Um Sistema ERP integra todos os setores da empresa, fornecendo dados consistentes e inter-relacionados. Como os departamentos crescem de forma desigual, é comum pensar em integrar os dados apenas quando ocorre uma crise ou um colapso do sistema. Segue uma pequena lista de indicativos comuns a muitos negócios e as soluções que o ERP pode trazer.
Uso de vários softwares diferentes para gerenciar seus diversos departamentos
Provavelmente, é um software específico para controle de entrada e saída de funcionários e mais uma ou mais planilhas para a lista de empregados e do cartão ponto. Pode ser um pequeno sistema gratuito de débito e crédito, além de outro para entrega e recebimento de mercadorias, e assim por diante.
O problema com isso é que os departamentos utilizam vários bancos de dados. As entradas semelhantes são feitas em ambientes diferentes, fazendo com que haja retrabalho e insegurança.
O Sistema ERP integra informações de modo que cada departamento ou setor se baseie em um único banco de dados. Isto ajuda os funcionários a tomar decisões rápidas e melhores, liberando o seu tempo para tarefas que agreguem mais valor.
Dificuldade de acesso às informações sobre o seu próprio negócio
Se alguém lhe perguntasse como está sua lucratividade por produto, certamente a resposta estaria longe de ser exata. Sem saber exatamente qual o custo do produto e a lucratividade, a empresa perde dinheiro concentrando esforços em atividades não lucrativas.
Com uma solução de ERP, os colaboradores podem obter uma visão bem ampla das operações e a qualquer momento. Vendedores, por exemplo, podem ser capazes de ver o histórico completo das transações e melhorar seus indicadores de desempenho.
O Sistema ERP Sankhya, por exemplo, identifica a margem de contribuição e a rentabilidade de cada venda considerando parceiros, cidades, produtos, rotas etc. Também, auxilia na administração de prazos de pagamentos aos fornecedores e de recebimento dos clientes.
Contabilidade complicada e muito demorada
Muitas vezes, os primeiros sinais de que sua empresa precisa de um software de ERP virão de seu departamento de contabilidade. Os funcionários dependem de notas fiscais, pedidos e passam horas por semana lançando tudo manualmente. O mesmo vale para relatórios e planilhas do financeiro que demoram muito tempo para consolidar ou conciliar.
Um bom ERP automatiza estes processos e gerencia o fluxo de caixa por naturezas, centros de resultado e projetos, além de administrar a capacidade de capital de giro e o momento certo em que a empresa atingirá seu ponto de equilíbrio.
O grande benefício do ERP é que há a integração entre setores normalmente burocráticos. O sistema usa as informações que já entraram e as processa com novos dados complementares. O erro e o retrabalho diminuem sensivelmente. A diminuição da burocracia torna todo o sistema mais confiável e eficiente. Certamente, o seu pessoal de contabilidade será mais produtivo.
Problemas no departamento de vendas e na expedição
Um dos maiores desafios das empresas em crescimento é a gestão de estoque. Assegurar que a quantidade certa de produtos esteja no local certo e no momento certo, é parte vital dos negócios.
Com um sistema de ERP as equipes terão acesso à mesma informação, continuamente. Todos os departamentos envolvidos na venda serão capazes de responder às perguntas sobre os pedidos, status de envio, status de pagamento, questões de serviço etc., sem ter que interromper a comunicação. Enquanto isso, o gerente de depósito poderá ver se o estoque está ficando baixo e tomar as providências antes que a falta torne-se crítica.
Usando um sistema ERP, o departamento de vendas vai trabalhar com as informações atualizadas e precisas, otimizando o atendimento ddo cliente.
Processos de TI muito complexos e demorados
Uma das maiores desvantagens de ter múltiplos sistemas na sua empresa é que a gestão de TI pode se tornar um pesadelo. Não apenas suas atualizações são caras e demoradas, como também elas podem desfazer personalizações implantadas pela equipe de TI.
Dentre os bons sistemas de ERP, a Sankhya analisa as rotinas gerenciais e operacionais e através da sua experiência e conhecimento baseado nas melhores metodologias, recomendas as melhores práticas que otimizam e racionalizam esses processos.
Enfim, com um bom sistema de ERP, a empresa consegue otimizar seu espaço, com máxima redução de erros e perdas de acordo com categorias, maximizando a produtividade do pessoal e melhorando a performance de utilização dos equipamentos.
Se você tem alguma experiência, positiva ou negativa, sobre o assunto, converse com a gente. Deixe seu comentário!
