O uso do certificado digital vem se tornando cada vez mais estratégico para empresas que buscam eficiência, conformidade legal e segurança na troca de informações eletrônicas. Se antes sua aplicação era restrita ao departamento fiscal, hoje ele é essencial para diversas áreas, incluindo jurídico, RH e TI. Mas por que tantos setores dependem dessa tecnologia?
Neste artigo, você vai entender como o certificado digital atua em diferentes frentes do negócio e por que ele se tornou indispensável para a operação das empresas.
O que é certificado digital e para que serve?
O certificado digital é uma identidade eletrônica que garante autenticidade, integridade e validade jurídica a documentos e transações digitais. Ele funciona como uma assinatura digital criptografada, permitindo que empresas e pessoas físicas realizem operações seguras, como emissão de notas fiscais, envio de declarações ao governo, assinatura de contratos e muito mais.
Além de facilitar processos e eliminar o uso de papel, o certificado digital reduz erros operacionais, protege contra fraudes e assegura o cumprimento de obrigações legais. Em um cenário onde a transformação digital avança rapidamente, ele se torna um pilar de sustentação para a digitalização segura dos negócios.
Quem precisa do certificado digital?
Diversas áreas operacionais e estratégicas já integram o certificado digital aos seus fluxos. Entenda como cada uma delas se beneficia:
Financeiro / Contábil
Responsável pela emissão de notas fiscais eletrônicas, envio de declarações acessórias (como SPED e ECF), escrituração contábil digital e acesso aos sistemas da Receita Federal. O certificado digital garante conformidade fiscal, evita multas e permite um controle mais preciso da movimentação financeira.
Desafios sem certificado: dificuldade em enviar obrigações acessórias, riscos fiscais e atraso na escrituração.
Benefícios práticos:
- Redução de multas por descumprimento de prazos fiscais
- Envio seguro e automatizado de declarações
- Agilidade na validação de documentos eletrônicos
Jurídico
O setor jurídico utiliza o certificado para assinar contratos com validade jurídica, participar de processos eletrônicos em tribunais e realizar a autenticação digital de documentos legais. Com ele, é possível eliminar a necessidade de reconhecimento de firma e deslocamentos físicos.
Desafios sem certificado: morosidade na tramitação de contratos, custos com cartórios e risco de documentos inválidos.
Benefícios práticos:
- Redução de custos com cartórios
- Assinatura remota de contratos e procurações
- Acesso a sistemas judiciais eletrônicos (e-SAJ, PJe, etc.)
Tecnologia da Informação (TI)
A equipe de TI é responsável por implementar e manter a infraestrutura necessária para o uso de certificados digitais. Também cuida da integração com sistemas internos, como ERPs, e garante a segurança das informações criptografadas.
Desafios sem certificado: risco de fraudes eletrônicas, vulnerabilidade em autenticações e falhas de integração.
Benefícios práticos:
- Integração com sistemas de gestão como o ERP Sankhya
- Gestão centralizada dos certificados digitais da empresa
- Maior controle sobre acessos e autenticações
Recursos Humanos (RH)
No RH, o certificado digital é utilizado para o envio de informações ao eSocial, assinatura de documentos trabalhistas e digitalização de processos admissionais e demissionais.
Desafios sem certificado: atrasos no eSocial, inconsistência em documentos e sobrecarga de processos manuais.
Benefícios práticos:
- Redução de papelada e processos manuais
- Conformidade com exigências do eSocial
- Assinatura digital de contratos de trabalho
Quais são os tipos de certificados digitais?
O certificado digital pode variar conforme sua finalidade, nível de segurança e forma de armazenamento. Confira os principais a seguir.
Certificado Tipo A (A1, A3, A4)
Os certificados do tipo A (Assinatura) são os mais comuns e usados para garantir a identidade do emissor em transações e documentos eletrônicos. Eles conferem validade jurídica à assinatura digital.
- A1: Armazenado no computador ou servidor, tem validade de 1 ano. Indicado para quem precisa de praticidade e agilidade na emissão de documentos.
- A3: Armazenado em mídia física (token USB ou smartcard), com validade de até 3 anos. Oferece maior segurança por exigir o dispositivo físico para cada operação.
- A4: Utilizado em aplicações que exigem segurança adicional, geralmente em contextos governamentais.
Certificado Tipo S (S1, S3, S4)
Os certificados do tipo S (Sigilo) são utilizados para criptografar informações e proteger dados confidenciais durante a troca eletrônica. Eles garantem que apenas o destinatário autorizado consiga acessar o conteúdo.
- S1, S3, S4: Variam conforme o grau de segurança e o ambiente de aplicação. Muito utilizados em comunicações internas, e-mails corporativos e transmissão de dados sensíveis.
Certificado Tipo T (T3)
Os certificados do tipo T (Tempo) servem para registrar a data e hora exata de uma ação digital, como uma assinatura ou transação. Isso confere rastreabilidade e prova de momento exato em auditorias ou processos jurídicos.
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
O CT-e é o certificado utilizado por empresas do setor de transportes para emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Esse documento substitui versões impressas e é obrigatório para o transporte de cargas no Brasil.
Ele garante validade jurídica, autenticidade e fiscalização digital das operações logísticas.
e-CNPJ
O e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ de uma empresa. Com ele, é possível:
- Assinar documentos fiscais e contábeis com validade jurídica;
- Acessar portais do governo (Receita Federal, e-CAC, etc.);
- Emitir NF-e e cumprir obrigações fiscais de forma segura.
Ideal para representantes legais ou responsáveis por processos corporativos junto a órgãos oficiais.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
Certificado específico para emissão de notas fiscais eletrônicas com validade jurídica.
e-CPF
Versão digital do CPF de uma pessoa física, com funções similares ao e-CNPJ em ambiente pessoal ou profissional.
Como emitir um certificado digital?
A emissão do certificado digital é simples, mas requer atenção a alguns passos importantes para garantir segurança, compatibilidade e validade jurídica. Todo o processo deve ser feito por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil, órgão responsável por regulamentar o uso desse tipo de tecnologia no país.
Passo a passo para emitir o certificado digital:
1- Escolha do tipo de certificado:
Avalie as necessidades da empresa — assinatura, criptografia, emissão de NF-e, integração com ERPs, etc. — e defina o modelo ideal (A1, A3, e-CNPJ, entre outros).
2- Preenchimento do formulário online:
Acesse o site da AC escolhida e preencha os dados solicitados, informando o tipo de certificado e a titularidade (empresa ou pessoa física).
3- Agendamento da validação:
Escolha entre validação presencial em um posto autorizado ou videoconferência com um agente da certificadora, dependendo da modalidade oferecida.
4- Instalação e ativação do certificado:
Após a validação, o certificado será emitido. A instalação pode ser feita em um computador, token USB, smartcard ou em uma solução de armazenamento segura (como HSM).
Dica: certificado compatível com seu sistema
Para empresas, é essencial garantir que o certificado digital seja compatível com os sistemas internos, especialmente softwares de gestão como ERPs, plataformas fiscais e contábeis.
Leve em consideração:
- Volume de uso diário;
- Nível de segurança exigido;
- Forma de armazenamento (local ou portátil);
- Prazo de validade.
É possível fazer o certificado digital gratuito?
Sim, existem opções de certificado digital gratuito, principalmente para pessoas físicas. Algumas ACs oferecem versões gratuitas com validade limitada ou funcionalidades restritas, voltadas a acessos pontuais em plataformas governamentais.
Para empresas, especialmente aquelas que precisam de integração com sistemas fiscais e contábeis, os certificados pagos são os mais recomendados devido ao suporte técnico e funcionalidades ampliadas.
Qual a validade do certificado digital?
A validade varia conforme o tipo:
- Certificados A1: 1 ano
- Certificados A3: até 3 anos
- Certificados gratuitos: normalmente até 1 ano
É fundamental acompanhar o vencimento e renovar com antecedência para evitar interrupções nas rotinas da empresa.
Como a Sankhya apoia a área fiscal e contábil
Gerenciar rotinas fiscais e contábeis exige mais do que cumprir prazos e enviar obrigações. É preciso ter visão estratégica, controle de processos e dados confiáveis para decisões assertivas.
É exatamente aí que o ERP Sankhya se destaca: ao integrar o uso de certificado digital com automações inteligentes, a plataforma transforma a maneira como sua empresa lida com obrigações fiscais, contabilidade e patrimônio.
Benefícios que vão além da conformidade:
- Visão precisa da realidade contábil e fiscal da empresa: dados atualizados e estruturados ajudam líderes a tomar decisões com base em fatos, não em suposições.
- Identificação antecipada de erros operacionais: detecte inconsistências antes do fechamento contábil e evite retrabalho ou riscos de autuação.
- Redução de divergências entre o físico e o fiscal: a integração entre estoque, bens patrimoniais e lançamentos contábeis elimina lacunas e inconsistências.
- Evite despesas desnecessárias com tributos recolhidos incorretamente: com regras fiscais automatizadas, sua empresa paga exatamente o que deve. Nem mais, nem menos.
- Minimização de multas e autuações: o sistema monitora prazos legais e garante conformidade com a legislação vigente, reduzindo riscos financeiros.
- Aumento do controle sobre bens do imobilizado: gerencie todo o ciclo de vida dos ativos da empresa, desde a aquisição até a depreciação.
- Cálculo automático da depreciação e geração de inventário: elimine planilhas manuais e tenha relatórios prontos para auditorias ou análises patrimoniais.
- Gestão da disponibilidade de máquinas e equipamentos: tenha informações em tempo real sobre o status dos ativos essenciais para a operação da empresa.
Ao centralizar informações, automatizar processos e integrar todas as áreas envolvidas na rotina fiscal e contábil, o ERP Sankhya proporciona segurança, controle e economia real para o seu negócio.
Mais do que uma exigência fiscal, o certificado digital é um aliado da segurança, agilidade e conformidade. Ignorar sua importância pode gerar atrasos, perdas financeiras e exposição a riscos legais.Fale com um consultor Sankhya e descubra como alavancar resultados com uma plataforma completa e preparada para os desafios do seu setor.
