A quantidade excessiva de informações, oportunidades e ameaças proporcionadas pela Indústria 4.0 faz com que empreendedores de todas as áreas e segmentos busquem processos eficientes em todos setores. Com isso, a gestão administrativa deve ser prioridade.
Por meio da gestão administrativa, é possível organizar essas informações e tomar decisões mais assertivas. Uma boa gestão administrativa ainda pode ser considerada um diferencial, mas, em breve, será fundamental para a sobrevivência de empresas de qualquer porte.
Continue a leitura e saiba mais sobre o que é gestão administrativa, sua importância para uma empresa, quais os tipos de gestão, como ter boas práticas e o ERP como aliado.
O que é gestão administrativa?
Resumidamente, gestão administrativa é todo e qualquer processo que engloba o controle, a condução e a administração de uma empresa ou negócio.
É de responsabilidade da gestão administrativa manter o estabelecimento funcionando e mais: fazer de forma eficiente o gerenciamento de recursos, de pessoas e de informações, garantindo o sucesso do empreendimento.
Também é de responsabilidade da gestão administrativa manter em pleno vapor a organização dos departamentos, cumprir os planejamentos, buscar soluções para problemas, delegar tarefas, estipular rotinas, metas, prazos e muito mais.
Qual é a importância da gestão administrativa para uma empresa?
Conforme dito anteriormente, a gestão administrativa assegura o controle e a eficiência em todos os processos, desde os mais simples, aos mais complexos. Portanto, é de extrema importância para qualquer negócio.
Entre as vantagens de ter uma boa gestão administrativa, estão: aumento da produtividade, metas batidas com mais facilidade, entregas de maior qualidade, melhor gerenciamento de recursos, redução de custos, aumento de receita, entre outros.
Quais são os tipos de gestão administrativa?
Inicialmente, quando se fala em gestão administrativa, logo se pensa em direção, administração, altos escalões, gerência, CEOs e donos de grandes negócios. Em parte, essa concepção está correta, mas vai além do senso comum.
Separamos algumas formas de gestão para exemplificar as diferentes formas de gestão administrativa. Todas têm vantagens e desvantagens e, antes de implementá-las, é preciso avaliar e estudar cada uma.
Na gestão administrativa, é possível verificar dois tipos de administração. A administração pedagógica e a reacional. A de base pedagógica busca um sistema colaborativo, enquanto a reacional está relacionada com resolução.
Dentro dessas formas de administração, existem outros tipos de gestão administrativa.
Gestão centralizadora ou gestão autoritária e autocrática
Na gestão centralizadora, as decisões mais importantes são tomadas por lideranças únicas, como os diretores, por exemplo. Sendo assim, as decisões são mais rápidas, mas podem ser limitadas pela visão única de uma pessoa.
Gestão democrática
Este tipo de modelo de gestão administrativa acontece quando os funcionários e colaboradores participam efetivamente das tomadas de decisões. Isso motiva os envolvidos, que se sentem parte do negócio. Mas é necessário saber até que ponto usar a gestão democrática para não atrasar decisões e processos.
Gestão meritocrática ou desempenho
A gestão meritocrática é baseada no merecimento e na premiação por performance e desempenho. Este tipo de gestão busca o engajamento e comprometimento dos colaboradores, mas pode criar um clima de competitividade excessiva.
Gestão com foco em resultados
Como o próprio nome diz, este tipo de gestão administrativa privilegia os resultados. O foco está primordialmente nos objetivos, nas metas e nos processos, o que traz bons resultados. Porém, o foco na gestão de resultados pode criar estresse e conflitos internos.
Gestão com foco em processos
Já a gestão com foco em processos tem como essência o aprimoramento e o aperfeiçoamento constante dos processos e a atenção especial para a execução. Mas o problema desse tipo de gestão pode ser o excesso de zelo nos processos e esquecer a importância das pessoas.
Gestão por cadeia de valor
O foco da gestão por cadeia de valor é em gerar valor para o cliente. Ou seja, a satisfação e a fidelização do cliente acima de tudo. Este modelo é considerado excelente, porém quem o pratica deve ficar atento aos processos adotados e à reação dos colaboradores (que, afinal, devem ser considerados os primeiros clientes do negócio).
Gestão comportamental
No modelo de gestão comportamental, o foco da gestão administrativa fica no comportamento dos colaboradores, entendendo como os funcionários se comportam e, então, pensa em maneiras de potencializar talentos, aumentando o desempenho dos departamentos. No entanto, é preciso lembrar que os colaboradores vão e vêm, e os processos devem continuar.
Gestão por competências
Ainda com foco nos colaboradores, a gestão por competências também trata dos funcionários, mas ressalta os conhecimentos, as habilidades e as atitudes para conquistar resultados. Neste modelo de gestão administrativa, as qualidades da equipe alinham-se com as metas do negócio. A dificuldade neste modelo é encontrar profissionais que se enquadrem nos padrões da corporação.
É importante ressaltar que existem inúmeras formas de gestão administrativa. Cabe a cada gestor avaliar, estudar e lapidar a melhor para o próprio negócio.
Lembramos que é possível aliar e implantar alguns dos tipos de gestões apresentadas de forma eficiente. Basta que se apliquem as melhores práticas de boa gestão administrativa.
Quais são as melhores práticas para uma boa gestão administrativa?
Entre as melhores práticas de uma boa gestão administrativa, estão a implementação de métodos e o uso de ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado.
Podemos apontar aqui o método Canvas, por exemplo, que, por meio de uma modelagem visual em formato de quadro de modelo de negócios, proporciona o gerenciamento estratégico.
Outra prática famosa e muito usada no Vale do Silício é a metodologia OKR (Objectives and Key Results ou Objetivos e Resultados-Chave em português). Resumidamente, o método busca definir objetivos e organizar resultados-chave.
Uma boa gestão administrativa acompanha e monitora o desempenho dos processos por meio de “Indicadores-Chave de Desempenho” ou “Indicadores-Chave de Performance”, os KPIs.
A excelência na gestão administrativa também inclui outros elementos, como: aprendizado contínuo, persistência, disciplina e resiliência, tanto dos colaboradores quanto de gestores e CEOs.
São diversas e incontáveis as formas de fazer uma gestão administrativa eficaz. Na era pós-digital, o que não faltam são instrumentos e ferramentas para conquistar melhores resultados e, portanto, é preciso pelo menos se atentar ao básico.
- Fazer um bom planejamento estratégico;
- Ter um planejamento orçamentário financeiro eficiente;
- Definir metas claras, mensuráveis e atingíveis;
- Analisar, calcular e implementar KPIs no negócio;
- Antecipar possíveis problemas e preveni-los usando uma solução tecnológica.
Estar sempre atualizado também é uma das habilidades de um gestor administrativo. Em um “mundo VUCA”, em que as mudanças são constantes e muito velozes, aderir boas práticas e saber usar os instrumentos disponíveis ainda é um diferencial.
O avanço da tecnologia traz grandes oportunidades e recursos poderosos e o ERP pode ser um excelente aliado na gestão administrativa.
Como o ERP influencia na gestão administrativa?
Um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) funciona como uma ferramenta de apoio para a gestão administrativa, porque oferece as informações necessárias de forma clara e objetiva e em um só lugar.
Disponível 24 horas por dia, 100% online, o ERP é considerado por muitos como um instrumento auxiliar na tomada de decisões. Geralmente, as maiores definições e deliberações de uma empresa são feitas pela gestão administrativa e, quando o ERP é usado, os resultados são mais ágeis.
Tanto ERP quanto a gestão administrativa têm como foco tornar os processos mais eficientes, reduzir custos, diminuir falhas, evitar retrabalho e aumentar rentabilidade e lucro. Inclusive, o ERP nasceu com o propósito de apoiar gestores na forma de conduzir negócios.
Quando um gestor utiliza práticas de gestão administrativas aliadas ao uso do ERP, muitas vezes têm como consequência aumento de performance, produtividade e o cumprimento de metas e objetivos com mais rapidez.
A eficiência do negócio aumenta porque o sistema ERP integra setores importantes como administrativo, financeiro, contábil, gestão de pessoas, entre outros, unificando a comunicação entre os departamentos e tornando os processos mais claros.
Além disso, as influências do ERP na gestão administrativa não param por aí. Os dashboards disponíveis oferecem uma visão objetiva dos próximos passos a serem percorridos pela corporação, tudo vinculado à inteligência artificial (IA) e ao Business Intelligence (BI).
