Gestão de pagamentos: sua importância e como fazer de forma eficiente

Ter um controle financeiro eficiente é um dos principais pilares de um negócio. Saber o que entra e o que...

Pessoas do departamento financeiro responsáveis pela gestão de pagamentos

Ter um controle financeiro eficiente é um dos principais pilares de um negócio. Saber o que entra e o que sai, quais são os recursos disponíveis e onde é possível fazer cortes e investimentos faz a diferença para o sucesso de uma empresa. Nesse sentido, uma boa gestão de pagamentos pode ajudar a manter a saúde financeira da empresa. 

A gestão de pagamentos faz parte de um macroambiente financeiro, cujo intuito é evitar desperdícios, juros e prejuízos, além de eliminar retrabalho e aumentar a eficiência de processos

No entanto, um bom controle financeiro exige que as empresas:

A gestão de pagamentos faz parte dos métodos e, por isso, é tão importante para uma empresa. Saiba agora o que é gestão de pagamentos.

O que é gestão de pagamentos?

Nada mais é do que o gerenciamento de contas a pagar e a receber. É por meio dela que os gestores entendem quais são as despesas, os custos e os gastos mensais da empresa. São calculadas na gestão de pagamentos as despesas com funcionários, aluguel, luz, reposição de estoque, entrega, marketing e muito mais.

Por meio da gestão de pagamentos, os gestores monitoram melhor a saúde financeira do negócio no dia a dia, já que, ao final do mês, é possível verificar se os custos foram maiores do que os recebimentos. Se os valores recebidos forem menores do que os gastos, é possível tomar medidas imediatamente para o mês subsequente, evitando problemas futuros

A negligência de uma boa gestão de pagamentos pode acarretar problemas financeiros e até mesmo falências. Por isso, ela é tão importante. Entenda os motivos pelos quais a gestão de pagamentos é essencial para uma empresa.

Qual é a importância de fazer uma boa gestão de pagamentos?

Para evitar prejuízos e falências, fazer uso de boas práticas na gestão de pagamentos pode ser uma forma simples de melhorar os processos do negócio.

Também é importante uma boa análise do fluxo de caixa, porque é através dela que a empresa tem uma visão clara de receitas a receber e despesas a pagar.

É fundamental analisar um período específico, seja semanal, quinzenal, mensal ou trimestral, conforme a política de pagamentos de cada empresa. Saber o que entrará no caixa auxilia no fechamento de contrato com fornecedores.

O que uma má gestão de pagamentos pode causar?

Uma gestão de pagamentos ineficiente pode causar danos sérios à empresa, como:

  • Queda na qualidade dos serviços dos funcionários;
  • Abalo da credibilidade da organização;
  • Aumento do retrabalho;
  • Desperdício de mão de obra;
  • Prejuízos com multas e juros que incidirão sobre compromissos que extrapolarem a data limite de quitação.
  • Aumento de turnover, devido ao atraso de salário, por exemplo.

Sendo assim, uma má gestão pode resultar em falta de pagamento dos fornecedores, problemas no caixa, perda de negócios e, consequentemente, no fim da empresa

Confira 6 dicas para fazer uma gestão de pagamentos eficiente.

6 dicas para fazer a gestão de pagamentos de forma eficiente

Boas práticas na gestão financeira podem ser adotadas para garantir uma gestão de pagamentos eficiente e o ritmo dos processos pré-estabelecidos pelos planejamentos estratégico, operacional e tático. Listamos 6 delas a seguir:

1. Faça o levantamento de custos e despesas 

É importante que a empresa tenha noção de quais são os seus custos e gastos mensais. Os responsáveis pelos pagamentos devem saber quais são as datas de vencimentos, os valores e se existem recursos suficientes disponíveis para a quitação das despesas.

2. Organize e automatize processos

Levantados todos os custos e despesas, é importante que os gestores tenham um sistema de organização eficiente que garanta que as contas serão pagas conforme a data de vencimento.

É importante que a empresa estabeleça datas fixas de pagamentos no mês. Além de evitar surpresas, ter um calendário financeiro ajuda no planejamento e organização do setor financeiro e dos demais setores.

Automatizar o processo faz com que os erros e os esquecimentos sejam minimizados. Programar débitos automáticos bancários e ter um sistema de ERP ajuda o processo.

3. Estipule responsáveis e defina métodos  

Mesmo que os sistemas sejam eficientes e rápidos, é importante que a gestão de pagamentos seja feita por profissionais qualificados que sigam os métodos e os processos estabelecidos pela empresa. São esses colaboradores que vão garantir que os pagamentos sejam feitos corretamente.

4. Acompanhe e controle pagamentos e recebimentos 

Na medida em que os pagamentos são feitos de forma automatizada, os gestores conseguem visualizar os próximos lançamentos e o andamento financeiro da empresa. Assim, é possível tomar novas direções e decisões mais precisas dos próximos passos.

Com o acompanhamento e o controle mensal, o gestor pode estipular e prever custos e gastos futuros, além de verificar novas metas que foquem na geração de mais recursos, antecipando possíveis problemas de caixa.

5. Revise custos e altere estratégias 

A gestão de pagamentos não apenas facilita a previsão de problemas, mas também auxilia na visualização de oportunidades. Quando uma empresa acompanha e controla os pagamentos e recebimentos, consegue gerenciar melhor horas extras, evita retrabalho e desperdício e, por fim, encontra novas formas de otimização de processos e oportunidades de mercado.

6. Use ferramentas disponíveis no mercado 

Conforme dito anteriormente, automatizar processos é muito importante na gestão de pagamento. Em tempos velozes, quando a Indústria 4.0 torna-se cada vez mais forte e os conceitos de Internet das Coisas (IoT) e Inteligência Artificial se fortalecem, fazer uso de ferramentas de tecnologia é praticamente quesito básico de sucesso

Um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) financeiro e contábil ajuda muito na gestão de pagamentos, já que automatiza as transações financeiras da companhia, como as contas a pagar, as contas a receber, as movimentações bancárias, as aplicações financeiras, a gestão de cobranças, o controle do fluxo de caixa, a classificação das receitas e despesas etc.

No entanto, não adianta ter um bom sistema se não alimentar as informações dentro dele. Isso é de suma importância para que os dados sejam confiáveis. Por isso, é necessário ter processos bem definidos.

DICA BÔNUS: Verifique sua posição no mercado

Uma gestão de pagamentos eficiente deve estar alinhada com as boas práticas de mercado. É importante que gestores e CEOs entendam como a empresa se posiciona diante das concorrentes e se existem ferramentas disponíveis que possam auxiliar com informações e novas diretrizes. 

Ferramentas como o diagnóstico MahaGestão podem ajudar a entender se a empresa atingiu a maturidade da gestão de pagamentos.

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O diagnóstico MahaGestão é uma plataforma criada pela Sankhya que proporciona uma rápida análise da maturidade da gestão das empresas na adoção das melhores práticas de mercado

Para fazer o teste, é só preencher os dados do formulário e selecionar as opções que melhor descrevem a forma como você gerencia seus pagamentos. Pronto! A plataforma gera uma análise instantânea, trazendo o Índice Maha que ilustra o nível de gestão do negócio

São levantados os pontos fortes e fracos, o nível de automatização e os riscos que a empresa pode correr. O Maha também mostra um comparativo com a média e com as melhores empresas do segmento. Ao final, você pode solicitar um diagnóstico completo de todas as áreas com a ajuda de um consultor.

O diagnóstico MahaGestão analisa:

  • O índice maturidade de gestão de pagamentos;
  • A porcentagem de automação do negócio;
  • O índice de maturidade da sua empresa comparado com outras do mesmo segmento;
  • O nível de execução e o comparativo do processo de pagamentos de acordo com operacional, controle, gerência e planejamento;
  • Os riscos que a sua empresa pode estar correndo e muito mais.
Sobre o autor
Patricia Stadela

Analista Financeiro da Sankhya. É formada em Administração e Gestão Financeira. Possui 6 anos de experiência na área.

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