No cenário dinâmico dos negócios modernos, a busca por eficiência, agilidade e compreensão dos processos organizacionais tornou-se uma prioridade estratégica. Em busca de diferencial, gestores de processos, gerentes de projetos e CEOs encontram no diagrama BPMN uma saída.

Projetado para proporcionar uma representação visual clara e universalmente compreendida dos fluxos de trabalho, essa notação oferece inúmeros benefícios na modelagem, análise e otimização de processos.

Entenda agora o que é BPMN, qual é o seu objetivo principal e como aplicá-lo de maneira eficaz.

Veja o que abordaremos no texto:

O que é BPMN e qual é o seu objetivo principal? 

O que é BPMN

BPMN, ou Business Process Model and Notation, significa, na tradução livre para o português, Modelo e Notação de Processos de Negócios. É uma notação gráfica padronizada utilizada para modelar processos de negócio em uma organização.

Desenvolvido pelo Object Management Group (OMG), o BPMN fornece uma linguagem comum e compreensível para todos os envolvidos em um processo de negócio, desde analistas de negócio até desenvolvedores de software. 

A notação BPMN utiliza símbolos gráficos para representar diferentes elementos de um processo de negócio. Esses símbolos incluem tarefas, eventos, gateways e fluxos de sequência, entre outros. 

Cada símbolo tem um significado específico, tornando o BPMN uma linguagem intuitiva e eficiente para descrever processos complexos. O BPMN é amplamente utilizado em diversas indústrias e setores, incluindo finanças, manufatura, saúde e serviços

Podemos dizer que o principal objetivo do diagrama BPMN é proporcionar uma representação visual clara e consistente dos processos organizacionais, facilitando a compreensão, análise, melhoria e comunicação entre os membros da equipe e partes interessadas. 

Sua aplicação vai desde a documentação e análise de processos existentes até o desenho e a implementação de novos processos de negócio. 

Como surgiu o BPMN? 

Conforme dito anteriormente, a criação do BPMN foi impulsionada pelo Object Management Group (OMG), uma organização sem fins lucrativos que desenvolve e mantém padrões abertos para a computação e tecnologia. 

O desenvolvimento do BPMN começou em 2001, quando a OMG percebeu a necessidade de uma notação padronizada que pudesse ser amplamente adotada para modelar processos de negócio

Na época, diversas abordagens e notações estavam sendo utilizadas, mas a falta de uma linguagem comum estava dificultando a comunicação eficiente entre profissionais de diferentes áreas, como analistas de negócio, desenvolvedores e gestores. 

Para superar essa lacuna, a OMG convocou um grupo de trabalho composto por especialistas da indústria, representantes de organizações e fornecedores de ferramentas de BPM

Esse grupo começou a colaborar no desenvolvimento de uma notação gráfica que fosse compreensível por todos os stakeholders envolvidos nos processos de negócio

Conhecido como BPMN 1.0, o primeiro padrão oficial do BPMN foi lançado em 2004. Desde então, o BPMN passou por várias revisões e atualizações para aprimorar a eficácia e atender às crescentes demandas das organizações em todo o mundo. 

Anos depois, em 2011, o padrão BPMN 2.0 foi lançado e é a versão mais amplamente adotada e reconhecida, incorporando melhorias significativas em relação à versão anterior. 

Qual é a diferença entre BPM, BPMN e BPMS?

Na imagem, a diferença entre BPM, BPMN e BPMS, todas descritas e tiradas respectivamente do texto abaixo.

A diferença entre BPM, BPMN e BPMS

É importante salientar que BPM e BPMN são conceitos relacionados, mas referem-se a aspectos diferentes no contexto da gestão de processos de negócio. Veja as principais diferenças:

BPM (Business Process Management)

BPM é uma disciplina de gestão que envolve identificação, modelagem, execução, monitoramento e otimização de processos de negócio para atingir os objetivos organizacionais.

Ele abrange todo o ciclo de vida dos processos de negócio, desde a concepção e o desenho até a execução e a melhoria contínua. 

Também concentra-se em práticas, métodos e tecnologias para gerenciar eficientemente os processos, visando aumentar a eficiência, a agilidade e a adaptabilidade da organização.

BPMN (Business Process Model and Notation)

Já o BPMN é uma notação gráfica padronizada utilizada para representar visualmente os processos de negócio em um formato compreensível por todas as partes interessadas, incluindo analistas de negócio, desenvolvedores e gestores.

Foca na representação visual dos processos por meio de símbolos gráficos padronizados, oferecendo uma linguagem universal para descrever as etapas, as decisões, os eventos e os fluxos de um processo. 

O BPMN é uma ferramenta específica dentro do âmbito mais amplo do BPM, sendo uma notação visual que auxilia na modelagem e na comunicação eficiente dos processos.

BPMS

BPMS (Business Process Management Suite) é uma ferramenta que integra tecnologia e gestão para mapear, modelar, automatizar e monitorar processos de negócios em uma organização.

Suas principais características incluem a centralização e digitalização de fluxos de trabalho, a capacidade de adaptação a mudanças rápidas e a integração com outros sistemas.

Entre os benefícios, destacam-se a melhoria na eficiência operacional, a redução de custos, o aumento da produtividade, o monitoramento em tempo real de indicadores, a padronização de processos e a possibilidade de identificar e corrigir gargalos rapidamente.

As diferenças chave entre os três são:

  • Abordagem x notação x aplicação: BPM é uma abordagem geral de gestão de processos, enquanto BPMN é uma notação gráfica específica usada para representar processos visualmente e o BPMS é o software que aplica as práticas do BPM e suporta a automação, execução e monitoramento de processos modelados.
  • Escopo: BPM abrange todo o gerenciamento de processos, desde estratégias até execução, enquanto BPMN está focado na representação gráfica dos processos e o BPMS abrange a operacionalização dos processos modelados, incluindo a automação, análise e execução contínua em um ambiente digital.
  • Níveis de abstração: BPM é o nível estratégico, considerando processos de ponta a ponta e seu impacto no negócio. Já o BPMN fica presente no nível tático, representando os detalhes dos processos em diagramas que conectam a visão estratégica com a operacional. Enquanto isso, o BPMS está no nível operacional, implementando processos no dia a dia, permitindo a execução prática e análise de desempenho.

Resumidamente, enquanto o método BPM controla processos internos de forma generalizada, o BPMN facilita a interpretação de análises, por meio da forma gráfica, e o BPMS é o software que esquematiza e acompanha processos, seguindo o BPM, e automatizando processos com BPMN.

Reforçamos que os três desempenham papéis complementares na gestão eficaz dos processos organizacionais.

Aproveite e entenda mais sobre o guia PMBOK >

Em qual momento é mais recomendado utilizar o BPMN? 

Recomenda-se utilizar o BPMN em diferentes momentos ao longo do ciclo de vida dos processos de negócio. Elencamos alguns momentos nos quais é particularmente benéfico empregar o diagrama.

Modelagem inicial de processos

Utilize o BPMN no início do ciclo de vida de um projeto para modelar e fazer o mapeamento de processos de negócio de forma visual. Isso ajuda a estabelecer uma compreensão clara dos fluxos de trabalho e das interações entre diferentes atividades.

Análise e diagnóstico

Ao realizar análises de processos existentes, o BPMN é útil para representar visualmente o estado atual dos processos. Identifique possíveis gargalos, redundâncias ou áreas de melhoria por meio da análise dos modelos BPMN.

Compreensão e comunicação

Use o BPMN para se comunicar efetivamente com partes interessadas de diferentes áreas, como analistas de negócio, desenvolvedores, gerentes e equipes operacionais. A notação padronizada facilita a compreensão mútua e promove uma visão compartilhada dos processos.

Desenho de novos processos

Ao desenvolver novos processos de negócio, o BPMN é essencial para criar modelos que sirvam como base para a implementação futura. Isso permite uma abordagem mais estruturada e eficiente no desenho e na execução de novos fluxos de trabalho.

Treinamento e documentação

O BPMN é uma ferramenta valiosa para treinamento e documentação. Utilize-o para criar manuais, guias e recursos de treinamento visuais, proporcionando uma referência clara e compreensível para as equipes. 

Automação de processos

Ao implementar soluções de automação e otimização de processos, o BPMN serve como ponto de partida para traduzir os modelos visuais em fluxos de trabalho automatizados. Muitas ferramentas de BPM são projetadas para interpretar modelos BPMN e executar processos de forma eficiente.

Melhoria contínua

Durante as fases de melhoria contínua, o BPMN é útil para modelar propostas de otimização e validar mudanças antes da implementação. Isso ajuda a garantir que as alterações planejadas resultem nas melhorias desejadas nos processos.

Quais são os tipos de diagramas e elementos do BPMN?

Na imagem um diagrama desenhando o processo de compras através do BPMN do ERP Sankhya, o Sankhya Flow.
Diagrama BPMN no ERP Sankhya

É certo que o diagrama BPMN oferece diversos tipos de diagramas e elementos que permitem representar visualmente os diferentes aspectos dos processos de negócio. Nós separamos alguns exemplos.

  • Diagrama de Processo (Process Diagram): é o tipo mais básico de diagrama BPMN, usado para modelar o fluxo geral de um processo. Inclui elementos como tarefas, eventos e gateways para representar atividades e decisões. 
  • Diagrama de Colaboração (Collaboration Diagram): utilizado para mostrar como os processos de diferentes participantes (papel, departamento, sistema) interagem entre si. Inclui pools (piscinas) para representar cada participante e linhas de comunicação para mostrar as trocas de mensagens.
  • Diagrama de Conversação (Conversation Diagram): descreve a interação entre diferentes participantes, focando nas conversas e nas trocas de mensagens. É útil para representar a comunicação de alto nível entre processos.

Como aplicar o BPMN?

Aplicar o BPMN de maneira eficaz implica em integrar a notação em uma abordagem mais ampla de gestão de processos de negócio (BPM)

O primeiro passo para aplicar o BPMN é identificar e mapear os processos de negócio relevantes para a organização. Isso envolve colaboração com as partes interessadas para compreender atividades, decisões e interações que compõem cada processo.

Lembre-se de utilizar a notação BPMN para criar modelos visuais dos processos identificados. Use elementos como eventos, tarefas, gateways e fluxos de sequência para representar visualmente as etapas e a lógica do processo. Esses modelos servirão como uma representação clara e padronizada dos fluxos de trabalho. 

Certifique-se de que os processos modelados estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. A aplicação do BPMN deve refletir a missão e a visão da empresa, garantindo que as atividades estejam contribuindo para metas organizacionais mais amplas. 

Após a modelagem, a aplicação do BPMN pode se estender à implementação e à automação dos processos. Ferramentas de BPM podem traduzir modelos BPMN em fluxos de trabalho automatizados, garantindo uma execução consistente e eficiente dos processos. 

Utilize o BPMN como parte integrante do ciclo de vida de gestão de processos, monitorando continuamente a execução dos processos. Identifique áreas de melhoria, ajuste modelos conforme necessário e promova uma cultura de melhoria contínua

Aplique o BPMN como uma ferramenta de treinamento e documentação. Os modelos criados podem servir como recursos educacionais para novos funcionários, facilitando a compreensão dos processos e das responsabilidades.

Faça integração com um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP). Os sistemas ERP desempenham um papel crucial na automação e na integração de processos de negócio. 

A aplicação do BPMN, quando integrada a sistemas ERP, proporciona uma abordagem holística para a gestão de processos de negócio. 

Isso facilita a compreensão e a comunicação dos processos, permite a automação eficiente, a integração com sistemas de informação e a busca constante por eficiência operacional e estratégica. 

Ao entender plenamente o que o diagrama BPMN representa e como utilizá-lo de maneira estratégica junto ao ERP, sua organização estará pronta para moldar o futuro de seus processos, impulsionando a inovação e a eficiência em cada etapa do caminho.

Mas como funciona um sistema de gestão baseado em processos?

Diferente de um ERP com módulos, um sistema baseado em processos simplesmente parametriza os processos da empresa no software, com começo, meio e fim, sem depender de programação, conhecimentos avançados de tecnologia ou um colaborador altamente especializado. Deve ser um processo baseado em Gerenciamento de Processos de Negócios (ou Business Process Management – BPM). Ou seja, existem fluxos de processos com a personalidade da empresa. Dessa forma, não é a empresa que se adapta ao ERP, ela determina como o ERP deve funcionar.

O BPM propõe um desenho de fluxos de processos, integrados a outros módulos do sistema, permitindo ao gestor uma visão completa do negócio. Algumas soluções são totalmente parametrizáveis, podendo ser adequadas de acordo com as necessidades e a realidade específica da empresa.

Quando o BPM está integrado ao sistema, além dos fluxos operacionais desenhados previamente, o gestor tem a possibilidade de enxergar toda a empresa funcionando, por meio da integração das informações.

É como se a empresa passasse a ter todos os seus fluxos operacionais em um desenho virtual com acompanhamento em tempo real. Isso passa pela estrutura de cada atividade, suas interrelações, necessidades de recursos, entradas e saídas, entre outras informações.

Além disso, o sistema gera indicadores de desempenho que, quando variam de forma abrupta, agem como sinais de alerta de que alguma atitude precisa ser tomada antes que determinados problemas se tornem maiores.

A parametrização oferecida pelo sistema de gestão da Sankhya, por exemplo, permite que o próprio gestor, ao estabelecer o fluxo, faça as conexões entre as atividades do processo e os sistemas relacionados. Assim, na medida em que a empresa opera, é possível acompanhar os resultados, avaliar e adequar o que for necessário, rever processos e transformar o negócio por meio de uma gestão eficaz.

BPMN no ERP Sankhya

BPMN com o Sankhya Flow

Administrar processos pode ser um grande desafio dentro de uma empresa e, a princípio, colocar a modelagem de processos em prática muitas vezes pode ser desafiador para gestores e funcionários. 

Mas é importante salientar que, na medida em que os processos são implementados na rotina diária  do negócio,  facilitam a visualização de todo contexto pelos envolvidos, antes mesmo de serem aplicados, dando mais clareza aos processos. 

Uma vez que os envolvidos enxergam cada etapa da modelagem de processos, podem atuar efetivamente e de forma proativa e mais eficiente nos processos. 

É aconselhável investir em treinamentos, porque eles reduzem a resistência dos colaboradores em usar o BPMN e os ensinam a criar, visualizar, interpretar, ler e modificar os diagramas, otimizando processos. 

Conforme dito anteriormente, o BPMN auxilia na padronização de processos, torna a comunicação mais clara e garante a execução de processos e atividades. Portanto, é fundamental ultrapassar com paciência a fase de implementação e organização. 

Pode-se fazer isso usando um software confiável, rápido e 100% online. O ERP Sankhya permite reunir todos os dados da modelagem de processos de forma prática e ágil, padronizando atividades e informando todos os departamentos

Digitalmente, todos os funcionários e gestores acompanham os fluxos de trabalho de forma automática e autônoma, sem a dependência de empresas terceiras ou consultores externos. Todo processo é interno e interligado. 

Quer saber como fazer como funciona o BPMN no nosso ERP? Navegue pela nossa solução de Flow ou preencha o formulário abaixo e fale com um de nossos consultores.