A gestão de despesas é um desafio constante para as empresas, especialmente em um cenário de negócios cada vez mais dinâmico e incerto. Sem as ferramentas certas para monitorar gastos, aprovar despesas e evitar fraudes, é fácil comprometer a eficiência operacional do negócio.
Mais do que um meio de pagamento, se implementado de forma estratégica, o cartão corporativo se torna uma ferramenta de gestão que oferece mais controle sobre os gastos, traz transparência para os processos e reduz a burocracia na operação.
Ao longo deste artigo, você irá entender o que é um cartão corporativo, como ele funciona, onde pode ser usado e porque ele pode transformar a forma como sua empresa lida com as despesas.
O que é um cartão corporativo?
O cartão corporativo é um meio de pagamento específico para empresas, desenvolvido para facilitar o controle de despesas corporativas. Diferente dos cartões pessoais, ele é vinculado diretamente à conta empresarial e permite que colaboradores realizem pagamentos autorizados em nome da empresa, seguindo políticas de despesas e limites pré-estabelecidos.
Este tipo de cartão funciona como uma extensão da gestão financeira da empresa, centralizando todas as despesas em um único canal de controle. Com ele, é possível eliminar processos manuais demorados, como adiantamentos e reembolsos tradicionais, transformando a forma como a empresa administra suas despesas operacionais.
Além disso, todas as transações realizadas com cartões corporativos são automaticamente registradas e categorizadas, facilitando a conciliação bancária, a prestação de contas e a geração de relatórios gerenciais detalhados.
Como funciona o cartão corporativo?
O funcionamento do cartão corporativo é baseado em políticas de despesas previamente estabelecidas. Antes de sua implementação, a área financeira define regras claras sobre quais gastos são permitidos, valores máximos por categoria, tipos de estabelecimentos autorizados e fluxos de aprovação necessários.
Cada cartão é associado a um colaborador específico, mas permanece sob controle total da empresa. Isso significa que o gestor financeiro pode monitorar todas as transações em tempo real, aprovar ou reprovar gastos, definir limites específicos e até mesmo bloquear o cartão temporariamente quando necessário.
O que é possível comprar com cartão corporativo?
As possibilidades de uso do cartão corporativo são amplas, mas sempre devem estar alinhadas às políticas internas da empresa. Em geral, esses cartões são utilizados para custear despesas relacionadas diretamente às atividades empresariais e operações do negócio.
- Despesas de viagens corporativas representam um dos usos mais comuns, incluindo passagens aéreas, hospedagem, transporte local, alimentação durante deslocamentos e outras necessidades relacionadas a viagens de trabalho. A grande vantagem é que o uso do cartão corporativo em viagens corporativas elimina a necessidade de adiantamentos e facilita o controle de gastos em viagens nacionais e internacionais.
- Compras de materiais e suprimentos para escritório também são frequentes, como papelaria, equipamentos de informática, softwares, mobiliário e outros itens necessários para o funcionamento da empresa. Além disso, é possível configurar limites específicos para esse tipo de gasto, garantindo controle orçamentário.
- Pagamentos de serviços terceirizados podem ser realizados através do cartão corporativo, incluindo consultorias, prestadores de serviços, manutenções, seguros e outras despesas operacionais recorrentes. Isso centraliza os pagamentos e facilita o acompanhamento de contratos e fornecedores.
- Despesas emergenciais representam outro uso importante, permitindo que colaboradores realizem compras urgentes sem comprometer o fluxo operacional. Nesses casos, o cartão corporativo oferece agilidade para resolver situações imprevistas.
É importante ressaltar que cada empresa deve definir sua política específica, estabelecendo claramente quais categorias de despesas são permitidas e quais valores podem ser utilizados por cada colaborador ou departamento.
Exemplos de uso do cartão corporativo
Para ilustrar melhor a aplicabilidade do cartão corporativo, vejamos alguns exemplos práticos de como diferentes tipos de empresas podem utilizá-lo em suas operações diárias.
- Empresa de consultoria: pode usar cartões corporativos para que seus consultores paguem despesas de deslocamento até clientes, almoços de negócios, hospedagem em projetos de longo prazo e compra de materiais específicos para apresentações. Com limites configurados por projeto, a empresa mantém controle total sobre os custos de cada cliente.
- Setor de vendas: representantes comerciais utilizam cartões corporativos para combustível, pedágios, refeições com clientes, participação em feiras e eventos, além de pequenas despesas de marketing regional. Isso elimina a necessidade de reembolsos constantes e permite que o vendedor foque em resultados.
- Empresas de tecnologia: frequentemente utilizam cartões corporativos para pagamento de assinaturas de softwares, serviços em nuvem, licenças de desenvolvimento, equipamentos técnicos e participação em eventos do setor. A flexibilidade do cartão permite adaptação às necessidades dinâmicas do setor tecnológico.
- Agronegócio: produtores rurais podem usar cartões corporativos para compra de insumos agrícolas, combustível para maquinário, peças de reposição, análises laboratoriais e despesas relacionadas ao manejo das culturas. O controle por categoria permite acompanhar custos de produção de forma detalhada.
- Empresas industriais: usam cartões corporativos para aquisição de peças de manutenção, ferramentas, equipamentos de segurança, treinamentos técnicos e despesas de logística. A rastreabilidade das compras facilita o controle de custos industriais e a gestão de estoque.
Benefícios de implementar o cartão corporativo nas empresas
Implementar o cartão corporativo traz benefícios para as empresas que vão além da simples facilitação de pagamentos, transformando a gestão financeira como um todo.
Confira os principais:
- Redução de burocracia e processos manuais: elimina a necessidade de adiantamentos, reembolsos tradicionais e prestações de contas manuais, reduzindo significativamente o tempo gasto em tarefas administrativas.
- Controle financeiro em tempo real: permite monitoramento instantâneo de todas as despesas, oferecendo visibilidade completa sobre gastos e facilitando decisões financeiras mais assertivas.
- Melhoria na governança corporativa: estabelece políticas claras de gastos, fluxos de aprovação estruturados e controles automatizados que garantem conformidade com diretrizes internas.
- Prevenção de fraudes e gastos indevidos: sistemas inteligentes identificam automaticamente transações suspeitas, compras fora da política e tentativas de uso inadequado do cartão.
- Otimização do fluxo de caixa: centraliza pagamentos, melhora a previsibilidade de gastos e permite melhor planejamento financeiro com base em dados históricos precisos.
- Aumento da produtividade dos colaboradores: funcionários gastam menos tempo com burocracias financeiras e podem focar em atividades que geram valor para a empresa.
- Facilidade na conciliação bancária: transações são automaticamente categorizadas e integradas aos sistemas de gestão, eliminando trabalho manual de conciliação.
- Relatórios gerenciais detalhados: gera análises precisas sobre padrões de gastos, permitindo identificar oportunidades de economia e otimização de recursos.
- Maior transparência nos processos: todos os gastos ficam registrados e rastreáveis, facilitando auditorias internas e externas, além de garantir prestação de contas transparente.
- Flexibilidade operacional: permite que colaboradores realizem compras necessárias sem depender de aprovações demoradas ou processos burocráticos que travam a operação.
Qual as vantagens do cartão corporativo na gestão de despesas?
Além dos benefícios já mencionados, o cartão corporativo oferece vantagens específicas que impactam diretamente a gestão de despesas nas empresas:
- Centralização de informações financeiras: permite que todas as despesas fiquem reunidas em um único canal, eliminando a dispersão de dados e facilitando análises estratégicas. Gestores ganham visibilidade completa dos gastos empresariais em tempo real.
- Controle automatizado de políticas: garante que as compras estejam sempre alinhadas às diretrizes da empresa. O sistema bloqueia automaticamente transações fora da política, evitando gastos desnecessários e mantendo o orçamento sob controle.
- Integração total com ERPs: sincroniza automaticamente as informações com sistemas de gestão já utilizados, eliminando retrabalho e garantindo que todas as áreas tenham acesso a dados atualizados e precisos.
Além disso, ao reduzir ou até eliminar a necessidade de reembolsos, o uso do cartão ajuda a descentralizar gastos sem perder controle. Ao mesmo tempo, garante aderência às políticas de reembolso já existentes, que continuam válidas para casos pontuais onde o colaborador precise arcar com despesas diretamente.
Como escolher um cartão corporativo
Escolher o cartão corporativo ideal é uma decisão estratégica que impacta diretamente o sucesso da gestão financeira. Para não errar na escolha, considere estas dicas essenciais:
Mapeie suas necessidades
Antes de avaliar fornecedores, responda às seguintes perguntas: quantos colaboradores precisarão de cartão? Quais tipos de despesas são mais frequentes? Existe necessidade de controles específicos por departamento? Essa análise prévia evita contratar recursos desnecessários ou insuficientes.
Teste a automação de processos
Busque soluções que automatizam os processos e não apenas digitalizam tarefas. Um cartão corporativo eficiente categoriza gastos automaticamente, aplica regras de aprovação e bloqueia compras fora da política, reduzindo erros, retrabalho e riscos de fraude. Ao eliminar o controle manual, sua empresa ganha agilidade, previsibilidade e mais segurança na gestão financeira.
Verifique a integração com ERP
Antes de escolher, verifique se o cartão se integra de forma nativa ao seu ERP ou sistema contábil. Integrações improvisadas, feitas por planilhas ou processos manuais, comprometem a automação e aumentam o retrabalho. Prefira soluções com APIs abertas, sincronização em tempo real e implantação rápida.
Avalie o controle de políticas
Verifique se a solução permite configurar regras específicas para sua empresa, como limites por colaborador, categorias de despesa e bloqueios automáticos. Um bom sistema oferece controle granular, com políticas diferentes por departamento ou tipo de gastos.
Analise os relatórios gerenciais
Opte por uma solução que ofereça dashboards intuitivos e relatórios customizáveis. A possibilidade de visualizar padrões de gastos, comparar desempenho entre áreas e identificar oportunidades de economia faz toda a diferença para decisões estratégicas mais precisas e baseadas em dados.
Calcule o retorno do investimento
Considere os custos operacionais que serão eliminados: horas com processos manuais, erros de lançamento, atrasos em reembolsos e falta de controle. Muitas vezes, o cartão mais barato na tarifa não é o que entrega maior economia no longo prazo.
Sankhya Despesas by Espresso: cartão corporativo e gestão de despesas integrada ao ERP
O Sankhya Despesas by Espresso é uma solução completa para empresas que precisam profissionalizar e automatizar a gestão de despesas. Com integração nativa ao ERP Sankhya, todos os dados fluem automaticamente entre os sistemas, eliminando falhas manuais, inconsistências e retrabalho.
A plataforma automatiza etapas críticas como captura de comprovantes, categorização de despesas, conciliação bancária e prestação de contas. Isso libera o time financeiro de tarefas operacionais repetitivas, permitindo foco em análises e decisões estratégicas.
Além disso, os gestores têm acesso a informações atualizadas em tempo real, o que amplia o controle sobre os gastos e melhora a previsibilidade orçamentária.
Cartão corporativo inteligente: controle total com mais praticidade
O cartão corporativo do Sankhya Despesas by Espresso é um aliado poderoso no controle financeiro. Ao combinar automação e segurança com usabilidade no dia a dia, garante aderência às políticas da empresa e agilidade para colaboradores e gestores.
Confira os principais recursos:
- Limites personalizados por colaborador, equipe ou centro de custo;
- Bloqueio automático de gastos fora da política corporativa;
- Conciliação de faturas automatizada e sem retrabalho;
- Armazenamento digital de comprovantes, pronto para auditorias;
- Monitoramento de saldo e transações em tempo real;
- Cartão disponível na Wallet do celular, com pagamento por aproximação;
- Integração completa com o ERP Sankhya para dados sempre sincronizados.
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