A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) desempenha um papel importante na eficiência operacional das organizações. Ao integrar a GED com um sistema ERP, é possível criar um robusto mecanismo que revoluciona a forma como os documentos são gerenciados.

Essa integração proporciona uma abordagem digital completa, permitindo que as empresas armazenem, organizem e acessem seus documentos de forma rápida e eficiente. Dessa forma, a combinação dessas duas tecnologias torna-se uma estratégia essencial para a modernização e a competitividade no ambiente empresarial contemporâneo.

Tem interesse em saber mais sobre como a GED está revolucionando a forma de lidar com documentos? Hoje trago as principais vantagens, os casos de uso e como a GED pode simplificar a gestão do seu negócio. Confira!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema que se tornou fundamental nas operações empresariais modernas. Ela se refere ao processo de digitalização, organização, armazenamento e recuperação de documentos em formato eletrônico, substituindo a necessidade de arquivos físicos. 

O objetivo central da Gestão Eletrônica de Documentos é aumentar a eficiência, a produtividade e a acessibilidade das informações, além de reduzir custos associados ao manuseio e ao armazenamento de papel.

A GED abrange a criação de um repositório digital seguro para documentos, com recursos avançados como:

  • Pesquisa por palavras-chave;
  • Controle de versões;
  • Auditoria e fluxos de trabalho automatizados.

Qual é a importância da Gestão Eletrônica de Documentos?

A GED desempenha um papel importante nas empresas, pois oferece inúmeras vantagens em um mundo cada vez mais digital e orientado por dados. Ela melhora a eficiência operacional ao simplificar a localização e a recuperação de documentos, eliminando a necessidade de busca manual em arquivos físicos.

Isso economiza tempo e aumenta a produtividade, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas. Além disso, a GED aprimora a segurança e a conformidade, uma vez que os documentos eletrônicos podem ser protegidos com restrições de acesso, trilhas de auditoria e criptografia.

Isso ajuda a evitar perda, extravio ou acesso não autorizado a informações sensíveis. Além disso, a Gestão Eletrônica de Documentos contribui para a sustentabilidade, reduzindo a necessidade de impressões em papel e diminuindo o impacto ambiental.

Níveis de Gestão Eletrônica de Documentos no ERP

A Gestão Eletrônica de Documentos integrada ao sistema ERP oferece diferentes níveis de funcionalidades, adaptados às necessidades específicas das empresas. A seguir, listamos cada um deles.

Básico

No nível básico de GED no ERP, as empresas podem digitalizar e armazenar documentos eletrônicos essenciais, como contratos e faturas. Eles são associados aos registros apropriados no software, reduzindo a dependência de documentos físicos. 

Isso resulta em uma organização mais eficiente e facilita o acesso a informações importantes, contribuindo para uma gestão mais ágil e econômica.

Intermediário

No nível intermediário de Gestão Eletrônica de Documentos no ERP, além das funcionalidades básicas, é possível organizar documentos em pastas e categorias específicas. Essa organização aprimorada facilita a localização de documentos relevantes e aumenta a eficiência no gerenciamento. 

As empresas podem, assim, manter um controle mais estruturado sobre sua documentação e processos, contribuindo para a agilidade operacional.

Avançado

Neste nível, as empresas têm acesso a recursos avançados, como controle de versões de documentos, fluxos de trabalho automatizados para aprovações e notificações, e trilhas de auditoria detalhadas.

Essas funcionalidades aprimoram a colaboração interna, asseguram a rastreabilidade de todas as ações relacionadas a documentos e contribuem para uma gestão documental mais robusta e segura. Isso é útil em organizações que precisam cumprir regulamentações rígidas ou desejam melhorar a eficiência de processos críticos.

Estratégico

No nível estratégico, as empresas alcançam um patamar avançado, incorporando análise de dados e inteligência artificial. Isso permite a extração automática de informações de documentos, apoiando a tomada de decisões assertivas e fornecendo insights para otimizar processos e eficiência.

Esse nível é fundamental para organizações que buscam uma abordagem proativa e orientada por dados em relação à gestão de documentos, visando à melhoria contínua e à inovação.

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Softwares integrados ao ERP

A Gestão Eletrônica de Documentos é importante em muitas empresas e pode ser integrada ao sistemas de ERP para melhorar a organização e o acesso aos documentos. 

Embora o software possa registrar documentos em relação aos processos de gerenciamento, eles podem não oferecer funcionalidades avançadas, como controle de versões, permissões de revisão e um fluxo de trabalho detalhado.

Para atender a essas necessidades, é comum adotar uma GED específica, que é frequentemente utilizada em departamentos jurídicos, de projetos e em empresas que produzem grandes volumes de manuais, artigos e blogs. 

Empresas orientadas pelo conhecimento, que dependem de informações detalhadas e documentação precisa, recorrem cada vez mais a sistemas GED especializados para lidar com seus crescentes volumes de documentos. 

Isso é relevante em setores como jurídico e engenharia, em que o controle estrito de versões e permissões para revisão é necessário. 

Organizações de serviços profissionais, como consultorias e agências de marketing, também se beneficiam da capacidade de gerenciar de forma eficaz uma grande quantidade de documentos, desde contratos e relatórios até artigos e recursos educacionais. 

A GED se tornou um aliado valioso para empresas de todos os portes, que buscam simplificar suas operações e melhorar a colaboração, oferecendo um ambiente seguro e bem organizado para armazenar e acessar documentos eletrônicos.

 À medida que a demanda cresce, a Gestão Eletrônica de Documentos se torna uma ferramenta cada vez mais importante para atender às complexas necessidades de gerenciamento de documentos.

Veja também o vídeo abaixo em que falo sobre o assunto.

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