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LGPD e Recursos Humanos: 5 adaptações que NÃO podem ser ignoradas

Descubra quais as alterações que você deve implantar em seu departamento de Recursos Humanos para que ele esteja 100% adaptado...

A adequação à LGPD é um dos desafios que foram enfrentados pelas empresas no ano de 2020, cuja lei finalmente entrou em vigor, mas ainda existem muitos negócios com dificuldade para se adaptar.

Isso se dá por conta da dificuldade de mapear todos os processos internos que necessitam se adequar à LGPD, além de também ser necessário elaborar a melhor abordagem possível para tal adaptação.

Nesse artigo, no entanto, você irá entender quais são os impactos da LGPD especificamente no departamento de Recursos Humanos.

 

Antes de tudo, você sabe o que é LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados, mais conhecida como LGPD, é uma proposta com o foco de preservar os dados pessoais dos consumidores brasileiros, evitando, assim, vazamentos e usos indevidos dos mesmos.

Essa lei entrou em vigor no ano de 2020, no entanto, as empresas ainda têm tempo para se adaptar, já que as multas – que podem chegar até 50 milhões de reais – somente começarão a ser aplicadas a partir de agosto de 2021.

 

O que se altera com a LGPD?

A LGPD, no final das contas, tem um objetivo muito claro: a proteção dos dados pessoais que são compartilhados com as empresas. Ou seja, a lei penaliza os negócios que não seguirem as recomendações quanto aos dados captados pelas empresas.

Essa lei é necessária pois, no dia a dia, a frequência e quantidade de informações que os consumidores compartilham com as empresas é muito alta. Tais dados vão desde os mais simples, como nome e idade, até os mais específicos, como CPF e RG.

Esses dados podem ser recolhidos por meio de formulários, cadastros, ligações e até mesmo no momento de compra, no entanto, para utilizar e armazenar essas informações, agora é necessário que a sua empresa obtenha total consentimento do consumidor.

Cada uma dessas informações obtidas pelas empresas são utilizadas para formar o banco de dados da mesma, com seus clientes e até mesmo prospects.

Essas informações contidas no banco de dados de uma empresa podem ser usadas de diversas formas:

  • Estudo de público-alvo

Obter os dados de quem se interessa por seu produto ou serviço é relevante para entender mais especificamente quem está disposto a comprá-lo e poder, assim, desenvolver comunicações mais específicas para alcançar, de fato, seu público-alvo.

  • Criação de persona

Com a base de dados que compõe seu banco, é possível analisar os fatores de destaque e construir uma persona com base neles.

  • Envio de comunicações

Tendo dados como número de telefone, e-mail e endereço, você pode realizar uma comunicação mais assertiva, com maior probabilidade de atingir o seu público da forma que você quer.

  • Prospecção ativa

É possível também utilizar os dados de seu cliente para tentar um contato mais próximo, colocando seu time de vendas na missão de prospectar o lead e fechar vendas.

Apesar de um banco de dados ser muito efetivo, antes da LGPD entrar em vigor não existiam leis para proteger o consumidor quanto aos seus dados.

Por conta disso, existiam vendas de bancos de dados, que podem gerar muito spam, seja por ligação, mensagens de texto ou e-mail.

Chegou um momento no qual o consumidor não se sentia confortável em compartilhar qualquer tipo de dado, com medo de receber ligações aleatórias de empresas das quais nunca ouviu falar – demandando uma legislação que regulasse isso.

 

 

Isso gerou um problema para os negócios que utilizavam o banco de dados da forma correta, afinal, muitos dos formulários são forjados com nomes e informações inexistentes. 

Com a LGPD, no entanto, a empresa é obrigada a informar ao consumidor o motivo de precisar daquelas informações, dando ao mesmo a oportunidade de negar receber qualquer comunicação via email e até o direito de retirar seus dados da base.

 

Mas, afinal, qual o impacto da LGPD no RH?

Assim como diversos departamentos, o de recursos humanos também foi afetado pela LGPD e tem a necessidade de se adequar à lei.

Por ser um departamento que não lida diretamente com o consumidor e com dados pessoais dos mesmos, é comum imaginar que a lei não terá efeito nenhum sobre a área de recursos humanos.

No entanto, o departamento de pessoas ainda assim lida com as informações de pessoas físicas – de extrema profundidade e importância. Além disso, a quantidade de dados coletados e processados por essa área é extremamente alta. 

Assim como ocorre ao coletar dados de consumidores, o setor de RH irá necessitar de cuidado ao lidar com os dados de candidatos e colaboradores, obtendo autorização para uso dessas informações, além de também só recolher os dados que forem realmente necessários para a empresa.

Dentro do departamento de recursos humanos, as ações que mais necessitam de atenção ao lidar com dados de candidatos e funcionários são:

  • Dados que sua empresa precisará disponibilizar para os órgãos públicos, sindicato e seguradora;
  • Ao encaminhar o colaborador para realizar o exame admissional.
  • Criação e manutenção de um banco de currículos;
  • Informações que são compartilhadas para realização da folha de pagamento;
  • Armazenamento das informações pessoais de colaboradores e candidatos, principalmente as que são a respeito de dados bancários, contato pessoal e de residência.

Vale ressaltar que, um fator interessante da LGPD em relação à contratação e processos seletivos, é que a lei protege o direito do candidato de optar por não fornecer informações como orientação sexual, religiosa ou política. Com exceção de vagas que tenham ligação direta e necessidade de ter essas informações.

Outro fator importante para citar aqui é que, quando a respeito dos dados de trabalhadores, a empresa empregadora deve mantê-los obrigatoriamente por 5 anos após o término do vínculo.

Além disso, recomendamos que você incentive a implementação da LGPD na cultura organizacional de sua empresa, buscando conscientizar todos os colaboradores, mesmo os que somente lidem indiretamente com os dados.

Caso você ainda não tenha começado a implantar a Lei Geral de Proteção de Dados no departamento de RH de sua empresa ou em seu negócio, no geral, nós elaboramos um conteúdo que poderá te ajudar.

São três planilhas para te auxiliar nesta implantação, que você pode baixar preenchendo o formulário abaixo: 

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Redatora Sankhya

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