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Como fazer o registro de operações de saídas diferenciadas

O registro e o controle efetivo das operações de saídas diferenciadas dos produtos são procedimentos indispensáveis...

O controle de estoque é um processo que, para manter a fidelidade das informações, é preciso manter os registros sempre atualizados. Isso inclui considerar as saídas de mercadorias realizadas de forma não convencional. Ou seja, o registro e o controle efetivo das operações de saídas diferenciadas dos produtos são procedimentos indispensáveis, pois atualizam os estoques por meio do lançamento dessas movimentações de mercadorias.

São muitas as destinações que as empresas dão às mercadorias que não se enquadram no processo característico de uma simples venda. Neste artigo, listamos as 3 situações mais comuns para você conhecer e saber como registrar operações de saídas diferenciadas na sua empresa.

Em seguida, trouxemos uma explicação mais detalhada sobre a simples remessa e as várias situações em que é possível aplicar esse tipo de faturamento. Continue a leitura e fique por dentro!

3 situações mais comuns em que é preciso registrar operações de saídas diferenciadas

1. Venda em consignação

A venda em consignação é uma operação na qual um estabelecimento envia mercadorias a outro, a fim de que sejam negociadas, devendo o estabelecimento recebedor prestar contas das mercadorias vendidas posteriormente.

Esse tipo de venda possui três fases:

  • Fase 1: remessa da mercadoria em consignação, com tributação normal, em consignação mercantil ou industrial;
  • Fase 2: venda a terceiros de mercadoria recebida anteriormente em consignação mercantil, com tributação normal;
  • Fase 3: faturamento em decorrência das vendas de mercadorias consignadas, sem cobrança de ICMS.

2. Entregas futuras 

A venda para entrega futura pode ocorrer quando uma venda é realizada e a mercadoria é colocada à disposição do comprador que, por conveniência ou necessidade, optou por recebê-la posteriormente.

Nesse caso, efetuada a transação, o vendedor transforma-se em simples depositário das mercadorias, que continuam em seu poder. No entanto, ele não é mais o efetivo proprietário da mercadoria.

Sendo assim, não existe nada que impeça a empresa de efetuar normalmente o registro contábil da receita da transação, obedecendo ao princípio da competência.

3. Faturamento antecipado 

Já o faturamento antecipado ocorre com a emissão de nota fiscal por conta da encomenda de produtos a serem entregues futuramente.

Nessas situações, o vendedor ainda não possui os produtos transacionados e a figura do faturamento antecipado normalmente é utilizada para documentar adiantamentos efetuados pelo cliente. Nesse caso, o vendedor assume o compromisso de disponibilizar o produto futuramente, já que fará o registro da receita somente quando for feita a transmissão do produto.

Quando é aplicada a simples remessa?

A operação de simples remessa é a emissão de nota fiscal – geralmente com isenção, diferimento, não incidência ou redução de base de cálculo dos impostos – para qualquer mercadoria ou objeto de qualquer natureza, quando o valor fiscal tem como característica a remessa simples, sem a venda.

A seguir, listamos as principais situações em que as destinações das mercadorias se enquadram em simples remessa no registro de operações de saídas diferenciadas:

  • remessa para conserto;
  • demonstração;
  • consignação mercantil;
  • doação;
  • comodato;
  • industrialização (matérias-primas, produtos intermediários ou material de embalagem);
  • amostra grátis;
  • remessa para armazém geral;
  • distribuição de brinde;
  • distribuição de cesta básica;
  • remessa para consertos de bens do ativo fixo ou material de uso ou consumo;
  • devolução de compras;
  • exposição em feira;
  • saídas de ativo imobilizado (vendas, transferências, locação, empréstimos etc.);
  • mudança de endereço;
  • venda de sucata (papel usado ou apara de papel, sucata de metal, caco de vidro, retalho, fragmento ou resíduo de plástico, de borracha ou de tecido etc.);
  • envio para mostruário;
  • depósito fechado;
  • empréstimo;
  • transferências entre estoques.

Sendo assim, independente de qual seja a destinação dada à mercadoria, quando se trata de saídas diferenciadas, o registro das transferências externas de produtos deve ser feito para que se tenha um controle mais eficaz dos estoques.

Além dessa preocupação, existem necessidades fiscais que não podem ser desprezadas quando é realizado esse tipo de operação, como a necessidade de serem acobertadas por nota fiscal.

Veja as formas de execução dessa tarefa e em quais situações elas são recomendadas:

Por meio de sistema integrado de gestão

Um software integrado de gestão é utilizado para o registro automatizado das operações de saídas diferenciadas, quando é necessário conciliar a administração de controle de estoques aos objetivos dos departamentos de compras, de produção, de vendas e financeiro, facilitando a operacionalidade da empresa.

É recomendado para empresas que possuem grande volume ou altas quantias de operações de saídas diferenciadas, que não se enquadram no processo de uma simples venda, necessitando de um controle mais preciso desse tipo de movimentação no estoque.

De forma eletrônica-manual

São utilizadas planilhas eletrônicas ou programas simples à parte, como apoio ao registro das operações de saídas diferenciadas. Auxilia no controle de estoque de forma desvinculada dos demais processos internos, já que eles não estão interligados. Portanto, não atualiza a sequência dos processos.

É recomendado para empresas com pouco volume ou baixos valores de operações de saídas diferenciadas, em que o controle feito por meio de sistemas paralelos e independentes satisfaz as necessidades. É importante lembrar que esse método está sujeito a erros de registro das informações em função de sua não integralidade.

De forma manual

É utilizado algum método de registro em papel (fichas) para fazer as anotações de todas as operações de saídas diferenciadas, ou mesmo por meio da lembrança de alguma saída incomum do estoque.

É recomendado para empresas com raras operações de saídas diferenciadas, em que o simples registro feito por meio de anotações em fichas de controle permite o acompanhamento das movimentações em seu estoque. Esse método também está sujeito a falhas humanas ou esquecimento por parte de quem o executa.

Como o registro de operações de saídas diferenciadas é feito na prática?

Trouxemos um exemplo para você entender como esse processo é realizado na prática.

Suponhamos que um supervisor de armazém é responsável pelas atividades rotineiras do depósito, como a melhoria dos processos e dos gastos operacionais, e também programa as expedições.

Quando há alguma saída diferenciada prevista, esse supervisor direciona a operação desse procedimento ao responsável pelo serviço de expedição, que registra e controla todas as saídas de mercadorias, especialmente as realizadas de forma não convencional. Ou seja, aquelas mercadorias despachadas que não se enquadram no processo característico de uma simples venda.

A empresa utiliza um sistema integrado de gestão (ERP) e, ao realizar uma venda consignada, logo que o responsável acessa seu computador, toma conhecimento dessa transação e da necessidade de dar um caráter especial para essa baixa. Ele pode, então, informar que esse item se trata de uma operação de saída diferenciada. Assim:

Ao final desse procedimento, o próprio sistema reconhece os parâmetros que foram previamente configurados e faz a impressão da nota fiscal mostrando que a natureza da operação é uma consignação mercantil (remessa em consignação), conforme a seguir:

É importante que a empresa dê atenção especial ao lançamento de operações de saídas diferenciadas, já que, assim, são reduzidas consideravelmente as divergências de estoque.

Além disso, esse tipo de registro garante a integração correta das informações das remessas, alinhando-as aos objetivos dos departamentos de compras, de produção, de vendas e financeiro e facilitando toda a operacionalidade da empresa.

Quer saber mais sobre como um ERP pode ajudar no registro eficiente de saídas? Confira este conteúdo:

5 dicas para implantação de um software de gestão de estoques

 

Sobre o autor
Redator Sankhya

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