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8 formas de ganhar tempo com o seu ERP.

O dia de trabalho no Brasil possui, em média 8 horas. Há variações dependendo da empresa e da função desempenhada....

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O dia de trabalho no Brasil possui, em média 8 horas. Há variações dependendo da empresa e da função desempenhada. Agora imagine que, considerando a jornada padrão, os colaboradores de sua empresa dedicassem apenas 3,5 horas diárias às atividades que geram valor para seu negócio. Para onde estariam indo as outras 4,5 horas pelas quais você está pagando? 

Esse cenário, que parece assustador, revela a importância de uma boa gestão do tempo e da produtividade em nossas empresas. De acordo com um levantamento da consultoria americana Workfront Work Management, realizado no final de 2019, apenas 43% do tempo dos entrevistados era gasto com atividades principais do negócio. O levantamento ouviu 3.750 pessoas que trabalham em empresas com mais de 500 colaboradores, localizadas nos Estados Unidos, Inglaterra, Alemanha e Holanda. Todos trabalhavam conectados a computadores.

Vilões da produtividade

A pesquisa apontou que os colaboradores são interrompidos, em média, 14 vezes ao dia. Depois, há quem demore cerca de 20 minutos para retomar o mesmo nível de concentração anterior. E quais são os fatores que mais atrapalham uma boa gestão do tempo? A pesquisa do Workfront destaca: reuniões improdutivas, excesso de e-mails, atendimento às demandas não programadas, falta de priorização de atividades e falta de processos claros. 

A boa notícia é que a tecnologia e as metodologias inovadoras de gestão podem contribuir para o aumento da produtividade e foco nas atividades fim.

Entre os recursos tecnológicos que podem ajudar a sua empresa a gerenciar melhor o tempo, vamos destacar as vantagens do ERP. As dicas são de Marcelo Andrade, Diretor Executivo da Sankhya em Uberlândia.

8 formas de ganhar tempo com seu ERP

1) Estratégia na palma da mão: as plataformas mais modernas já contam com acesso via smartphone ou tablet, o que permite que o gestor possa visualizar os dashboards de negócios em qualquer lugar em que tenha acesso à internet. Isso oferece mais embasamento para a tomada de decisão. Os gestores podem também implantar sistemas de gestão à vista, onde todos os colaboradores possam ter acesso aos painéis estratégicos de resultados. O ganho de tempo decorre da informação que circula mais rapidamente e de forma transparente, permitindo ações e reações mais rápidas. O ERP permite que os dados sejam acompanhados em tempo real, com o desenho de cenários e comparação com a realidade de mercado.

2) Assertividade: antigamente, quando um gestor precisava de uma informação sobre o volume de vendas, por exemplo, solicitava à área comercial, que fazia um levantamento em um sistema isolado, organizava dados em uma planilha e depois fazia os estudos solicitados. Nesse processo, havia um grande investimento de tempo e uma alta possibilidade de erros. Com o ERP, as transações são registradas em tempo real e podem ser acessadas rapidamente. Ninguém precisa parar o que está fazendo para elaborar um relatório. Ele já fica pronto, basta acessar.

3) Notificações: é possível programar o ERP para que ele emita avisos quando algum cenário específico for observado. Isso vale tanto para cenários positivos quando para aqueles preocupantes. As notificações ajudam a perceber antecipadamente a necessidade de ação, tomada de decisão ou mudança de planos. Com isso, ganha-se em tempo de reação e na visão de cenários que exigem ação imediata. Alguns exemplos práticos: necessidade de reposição de estoques, prazos para cobranças, estratégias de aquisição de clientes, acompanhamento de carteira.

4) Confiabilidade: nas empresas que inserem todos os processos em um sistema de gestão integrada, existe maior confiabilidade nos dados gerados. As transações acontecem de maneira automatizada e as ações da área de estoque estão alinhadas à produção e ao setor de vendas, por exemplo. Com isso, não é necessário o desperdício de tempo em checagem e rechecagem de dados. Uma vez que as informações foram inseridas corretamente, de acordo com um processo, sua análise será confiável.

5) Integrações com sistemas externos: o ERP pode estar integrado à conta bancária da empresa, aos sistemas tributários estaduais e federais, aos pontos de contato com o consumidor, aos sites de vendas, entre várias outras possibilidades. A tecnologia permite importar e exportar dados, que antes teriam que ser inseridos manualmente. O ganho de tempo e confiabilidade são consideráveis com a troca de arquivos e as transações automatizadas.

6) Implantação gradual: quanto mais completo um ERP, melhor para a empresa. Acontece que nem todas dispõe de capital para investimento imediato. A Sankhya possui uma ferramenta que mede e avalia o nível de maturidade digital de uma organização. O diagnóstico pode também comparar o nível de maturidade da sua empresa com o de outras que atuam no mesmo segmento. A partir daí, desenvolve projetos personalizados, que podem ser construídos de acordo com a disponibilidade de investimento. A automatização da produção, por exemplo, pode ser um primeiro passo. A partir dos ganhos de tempo e de produtividade obtidos, podem-se iniciar outras etapas. Sempre é possível mensurar os ganhos da implantação do sistema.

7) Mais tempo para liderar: todos os gestores em uma empresa se beneficiam da facilidade de ter dados assertivos em mãos. O gerente de estoque pode calcular melhor a necessidade de compra de matéria prima. O gerente financeiro pode equilibrar melhor seu caixa. Na área comercial, é possível organizar uma agenda de vendas focada no batimento das metas. Cada colaborador pode comparar sua performance com os indicadores estratégicos e priorizar melhor suas tarefas.

8) Investir tempo para ganhar tempo: a implantação do ERP é um processo que envolve áreas importantes da empresa. Os colaboradores do fornecedor vão trabalhar diretamente com os seus. Quanto melhor for o alinhamento, mais rápida a implantação. Os ganhos de um sistema de gestão integrado podem ser mensurados em alguns meses, mas esse alinhamento inicial é fundamental para bons resultados. 

Transformação digital

Vivemos em uma sociedade em que tudo aquilo que puder ser digitalizado, será. Por isso, a Sankhya está apresentando ao mercado sua nova versão de sistema integrado, a Plataforma de Inteligência Empresarial. A proposta é integrar em uma única base tecnológica todos os sistemas que o gestor precisa para conduzir e administrar seu negócio.

O ganho de tempo será significativo e acontecerá continuamente, na medida em que a plataforma evoluir. Quer saber mais? Entre em contato com a nossa equipe comercial.

 

Sobre o autor
Marcelo Andrade

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