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Controle orçamentário: o que é, como fazer e como funciona no ERP

Assim como é extremamente importante que uma empresa tenha os planejamentos estratégico, operacional e tático bem definidos, é necessário que...

controle orçamentário

Assim como é extremamente importante que uma empresa tenha os planejamentos estratégico, operacional e tático bem definidos, é necessário que esses planejamentos sejam coerentes e factíveis. Um bom controle orçamentário é o que vai garantir e tornar possível que as metas e os objetivos traçados pela companhia sejam atingidos.

Portanto, é relevante que empresários e CEOs saibam o que é e como fazer um bom controle orçamentário, além de entender quais são as ferramentas e os instrumentos disponíveis no mercado que permitem a otimização de um bom planejamento financeiro.

É ele que mapeia, desenha e monitora os processos e as atividades da empresa. Um orçamento bem planejado, com boa visão estratégica e executado com eficiência proporciona saídas inteligentes em momentos de crise. Entenda como neste artigo.

O que é controle orçamentário?

Controle orçamentário, controle financeiro ou simplesmente “orçamento” é uma ferramenta simples, antiga e eficaz que busca avaliar o custo de qualquer empreendimento e viabilizar novos projetos.

Além disso, o instrumento ajuda a discriminar receita e despesa, como no fluxo de caixa, por exemplo, ou otimizar o inventário de estoque.

O controle orçamentário, além de ser um meio de organização econômico-financeira de uma empresa, com o objetivo de manter a saúde financeira da instituição, é uma maneira de garantir a execução de projetos. E, por isso, é bom lembrar que existem vários tipos de orçamentos dentro de uma empresa.

  • Orçamento “matriarcal”: divide e segmenta os orçamentos em cada setor e por objetivo.
  • Orçamento base zero: foca somente no cumprimento de novas metas.
  • Orçamento base histórica: analisa resultados anteriores e prevê possibilidades futuras.
  • Orçamento colaborativo: unifica e soma todos os tipos de orçamentos da empresa.
  • Orçamento revisado: modificado conforme o tempo, as necessidades e as mudanças externas. Acontece na medida em que os projetos avançam.

Mas, antes de implantar o controle orçamentário em um negócio, é preciso conhecer as vantagens e a importância de usar essa ferramenta. Afinal, qual a importância de fazer o planejamento financeiro ou o controle orçamentário?

Qual é a importância de fazer o controle orçamentário?

Todos os tipos de controle orçamentário são importantes, principalmente se estiverem conectados a um planejamento financeiro maior. 

As vantagens em implantar a ferramenta em um negócio são inúmeras: desde evitar desperdícios, custos extras e retrabalho da produção, até ampliações, novas aquisições e expansão da marca e dos lucros, por exemplo.

O controle financeiro oferece aos CEOs e gestores a possibilidade de:

  • Um diagnóstico mais verdadeiro da situação da empresa, mostrando gargalos e oportunidades.
  • Desenvolvimento da cultura organizacional, melhorando o contato e a aproximação dos responsáveis pelos orçamentos.
  • Definição de alinhamento de objetivos, metas e planos de ação, que sejam coerentes com o planejamento estratégico. 
  • Melhoria nos indicadores de desempenho da empresa, já que o controle orçamentário auxilia na tomada de decisões certeiras e pautadas em números e dados.
  • Mais apoio às decisões gerenciais e garantia de execução.
  • Realocação imediata de recursos, em caso de crises ou emergências, seguindo um raciocínio lógico, sem prejudicar nenhum setor.
  • Prever situações de escassez sazonal e indicar soluções.
  • Criar ideias e sugestões de melhorias, redução de custos, ampliações e, consequentemente, aumento de receita.

É importante lembrar que o controle orçamentário por si só não garante o sucesso do negócio. É preciso entendê-lo como parte do processo e, se bem implantado, com certeza pode trazer excelentes resultados. Saiba agora como fazer um controle orçamentário eficiente.

6 dicas de como fazer controle orçamentário

Todo e qualquer tipo de controle orçamentário ou orçamento, por mais simples que possa parecer, deve passar por algumas etapas obrigatórias. São elas que vão fazer o trabalho fluir claramente e com o menor número possível de riscos e imprevistos.

Listamos a seguir essas etapas:

1. Tenha um planejamento estratégico claro

Implante um sistema de planejamento que contemple o curto, médio e longo prazo. Não adianta querer crescer, se não sabe para onde e como. Ter uma visão mais completa de todo o negócio, bem como dos projetos em específico que exigem a consolidação de um orçamento para a realização, ajuda muito.

2. Defina metas alcançáveis

Verifique se o planejamento financeiro empresarial pode ser colocado em prática mantendo todas as particularidades da empresa e as características dos projetos em questão.

3. Estude bem cada projeto

Entenda a quantidade real de projetos em andamento. Quais estão engavetados, quais poderiam dar mais resultados. Avalie se a quantidade está condizente com a qualidade. Elimine os que não forem mais necessários.

4. Estipule recursos conforme necessidade de cada projeto

Realoque o dinheiro que a empresa tem disponível de acordo com as necessidades de cada setor. Garanta que possui os recursos suficientes, tanto financeiros como de pessoal, estrutura etc. Só mantenha projetos eficientes e que tragam resultados.   

5. Use a tecnologia a seu favor e automatize processos

Otimize o tempo da empresa e dos funcionários. Gerencie todos os processos com mais eficiência usando uma ferramenta para controle orçamentário. O acompanhamento é uma das etapas mais importantes de todo o processo. É ele que garante a segurança para a conclusão do trabalho em menos tempo.

6. Monitore, revise e reaplique recursos

Na medida em que monitora e repassa todas as etapas anteriores usando um sistema de gestão, avalie se tudo está caminhando de acordo com o planejado.

Confirme se as etapas estão sendo concluídas. Tenha certeza da eficiência do que foi estipulado. Caso os resultados forem negativos, remodele as estratégias. Redirecione e reaplique os recursos. E, caso necessário, volte ao primeiro passo e refaça. Verifique se o planejamento estratégico está realmente claro.

[DICA BÔNUS]

Não menospreze os detalhes. Tenha certeza de que o fluxo de caixa está sendo bem feito, saiba como fazer controle de estoque e entenda de uma vez a importância, o que é e como fazer um planejamento orçamentário.

Como o ERP Sankhya otimiza o controle orçamentário?

Além de ajudar a reduzir os custos da sua empresa, o ERP Sankhya facilita toda a gestão financeira, aumentando o controle e a precisão do fluxo financeiro do negócio.

A ferramenta mostra com clareza quais são os gargalos que fazem a empresa perder dinheiro ou ainda instrumentos para diminuir gastos e garantir maior lucratividade e competitividade para o negócio.

O ERP Sankhya ainda ajuda os CEOs e empresários a gerenciarem todos os processos financeiros, para tomadas de decisões baseadas em dados concretos, de maneira rápida e eficiente.

Além de fluxo de caixa e DRE completos, é possível ver dados como: margem de contribuição, ciclo financeiro e operacional, múltiplas moedas, controle de inadimplência, EDIs, ponto de equilíbrio e muito mais.

Para automatizar e alinhar o controle orçamentário da sua empresa com o ERP Sankhya, é simples. Basta seguir o passo a passo a seguir:

  1. Defina o orçamento disponível para cada departamento.
  2. Defina e crie regras de volume orçamentário e execução.
  3. Estipule responsáveis pela aprovação e alteração de orçamentos.
  4. Verifique orçamentos, resultados anteriores e antecipe meses futuros.
  5. Transfira recursos entre diferentes centros de resultados.
  6. Visualize a evolução dos orçamentos em dashboards completos.

Simples, não é mesmo? Coloque em prática na sua empresa o controle orçamentário usando a tecnologia do ERP Sankhya.

Sobre o autor
Redatora Sankhya

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