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O que é e como fazer um mapeamento de processos na sua empresa

Entender o que é o mapeamento de processos se torna ainda mais fundamental na gestão da empresa. Entenda nesse post...

mapeamento de processos

Aqui no blog, já falamos sobre o quanto é importante para o crescimento de uma empresa ter um planejamento estratégico. Até criamos um material especial com 5 dicas para você fazer um bom planejamento estratégico em 2022. Mas não adianta ter um excelente planejamento se a corporação não segue um processo produtivo e não tem um mapeamento de processos. Afinal, não adianta querer chegar a um lugar sem traçar rotas para isso.

Quando você analisa a empresa, sabe exatamente quais são os processos internos de cada equipe? Consegue definir quais impactam mais ou menos nos resultados? Será que a quantidade e a forma como os processos são realizados trazem agilidade e vantagens competitivas, ou prejudicam a sua empresa?

Caso não saiba as respostas para essas perguntas, entender o que é o mapeamento de processos se torna ainda mais fundamental na gestão da companhia. Entenda agora o que é o como fazer um mapeamento de processos na sua empresa.

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma prática cada vez mais comum no mundo corporativo. Como o próprio nome diz, mapeia os processos de uma empresa. O principal objetivo é melhorar a eficiência das organizações, já que é uma ferramenta de planejamento e gestão que descreve visualmente o fluxo de trabalho desde o início até o final, indicando se os resultados foram positivos ou não.

Um mapa de processos também pode ser chamado de fluxograma, fluxograma de processos, gráfico de processos, gráfico de processo funcional, fluxograma funcional, modelo de processos, diagrama de fluxo de trabalho, diagrama de fluxo de negócios ou diagrama de fluxo de processos.

Simplificando, independentemente do nome usado, o mapeamento de processos é uma forma de identificação e documentação de toda sequência lógica das atividades que compõem os processos e de outros elementos que interagem com os fluxos de trabalho dentro de uma empresa.

Por que fazer mapeamento de processos?

Existem vários motivos para que uma empresa invista em fluxograma de processos, como:

  1. Reunir informações sobre todos os processos da empresa.
  2. Ajudar as equipes a discutirem ideias para melhorar processos.
  3. Aumentar a comunicação entre funcionários, fornecedores e clientes.
  4. Identificar gargalos, repetições e atrasos.
  5. Ajudar a definir limites de processos, propriedades de processos, responsabilidades de processos e medidas de eficácia ou indicadores de processos.
  6. Entender como os processos funcionam na prática.
  7. Melhorar os processos, aumentar custo-benefício e eficiência.
  8. Documentar as informações importantes de todos os setores, algo bastante útil na hora de capacitar os novos colaboradores.
  9. Padronizar os processos, garantindo a eficácia das operações.
  10. Transformar os processos, promovendo mudanças profundas de forma a remodelá-los.

Quais são as vantagens do mapeamento de processos?

As principais vantagens em fazer fluxograma de processos giram em torno da otimização dos processos da empresa, identificando falhas, resolvendo problemas, reduzindo retrabalho, melhorando mão de obra, aumentando a qualidade dos produtos e serviços ao cliente e, consequentemente, tornando as empresas mais eficientes.

O mapeamento de processos também permite a construção de sistemas de medição e de indicadores de desempenho que ajudam a avaliar melhor os processos e a calcular os custos totais do processo, o tempo de execução, os responsáveis, o pessoal alocado, o tempo de dedicação de cada recurso, elevando, assim, o custo-benefício das operações.

6 dicas para fazer um mapeamento de processo de sucesso

Agora que ficou clara a importância de um processo produtivo eficiente, saiba como fazer um mapeamento de processo de sucesso.

1. Apreenda o que é mapeamento de processo e como funciona na prática

Entenda quais são os limites do processo, quais são as entradas (inputs) e as saídas (outputs), quais são as atividades relacionadas ao processo, quais são os responsáveis por cada atividade, quem são os participantes, quais são os recursos financeiros, materiais e humanos empregados no processo, quais são os resultados esperados e quais são as principais dificuldades e os riscos associados.

Essas informações permitem que todas as etapas de produção e os fluxos internos sejam realizados de acordo com o planejamento, mantendo um padrão de qualidade e ainda reduzindo os recursos empregados.

2. Defina os objetivos do mapeamento e dos processos

A partir do planejamento estratégico, estabeleça quais são os objetivos da empresa, crie objetivos de processos e verifique quais problemas devem ser resolvidos. Defina os motivos pelos quais os processos devem ser executados.

Além disso, determine objetivos para cada processo em si. Avalie o que cada processo realiza, qual é a importância que cada um tem, quais são os riscos envolvidos e se existem normas e regulamentações associadas a ele.

3. Decida qual tipo de mapeamento de processos vai usar

Existem vários formatos de mapeamento de processos. Por isso, é relevante que você escolha o(s) mais adequado(s) para o momento da empresa. Entre as possibilidades, citamos as principais a seguir:

  • Atividade: representa as atividades de valor agregado ou sem valor agregado.
  • Detalhado: fornece uma visão mais minuciosa de cada etapa.
  • Documentos: informa as entradas e as saídas em um processo.
  • Alto nível: mostra inclusive interações entre fornecedor, entrada, processo, saída e cliente.
  • Renderizado: foca em áreas de melhoria.
  • Raias ou interfuncionais: separa as responsabilidades do subprocesso no processo.
  • Diagrama de cadeia de valor agregado: representa uma versão simplificada de um processo para gerar compreensão rápida.
  • Fluxo de valor: analisa e melhora os processos necessários para fazer um produto ou prestar um serviço a um cliente.
  • Diagrama de fluxo de trabalho: um processo de trabalho mostrado em formato de “fluxo”.

Diante das alternativas, escolha o mapeamento de processos mais adequado para a corporação e, então, defina ferramentas para criar o mapa do processo.

4. Defina ferramentas e o formato do mapa do processo

Além de entrevistas, questionários, reuniões, fluxogramas e tabelas, existem outras ferramentas para um bom mapeamento de processos. O mapa nada mais é do que uma representação gráfica que pode, por exemplo, ser feita usando o famoso diagrama de atividades, o BPMN (Business Process Model and Notation, que, em português, pode ser traduzido por Modelo e Notação de Processos de Negócio).

O BPMN é um padrão de ícones para a modelagem de processos de negócios. O principal objetivo do diagrama é facilitar a vida de quem precisa desenhar o processo e, principalmente, de todos que devem visualizá-lo.

5. Automatize o que for possível e use a tecnologia a favor do processo

Uma vez definido o fluxograma de processo, é hora de automatizar os processos. A otimização nesse momento vai proporcionar economia de tempo e melhorar a integração dos times, reduzindo a burocracia interna.

Para definir se a automação é viável, faça os cálculos de investimento na tecnologia e de previsão de economia com a ação.

6. Crie indicadores de performance e avalie o funcionamento e a eficácia do processo

Com os indicadores de performance, ou KPIs, é possível medir os resultados dos processos e outras variáveis que podem influenciar nesse resultado, como tempo médio de produção, nível de qualidade, quantidade de retrabalho etc.

Definir os KPIs certos depende, basicamente, da área de atuação da empresa, dos processos mapeados e dos objetivos da empresa.

Com a inteligência artificial trabalhando a favor do negócio, será mais fácil definir os melhores indicadores de performance com base em cada processo. E, então, captar e transformar os dados gerenciais em relatórios que favoreçam a tomada de decisão.

Conclusão

O fluxograma de processos ou mapeamento de processos é uma ferramenta importante que permite aos gestores entenderem melhor os gargalos, os problemas e as possíveis soluções para as empresas. Depois de realizar um mapeamento de processos, é necessário definir ferramentas que automatizam e acompanhem a evolução e os resultados dos processos.

A aquisição de um ERP (Enterprise Resource Planning) especializado garante benefícios como: 

  • Processos definidos e padronizados;
  • Identificação de possíveis riscos e gargalos dentro dos processos;
  • Sugestão de melhorias com base nos processos definidos;
  • Gestão centralizada do negócio;
  • Transparência nas informações, e muito mais.

O ERP Sankhya é uma solução bastante interessante que conta com módulo de BI para facilitar ainda mais o mapeamento de processos e a tomada de decisão.

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Redatora Sankhya

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