Gestão de documentos: o que é, como e porque fazer
Entenda o que é a gestão de documentos, saiba quais benefícios ela pode trazer a sua empresa e veja dicas...
Em um mundo cada vez mais tecnológico, a quantidade de dados e informações geradas pelas empresas é enorme. E a forma como esses itens são geridos pode fazer a diferença na hora de tornar as operações mais produtivas e até de embasar a tomada de decisões.
A gestão de documentos é, portanto, uma das etapas mais importantes na estruturação de qualquer empresa. Apesar disso, nem sempre ela é considerada de forma adequada. Será que esse é o caso no seu negócio? Continue a leitura e entenda melhor sobre o tema.
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos envolve um conjunto de processos adotados por uma empresa para garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos registros mais importantes.
Assim, a ideia dessa gestão é simplificar o manuseio dos papéis e dados no dia a dia do negócio, tornando a busca pela informação mais simples, prática, organizada e segura.
Alguns dos objetivos da gestão de documentos são:
- possibilitar a produção, administração, controle, manutenção, economia e eficiência no arquivamento e gerenciamento de documentos e informações essenciais às empresas;
- viabilizar a recuperação da informação;
- preservar a memória institucional;
- otimizar o uso da informação.
Qual a importância da gestão de documentos?
Os documentos e informações da empresa são itens de extrema importância para qualquer negócio. Por isso, gerir esses dados corretamente é capaz de trazer uma série de benefícios.
Entre os documentos que entram nesse processo de gerenciamento estão:
- contratos e acordos empresariais;
- notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
- relatórios contábeis e gerenciais (controles de fluxo de caixa, balancetes, demonstrativos de resultado de exercício etc.);
- análises;
- orçamentos e previsões orçamentárias;
- registros de cadastro dos clientes;
- contas;
- guias de recolhimento de impostos;
- manuais;
- planos e projetos;
- cópias de documentos trabalhistas dos funcionários;
- documentos virtuais (conteúdos de divulgação e de comunicação, e-mails dos funcionários e de clientes ou fornecedores, backups dos atendimentos e de processos internos e externos etc.);
- entre outros.
Benefícios
Quando essas informações são geridas de forma adequada, a empresa consegue:
- reduzir seus custos: ao diminuir o tempo envolvido na busca pelo documento, risco de perda, necessidade de reimpressão e outros que a má organização pode trazer;
- ter mais agilidade, uniformidade e qualidade nos processos: quando toda a informação necessária para os processos internos são fáceis de serem encontradas, há mais agilidade nas demandas, aumentando a eficiência;
- preservar o histórico empresarial: planejamento estratégico, análise de resultados e avaliação de desempenho são alguns dos documentos que ajudam a avaliar o progresso e a evolução da empresa. Se você tem esses dados bem organizados, é mais fácil compreender como o seu negócio tem crescido ao longo do tempo, projetando o futuro de maneira mais adequada;
- diminuir os problemas com o governo: já que durante as fiscalizações você será capaz de encontrar todos os documentos, como notas fiscais, declarações, recibos e outros, evitando multas e outras questões;
- auxiliar os processos jurídicos: já que você terá como provar o posicionamento da empresa, pois detém todos os documentos necessários;
- ajudar a definir novas campanhas e estratégicas: basta consultar as pesquisas e resultados anteriores para definir abordagens mais eficazes;
- melhorar o relacionamento com os clientes: pois você terá uma base com os dados cadastrais dos consumidores, produtos ou serviços que eles costumam comprar e outras questões que tornam o atendimento mais direcionado;
- tornar as negociações com fornecedores mais segura: já que a empresa deterá todos os documentos referentes aos contratos firmados, valores pagos e outras questões.
Como fazer uma boa gestão de documentos?
Para uma gestão de documentos eficiente, é essencial dividir a tarefa por fases. Em um primeiro momento, a empresa deverá fazer a separação dos documentos e a digitalização de todos eles, permitindo que esses itens sejam arquivados de maneira mais tecnológica.
Na sequência, os documentos devem ser separados e classificados, ou seja, é preciso definir em quais setores eles se enquadram. Depois, é necessário determinar o ciclo de vida do documento, por exemplo, a elaboração, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e destruição.
Dentro dessas etapas, existem algumas boas práticas essenciais. Confira.
Defina a tecnologia mais adequada
É impossível falarmos em gestão de documentos sem citarmos a tecnologia. Afinal, esse é o método mais seguro e indicado para armazenar as informações da empresa e torná-las mais acessível, sendo fácil de filtrar os dados e encontrar rapidamente o que se procura.
Os sistemas de gestão, como os ERPs, são grandes aliados. Porque eles conseguem integrar toda a empresa, sendo mais fácil para cada departamento gerir seus próprios documentos e até para a informação fluir entre os setores do seu negócio.
De qualquer forma, antes de escolher a tecnologia, analise o grau de segurança que ela oferece, a facilidade de uso e também a possibilidade de controle de acesso dos dados – por exemplo, divulgando determinados documentos apenas para funcionários de um setor ou da diretoria.
Avalie, ainda, se a tecnologia é capaz de acompanhar o crescimento constante dos documentos e informações da sua empresa, preferindo os softwares que funcionam na nuvem (e que não necessitam dos computadores físicos da sua empresa).
Padronize os documentos
Para facilitar na hora de encontrar os documentos, é essencial que eles estejam padronizados. Assim, crie um sistema de controle, com formatos de identificação, incluindo tipo, data, setor e outras informações que ajudem a facilitar a busca.
Aproveite esse momento para definir o que pode ser descartado e o tempo de vida útil de cada documento, principalmente se atentando aos prazos mínimos de armazenagem, como no caso dos documentos fiscais.
Crie políticas de acesso
Para maximizar a gestão, defina políticas de consulta, acesso e uso desses documentos. Implante níveis de acesso (com login e senha, permitindo que cada funcionário tenha acesso apenas aos documentos necessários para executar a sua função) e invista em segurança de dados, para evitar o vazamento de informações da sua empresa.
Conclusão
Neste conteúdo, você viu que a gestão de documentos é extremamente importante para qualquer empresa. Afinal, é a partir dessa informação que o seu negócio consegue se relacionar melhor com clientes e fornecedores, planejar estratégias e até evitar multas e autuações do governo.
A tecnologia é indispensável nesse processo e ajuda a otimizar seus procedimentos internos. Quer entender melhor como um ERP pode lhe auxiliar nesse momento? Conheça as soluções da Sankhya e transforme a gestão de documentos na sua empresa!
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