A otimização de processos é fundamental em qualquer empresa, levando os gestores a reverem a forma de trabalho adotada, principalmente quando os resultados não estão sendo alcançados como a previsão.

Nem sempre o motivo dos baixos resultados está no desempenho dos funcionários. Por isso, é necessário que se faça uma avaliação precisa da execução de cada processo para entender os motivos do baixo ritmo de trabalho.

Neste artigo, explicamos o conceito de otimização de processos, suas vantagens, quais são as principais ferramentas para aplicar e como o sistema ERP pode ser um grande aliado nessa implementação. Confira!

O que é otimização de processos?

Desenvolver processos claros e bem estruturados é essencial para garantir a sobrevivência e o crescimento de uma empresa no mercado. Afinal, são os processos internos que orientam as equipes, fazem a empresa funcionar e entregar valor para seus clientes.

A otimização de processos é um conjunto de práticas que promovem mudanças e melhorias na execução dos processos em uma organização, tornando-os mais eficientes e ágeis. Essas ações visam eliminar ou reduzir o desperdício de recursos e de tempo envolvidos em um processo.

Para que uma otimização de processos seja feita com sucesso, é preciso:

  • Levantar todas as regras de negócios dos processos;
  • Fazer mapeamentos de todos os processos;
  • Padronizar a execução, ou seja, a rotina de trabalho dos participantes dos processos;
  • Acompanhar e/ou monitorar a execução dos processos;
  • Identificar os gargalos;
  • Corrigir os erros que atrapalham o alcance de resultados;
  • Identificar os pontos de melhoria.

A organização do fluxo de trabalho através da otimização de processos e a forma correta dos colaboradores executarem suas atividades é a união certeira para uma boa estruturação organizacional e, consequentemente, o alcance de resultados.

Qual é a importância da otimização de processos?

A redução de custos e o aumento da produtividade são fatores chave que as empresas buscam na hora de promover melhorias nos processos e alinhamento com os objetivos estipulados. 

A otimização de processos é capaz de proporcionar essas melhorias na empresa, além de ajudar gestores a colocar em prática as estratégias organizacionais para alavancar os negócios. 

Os indicadores de desempenho, fornecidos por sistemas tecnológicos específicos, são capazes de ajudar nas tomadas de decisão e melhorar a compreensão dos resultados como um todo. Alguns dos indicadores mais importantes são:

Valor – Custo

Custo com participantes do processo (valor da hora multiplicado pela quantidade de tempo gasto) somado aos demais custos do processo, como custo com ferramentas utilizadas no processo, por exemplo. Quanto menor for este valor, melhor para a empresa.

Eficiência

Tempo gasto no processo dividido pelo tempo previsto. Quanto mais próximo o resultado for do valor 1 (um), mais eficiente está sendo a execução do processo.

Eficácia

Quantidade de tarefas previstas dividido pela quantidade de tarefas executadas. Quanto mais próximo o resultado for do valor 1 (um), mais eficaz está sendo a execução do processo.

Rentabilidade

Lucro obtido pelo processo dividido pelo valor investido para execução do processo. Quanto maior esse valor, melhores são os resultados para a empresa.

A otimização de processos, quando não é automatizada e integrada, tem maiores chances de erros. Isso porque, sem a tecnologia necessária, as falhas no meio do processo, por menores que sejam, podem impactar diretamente no faturamento. 

Uma pesquisa realizada pela empresa de consultoria de gestão McKinsey & Company mostrou que 38% dos executivos entrevistados esperam criar vantagem competitiva investindo em tecnologia e no alinhamento entre ela, os funcionários e as estratégias de gestão.

Quais são as vantagens da otimização de processos?

A implementação da otimização de processos gera benefícios em todos os setores da empresa, além de promover um maior bem-estar organizacional para os colaboradores. Entre as inúmeras vantagens da otimização, listamos as principais a seguir.

Mais eficiência

Com a correção de falhas e a padronização das atividades, ao aplicar a otimização de processos, a empresa consegue gerar mais eficiência no trabalho, resultando em uma crescente melhora na execução das ações e em um tempo menor. É possível avaliar cada etapa do processo para entender quais são os gargalos e, assim, fazer modificações precisas e que aumentem a eficiência.

Redução de custos

Muitas etapas das atividades de uma empresa têm gastos desnecessários e que só prejudicam os processos. Fazendo avaliações e mudanças, os gestores conseguem reduzir custos de várias maneiras, como no uso de materiais e etapas sem necessidade, no retrabalho e em erros e desperdícios.

Melhor integração

Com a aplicação da otimização de processos, é possível identificar a sequência mais eficiente das atividades, quais tarefas e áreas se interligam, para que tudo esteja alinhado na organização. O fluxo de comunicação entre funcionários de setores distintos passa a ser fluido e natural, melhorando a produtividade.

Facilidade na resolução dos problemas

A otimização de processos permite mais facilidade na identificação dos gargalos, além de eficiência na resolução deles. Outra vantagem é que, com a identificação desses problemas, os gestores conseguem ter uma visão ampla dos processos e criar planejamentos estratégicos assertivos.

Quais ferramentas são usadas para otimizar processos e como aplicá-las?

A tecnologia é uma grande aliada na otimização de processos em uma organização. O uso de ferramentas adequadas para facilitar a execução, tanto de atividades internas quanto externas, é essencial para que a empresa conquiste mais produtividade, eficiência e bons resultados.

WMS (Warehouse Management System)

O WMS é um sistema para otimização de processos de depósitos e armazéns. Com ele, é possível gerenciar estoques, processos de picking e auditoria, reduzir custos com mão de obra, diminuir falhas em envio e coletas de mercadorias, gerenciamento de pedidos, recibos e várias outras atividades importantes do setor.

CRM (Customer Relationship Management)

O CRM é uma ferramenta de otimização de processos voltada para o relacionamento com o cliente. Com esse sistema, a empresa proporciona um melhor atendimento e experiência de compra para o consumidor, ajudando a criar vínculos. Ele também permite criar estratégias para atrair e fidelizar os clientes.

SAIBA MAIS: confira nosso post sobre o que é CRM para entender melhor o funcionamento e vantagens do software >

BPMS

As ferramentas de BPMS permitem às organizações aplicarem otimização de processos baseada na orquestração dos fluxos dos processos, assim como na aplicação do conceito de BPM (Gestão de Processos de Negócios). São ferramentas genéricas que possibilitam documentar, organizar e executar qualquer fluxo de processo de uma empresa. 

RPA

RPAs são robôs que trazem otimização de processo às empresas a partir da execução automática de  ações que antes eram realizadas manualmente por colaboradores. No contexto da automação, podemos citar desde tarefas simples até tarefas extremamente complexas, contanto que sejam tarefas repetitivas e operacionais.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Uma ferramenta vital para o crescimento e a otimização de processos dos negócios é o ERP. Ele possibilita que dados e informações de qualquer setor da empresa sejam integrados, melhorando a comunicação organizacional. Um sistema completo que possibilita aos gestores fazerem análises e monitoramentos, em tempo real, através de indicadores.

Passo a passo para otimização de processos

Um passo a passo preciso de como fazer a otimização de processos na empresa é importante para ajudar os gestores a terem um melhor controle de todas as atividades. A seguir, listamos a sequência ideal:

1. Mapeamento

O primeiro passo da otimização de processos é mapeá-los. Com registros bem documentados e a participação de gestores e funcionários nessa etapa, para levantar todos os processos que envolvem seus trabalhos diários e ocasionais, é possível criar um fluxograma, que facilitará a execução das atividades no dia a dia.

2. Análise

Nesta etapa, o segredo é analisar cada processo e responder as perguntas: 

  • Qual é o objetivo deste processo? 
  • Existe maneira melhor de executá-lo?
  • Quanto tempo demora para ser realizado?
  • Em algum momento, ele fica estagnado?

A análise permite que gestores tenham uma visão crítica do operacional e consiga identificar falhas e pontos que devem ser melhorados.

3. Otimização

No momento da otimização de processos, é importante automatizar e integrar toda a cadeia operacional, já que a automatização agiliza o funcionamento da empresa e diminui as margens de erros, reduzindo custos. Já a integração faz com que os setores se comuniquem melhor.

4. Acompanhamento

Durante todo o processo de implementação de otimização de processos, é importante acompanhar, monitorar os resultados e avaliar como os novos processos estão funcionando. É um trabalho permanente e deve fazer parte da rotina da empresa para que possa melhorar a produtividade, reduzir custos e aumentar a competitividade.

EIP como ferramenta para otimização de processos

A implementação de um EIP é um ótimo caminho para a otimização de processos e o crescimento da empresa, tendo em vista que a ferramenta integra todas as informações e os dados da organização, facilitando a comunicação como um todo e aumentando a eficiência e a produtividade das atividades. É possível juntar todos os processos em uma única plataforma por meio de add-ons do ecossistema, que se conectam com o ERP.

O EIP oferece ações como: 

  • Integra a empresa com o mundo todo, não apenas os setores corporativos;
  • Oferece mais facilidade e flexibilidade para conexões com outras plataformas;
  • Permite que cada gestor crie suas soluções para disponibilizá-las no ambiente colaborativo e até mesmo externamente;
  • Estabelece uma jornada única, sem que o gestor precise mudar de ambiente nem entrar em equipamentos distintos;
  • Faz análises a partir de uma biblioteca de informações e recursos de Inteligência Artificial, fornecendo insights, predições e alertas;
  • Realiza o processo mapeado e documentação permitindo clareza das tarefas por parte dos colaboradores;
  • Executa processos de forma padronizada;
  • Direciona de forma clara as tarefas pendentes e seus respectivos prazos de execução aos participantes dos processos;
  • Otimiza processos de negócios de forma a torná-los menos dependentes de seus participantes;
  • Acompanha andamento dos processos buscando prevenir atrasos no atendimento das solicitações e insatisfação dos solicitantes;
  • Controla volume de trabalho das equipes buscando diminuir o gargalo e atraso na execução de tarefas;
  • Acompanham histórico de execução dos processos buscando oportunidade de melhorias e otimização.

O Sankhya Om é uma plataforma que conduz a empresa nas melhores práticas de gestão, guiando o gestor às informações necessárias no momento correto e conectando todo o ecossistema da empresa.