Fazer a escrituração contábil é uma das principais práticas utilizadas por gestores para garantir a saúde financeira e legal das empresas brasileiras. E mesmo diante da complexidade tributária do país, ela não pode ser negligenciada.
Para se ter ideia, os gastos tributários no Brasil atingiram 6,9% do PIB em 2024, incluindo as esferas federal e estadual. A perspectiva de especialistas é de que os gastos tributários federais cresçam para 4,8% em 2025, enquanto os estaduais devem ser de 2,4% a mais.
Esse cenário reforça a importância de processos contábeis bem estruturados e digitalizados, como a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), exigidas pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Empresas que falham na correta escrituração podem sofrer consequências severas, como multas, fiscalizações inesperadas e perda de credibilidade no mercado.
Para o CFO, gestor financeiro, analista ou auditor, garantir que a escrituração contábil esteja em dia significa mais do que cumprir obrigações: é tomar decisões estratégicas baseadas em dados precisos, proteger a empresa de riscos e manter sua conformidade com a legislação.
A seguir, entenda o que é escrituração contábil, as diferenças entre ECD e ECF, quem deve declarar, como fazer corretamente e por que adotar uma solução automatizada como o Sankhya Tax pode transformar sua gestão contábil.
O que é escrituração contábil?
A escrituração contábil consiste no registro organizado, detalhado e em ordem cronológica de todos os eventos econômicos e financeiros que impactam o patrimônio de uma empresa, incluindo receitas, despesas, investimentos, depreciações e demais movimentações contábeis.
Esses lançamentos devem seguir os princípios contábeis e as normas da legislação brasileira, em especial os critérios estabelecidos pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e pela Receita Federal.
Embora a escrituração contábil seja obrigatória para a maioria das empresas, ela tem finalidades que ultrapassam o mero cumprimento das normas, tais como:
- Defesa jurídica: em caso de processos trabalhistas, tributários ou civis, a escrituração é uma prova documental robusta.
- Gestão estratégica: ela fornece uma base confiável para análise de desempenho, planejamento financeiro e tomada de decisões.
- Proteção contra fraudes: registros bem elaborados e auditáveis reduzem os riscos de fraudes internas e externas.
- Relatórios gerenciais: facilita a geração de DREs, balanços patrimoniais e demais demonstrativos contábeis.
Quais as diferenças entre Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Contábil Fiscal (EFC)?
Resumidamente, ambas fazem parte do SPED Fiscal, mas possuem objetivos e informações diferentes. Entender suas especificidades é essencial para evitar erros e garantir a conformidade da sua empresa.
Escrituração Contábil Digital (ECD)
É obrigatória para empresas que utilizam o regime de tributação do Lucro Real e, em alguns casos, do Lucro Presumido. A Escrituração Contábil Digital substitui os livros contábeis em papel (como o Livro Diário e o Livro Razão) por um formato digital, enviado ao SPED.
Objetivos da ECD:
- Digitalizar e validar os livros contábeis obrigatórios.
- Apoiar o serviço da Receita Federal e das fiscalizações.
- Garantir transparência e padronização nos registros contábeis.
A ECD deve conter:
- Demonstrações contábeis (balanço patrimonial, DRE, DMPL etc.);
- Lançamentos contábeis completos e identificáveis;
- Assinatura digital do contador e do responsável legal.
Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
Já a Escrituração Contábil Fiscal é destinada à apuração do IRPJ e da CSLL, com base nas informações extraídas da contabilidade da empresa. Seu foco é fiscal, e ela substituiu a antiga DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica).
Objetivos da ECF:
- Demonstrar como a empresa chegou ao valor do imposto devido.
- Garantir que as apurações estejam de acordo com a legislação tributária.
- Integrar informações contábeis e fiscais em um único ambiente digital.
A ECF requer atenção especial aos ajustes do lucro líquido, adições, exclusões e compensações para fins de cálculo dos tributos federais.
Quem deve declarar?
A obrigatoriedade da escrituração contábil varia de acordo com o regime tributário adotado pela empresa:
- Lucro Real: obrigatória a entrega da ECD e ECF.
- Lucro Presumido: ECD obrigatória em alguns casos (por exemplo, se distribuir lucro acima da base de cálculo).
- Simples Nacional: não é obrigada a entregar a ECD e a ECF, mas pode fazê-lo de forma voluntária.
- Sociedades em Conta de Participação (SCPs): obrigadas dentro da contabilidade do sócio ostensivo, com registros específicos e contas distintas.
É fundamental verificar se há situações específicas que tornam sua empresa obrigada, como operações internacionais, incentivos fiscais ou reestruturações societárias.
O que precisa ser declarado?
Reforçamos que a escrituração contábil deve contemplar todos os fatos administrativos e financeiros que impactam o patrimônio da empresa. Entre os principais elementos estão:
- Lançamentos no Livro Diário e Livro Razão;
- Balancetes, balanços patrimoniais e DREs;
- Notas explicativas;
- Informações de contas contábeis;
- Adições e exclusões do lucro líquido para fins fiscais (no caso da ECF);
- Detalhamento de receitas, despesas, custos e tributos.
A ausência ou inconsistência de informações pode gerar penalidades e comprometer a veracidade dos relatórios contábeis.
Qual é o prazo para entrega da ECF?
A ECF deve ser enviada todos os anos, até o último dia útil de julho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere.
Por exemplo, a ECF referente ao ano-calendário de 2024 deverá ser entregue até 31 de julho de 2025.
O não cumprimento do prazo ou a apresentação com erros pode acarretar multas de:
- R$ 500 a R$ 1.500 por mês-calendário de atraso (para empresas tributadas com base no Lucro Presumido ou Real);
- Percentuais sobre o lucro líquido ou receita bruta em casos mais graves.
Como fazer a escrituração contábil?
Realizar a escrituração contábil corretamente exige atenção a normas técnicas e fiscais. Veja um passo a passo básico:
- Classificação e lançamento de documentos fiscais e financeiros.
- Registro contábil conforme o plano de contas da empresa.
- Conciliação bancária e de contas patrimoniais.
- Elaboração dos demonstrativos contábeis obrigatórios.
- Validação da ECD e ECF em sistemas autorizados pelo SPED.
- Assinatura digital do contador e responsável legal.
- Transmissão dos arquivos via PVA da Receita Federal.
Uma solução integrada de ERP ou um sistema específico de compliance fiscal pode otimizar esse processo, garantindo precisão, automação e rastreabilidade.
Principais mudanças na ECF
A Receita Federal atualiza frequentemente os layouts da ECF. Para 2025 (ano-base 2024), algumas das principais mudanças incluem:
- Atualização do Leiaute 10 da ECF.
- Inclusão de novos registros para transações internacionais.
- Maior integração com o eSocial e EFD-Reinf.
- Alterações em regras de validação e exigência de novos campos em alguns registros.
- Rastreabilidade ampliada dos saldos contábeis e fiscais.
Empresas que não acompanham essas mudanças correm o risco de erros na entrega, retrabalho e autuações.
Sankhya Tax: solução tributária ideal para o seu negócio
Diante da complexidade da legislação e da necessidade de entregar dados precisos e integrados, o Sankhya Tax é a escolha ideal para empresas que não podem correr riscos com sua escrituração contábil.
Atualização automática da legislação
Fique tranquilo com a conformidade fiscal: o sistema atualiza em tempo real qualquer mudança na legislação, sem depender de intervenções manuais. Assim, sua empresa se mantém sempre atualizada e em dia com o Fisco.
Chega de retrabalho e desperdício
Elimine o uso de planilhas paralelas e retrabalho com lançamentos repetitivos. O Sankhya Tax automatiza integralmente os processos contábeis e fiscais, minimizando falhas humanas e garantindo mais precisão nas entregas.
Segurança contra autuações
A solução oferece rastreabilidade completa, controle robusto e automatização de processos críticos, protegendo sua empresa contra falhas e penalidades.
Por que escolher o Sankhya Tax?
- Garante conformidade legal e fiscal;
- Facilita a integração entre áreas (contábil, fiscal e financeiro);
- Permite decisões estratégicas baseadas em dados confiáveis;
- Reduz o tempo gasto com rotinas operacionais.
Conclusão
A escrituração contábil é uma peça-chave para a saúde financeira, legal e estratégica das empresas. Seja você um CFO, gestor administrativo-financeiro, analista ou auditor, é essencial compreender as obrigações da ECD e da ECF, manter-se atualizado com as mudanças na legislação e investir em soluções que automatizem o processo com precisão.
Negligenciar a escrituração contábil expõe as empresas a riscos concretos, como autuações fiscais, retrabalho constante e decisões estratégicas baseadas em informações imprecisas.
Por outro lado, aquelas que investem em tecnologia, como o Sankhya Tax, conquistam segurança, eficiência e vantagem competitiva.
