itens não têm a mesma importância e, portanto, não devem receber a mesma atenção. O conceito vem do Diagrama de Pareto e, no caso da gestão de estoque, é observado que a maior parte das vendas é gerada por poucos produtos comercializados. 

2. PEPS

A sigla é referente a “Primeiro que entra, primeiro que sai”. A ideia deste método é vender primeiro os produtos das compras mais antigas. Ou seja, mantém a saída na ordem cronológica das entradas das mercadorias.

3. UEPS

“Último que entra, primeiro que sai” é o contrário da metodologia PEPS. Aqui, a movimentação do produto tem como base a última compra. Os primeiros itens a sair deverão ser os últimos que incorporam o estoque. 

Ferramentas para gestão de estoque

Quanto às ferramentas para administrar um estoque, temos: fichas impressas, planilhas, softwares de controle de estoque e sistemas de gestão integrados (ERP).

Mas, imagine realizar um inventário cuja movimentação de estoque está toda documentada em fichas ou planilhas. Além de suscetível a falhas, como erros de digitação ou extravio da papelada, o controle de estoque manual torna o processo demorado. 

A recomendação é buscar soluções tecnológicas e, para mais agilidade e conhecimento sobre o seu negócio, as plataformas de gestão integradas, como o ERP Sankhya.

Quais são as principais rotinas de controle de estoque?

Listamos a seguir algumas rotinas e processos para melhorar a gestão de estoque na sua empresa. 

Classificação de materiais e padronização do cadastro

Comece implantando a classificação de acordo com a família dos materiais estocados:

  • matérias-primas;
  • produtos para varejo;
  • itens de consumo interno da empresa.

Depois, tenha uma rotina para manter o padrão no registro dos produtos, com código e descrição do item a ser estocado. A falta de padrão no cadastro pode ocasionar informações duplicadas e furos no estoque.

Organização e regras de estocagem

Um estoque bem planejado e organizado tem definido os locais de armazenamento por categorias ou tipos de produtos. Por exemplo, para reduzir os riscos com produtos inflamáveis, eles devem ser estocados separadamente. Já no caso de itens perecíveis, eles precisam ser organizados por ordem de validade para evitar a perda da mercadoria.

Uma regra essencial é a de movimentação das mercadorias, para não permitir que algum produto seja manuseado pela pessoa errada ou sem a segurança adequada. 

Por fim, manter o estoque arrumado e limpo, instalar placas de sinalização para identificar a localização dos produtos e manter em dia a dedetização são práticas que trazem ordem e segurança ao ambiente.  

Documentação e registro das transações

Registre toda a movimentação de entrada e saída para evitar que a quantidade de itens em estoque esteja errada. Não se esqueça de registrar também devoluções, trocas ou avarias. Use requisições de materiais para retirada de itens, com nome do solicitante, além de data e motivo da retirada. 

Informações de quantidade, custo unitário e total vendido também devem ser registradas. Assim, o gestor terá dados para apoiar as análises financeiras do estoque

Além disso, é importante arquivar adequadamente os registros de entrada e saída, documentos de troca, as requisições, notas fiscais e demais documentos. O que for possível, migre para os formatos eletrônicos a fim de trazer mais segurança às informações.  

Acompanhamento dos indicadores de estoque

Assim como as demais áreas da empresa, o estoque também deve ser monitorado por indicadores de desempenho. A seguir, conheça as principais métricas para analisar a gestão do estoque:

Giro de estoque

É o tempo que cada item fica no estoque até que seja preciso repor. Este indicador permite identificar os produtos mais vendidos, os de menor rotatividade e os que estão encalhados

Um índice alto de giro de estoque mostra que o item tem bastante saída e, assim, pode-se planejar o momento de acionar o fornecedor para evitar que o estoque fique zerado.

Já os produtos de baixo giro podem ser comprados em um intervalo de tempo maior, ou em menor quantidade, ou até mesmo não serem mais adquiridos.

Perdas de estoque 

Com o correto registro das transações, é possível analisar os motivos que estão ocasionando a perda de estoque, como: armazenamento incorreto, excesso de estoque, falta de qualidade dos produtos, erros durante a movimentação, furtos ou extravios.

Acompanhar este indicador é primordial para o gestor adotar medidas preventivas e corrigir os processos

Tempo de reposição

Este indicador mede o tempo necessário para um produto chegar ao estoque e estar pronto para ser comercializado.

É um índice relacionado ao abastecimento do estoque, que conta o tempo que o produto leva para ser comprado, além do tempo de deslocamento do fornecedor ou de produção e o tempo para ser cadastrado no sistema.

Cobertura de estoque

O índice visa traçar uma projeção de segurança que mostra quanto tempo o estoque atual é capaz de atender a demanda de vendas.

Ele é calculado considerando um determinado período (dia, semana ou mês) e dividindo a quantidade atual de itens em estoque pela quantidade média de vendas. 

Otimização dos processos de compras

Crie um calendário de compras para facilitar as negociações com os fornecedores e, assim, obter boas condições de preço e prazo de pagamento.

Faça o planejamento das compras para reabastecer o estoque com base nos históricos de movimentações e indicadores de desempenho.

Observe os períodos de sazonalidade que possam justificar uma grande movimentação no estoque.

Balanço do estoque com frequência

Realize periodicamente o inventário do estoque para assegurar que a base de dados esteja atualizada. O inventário ou balanço de estoque é a contagem dos itens armazenados, comparando a quantidade disponível fisicamente com o dado registrado no controle utilizado

Essa rotina possibilita monitorar se há furos ou desvios nos saldos do estoque dentro dos padrões aceitáveis para a empresa.

Outra forma é o inventário rotativo, realizado por ciclos de períodos maiores que o balanço completo e por amostragem.

Capacitação de profissionais

Invista no treinamento e na qualificação dos profissionais que atuam com controle de estoque. É importante conhecer a fundo as metodologias de gestão de estoque e implantar rotinas e processos alinhados com a realidade do negócio.

Além disso, é preciso melhorar o desempenho da equipe de almoxarifado, que terá mais conhecimento para planejar, executar e controlar os recursos da empresa.

Como o ERP Sankhya controla as rotinas?

O uso da tecnologia torna as rotinas de estoque mais seguras e ágeis. Um sistema de gestão como o ERP Sankhya, por exemplo, possibilita o acompanhamento das movimentações em tempo real e conta com módulo de WMS – Warehouse Management System e Business Intelligence

Um dos benefícios de um sistema integrado é ter os processos e contratos de fornecimento automatizados. Pela plataforma da Sankhya, é possível realizar pedidos eletrônicos (Supply Chain) diretamente para os fornecedores, quando o sistema identifica a necessidade de compra em função do estoque e do giro de produtos. 

Esse é um ganho relatado pelo sócio-diretor da Newlar Distribuidora, Vinícius Berná, em entrevista ao Portal ERP. “Com o ERP Sankhya, criamos uma matriz de análise de giro e automatizamos a reposição de mercadorias baseadas em critérios estatísticos. Dessa forma, pudemos triplicar a linha de produtos, comprando menos quantidade, mais vezes, sem precisar aumentar espaço físico de armazenagem”, comentou. 

Além disso, o executivo contou que houve uma redução da ruptura de estoque de 18% para 6% e um melhor alinhamento da compra de mercadorias com nosso fluxo de caixa. “Tudo isso customizado com as fórmulas que nós julgamos ideais para aplicar em nossa operação”, destacou. 

Outra rotina facilitada com o ERP Sankhya é a relacionada às atividades de um armazém, que passam a ser integradas em cada uma de suas etapas, como: armazenagem, separação, conferência/checkout, ressuprimento, movimentações, etiquetagem, liberação para faturamento etc.

O ERP Sankhya permite a comunicação entre os diferentes departamentos em tempo real e possui recursos avançados para obter mais inteligência na condução do seu negócio.

Veja na prática como funciona as rotinas de estoque no ERP Sankhya:

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Sobre o autor
Redatora Sankhya

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